Если открываете или расширяете сеть магазинов или пунктов выдачи, не забудьте о правильном оформлении и уведомлении налоговой. Это несложно, занимает минимум времени, но зато оберегает от проблем. Рассказываем, как открыть обособленное подразделение и правильно вести учёт.
Что такое обособленное подразделение?
Обособленное подразделение (ОП) — это часть организации, которая:
- находится не по юридическому адресу головной компании (ГК);
- создаёт хотя бы одно рабочее место;
- работает дольше 1 месяца.
Пример ОП: производственная фирма «Таврик» открыла магазин своей продукции в центре города. Он работает на постоянной основе, штат — 5 человек. Точка соответствует критериям, поэтому признаётся обособленным подразделением.
Пример не ОП: оптовый поставщик «Ягода Азии» отправил трёх сотрудников на перевалочный склад для сортировки продукции. Работы закончат за 3 недели. Так как деятельность продлится меньше месяца, это не обособленное подразделение.
ОП часто путают с представительством и филиалом, но они отличаются — ст. 55 ГК РФ:
- Представительство — структурная единица, которая представляет и защищает интересы организации, но не занимается коммерцией или производством. Например, ищет партнёров в регионах, где планирует запускаться компания.
- Филиал — аналог представительства, но с возможностью заниматься коммерцией и производством. Может заключать договоры, участвовать в тендерах и судах.
ОП похоже на представительство и филиал, но у него ограниченные возможности. Нельзя заключать договоры с партнёрами, участвовать в тендерах и судах. Это делает головная компания, а «обособка» на месте занимается линейными функциями. ОП создается на основании приказа директора, а представительство или филиал — на основании ст. 55 ГК РФ.
Сведения о филиале и представительстве вносятся в ЕГРЮЛ, а об обособленном подразделении — нет.
Как открыть ОП?
Открытие обособленного подразделения начинается с внутренних операций, которые сопровождаются оформлением ряда документов:
1. Решение об открытии ОП. Составляется в свободной форме, в содержании — фиксация решения о запуске отдельной точки. Заверяется единственным учредителем или всеми участниками организации.
Решение об открытии ОП
2. Приказ об открытии ОП. На основании решения регистрируется приказ с подробной информацией об обособленном подразделении:
- название;
- основание для открытия (в данном случае — решение);
- адрес;
- ФИО руководителя;
- до какого числа нужно уведомить налоговую об открытии ОП — об этом далее.
Приказ об открытии ОП
Можно воспользоваться стандартным шаблоном приказа организации. Если у вас его нет, возьмите подходящий вариант из библиотеки «Мое дело».
3. Положение об обособленном подразделении. Правила, по которым ОП должно вести деятельность. Что отражают:
- каким направлением деятельности занимается подразделение;
- какие функции выполняет — например, производство или реализация продукции;
- штат ОП — какие сотрудники работают, что делают;
- и другая информация, характерная для запланированной деятельности ОП.
Если открывается представительство или филиал, дополнительно подается заявление Р13014 для внесения изменений в ЕГРЮЛ. При создании ОП изменения не нужны, достаточно трёх перечисленных документов.
Уведомление об открытии ОП в налоговую
После завершения внутренних процедур сообщите в налоговую инспекцию по месту регистрации ГК об открытии ОП. Не затягивайте с отправкой — на уведомление даётся 30 дней с момента открытия, утверждённого приказом.
Форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 04.09.2020 г. № ЕД-7-14/632@.
На титульном листе укажите:
- ИНН/КПП головной организации;
- код налогового органа;
- полное наименование компании;
- ОГРН;
- количество обособленных подразделений. Если открываете первое, поставьте «1»;
- сообщает — «1», о создании обособленного подразделения;
- количество листов уведомления;
- лицо и сведения о нём, которое подаёт заявление и подтверждает достоверность сведений.
Уведомление об открытии ОП в налоговую стр.1
На второй странице укажите:
- ИНН ОП — такое же, как у ГК. У обособленных подразделений нет своего идентификационного номера;
- наименование обособленного подразделения — должно совпадать с решением и приказом, которыми утверждали открытие ОП;
- адрес регистрации.
Уведомление об открытии ОП в налоговую стр.2
Налоговая запрашивает уведомления не для организации проверки. Информация нужна, чтобы оперативно найти ОП при возникновении вопросов или споров, поступлении жалоб.
Документ подаётся только по месту регистрации головной компании. Не нужно дублировать бланк в ИФНС, к которой относится ОП.
Может ли ИП создать ОП?
ИП — это статус физического лица, который нельзя делить на части. Поэтому предприниматель не может открывать ОП. При этом ИП разрешено вести деятельность в любом месте без уведомления, даже если регион отличается от адреса регистрации.
Нет, ИП не может открывать обособленные подразделения.
Что учесть при создании ОП
Чтобы избежать штрафов и споров с налоговой, наладьте бухгалтерский, налоговый учёт и решите вопрос с расчётным счётом и онлайн-кассой.
Бухгалтерский и налоговый учёт ОП
Бухгалтерский учёт. Ведёт головная компания. В рабочий план счетов добавляют аналитические субсчета, чтобы разделить финансовые потоки. Это повышает качество анализа результатов деятельности и эффективность управленческих решений. Первичная документация делается от имени ГК.
Если ОП выделено на отдельный баланс, то самостоятельно ведет бухгалтерский учет.
Налоговый учёт. На упрощённой системе налогообложения подается единая декларация, в которой указаны суммарные доходы, расходы и исчисленный налог. Не нужно сдавать отдельную декларацию в ИФНС по месту нахождения ОП.
На общем режиме заполняют две декларации по налогу на прибыль. Первая — общая с суммарными результатами по ГК и всем «обособкам».
Вторая — сокращённая на каждое ОП. Заполняется не полностью — титульный лист, подразделы 1.1, 1.2 и приложение № 5 ко второму листу. Сокращённая декларация сдаётся в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения.
Порядок оплаты налогов, страховых взносов и НДФЛ за сотрудников. Деньги в бюджет перечисляет головная компания. У ОП нет идентификационного номера, поэтому для них не открывают единый налоговый счёт. ГК пополняет баланс на сумму всех обязательств за себя и подразделения.
Отдельный расчётный счёт и касса
ОП может работать без расчётного счёта, тогда все оплаты и поступления — через головную компанию. Можно сделать отдельный счёт, чтобы разделить потоки и упростить внутренний учёт. На порядок расчёта и уплаты налогов это не влияет.
Оформление отдельной онлайн-кассы зависит от особенностей деятельности ОП:
- Не надо: «обособка» занимается производством. Товары не продаёт, а отправляет на склад ГК. Торговых операций нет, можно обойтись без ККТ.
- Надо: подразделение продает продукцию клиентам-физлицам. На месте нужно выдать чек. Если этого не сделать, привлекут за нарушение обращения с наличными — штрафы немаленькие.
Иными словами, для каждой розничной точки, оформленной как ОП, нужно покупать и регистрировать отдельную кассу. Нельзя выдавать чеки с кассы, которая находится по адресу регистрации головной компании.
Как закрыть обособленное подразделение?
Порядок закрытия обособленного подразделения аналогичен открытию:
- Учредитель или участники ООО принимают решение о ликвидации ОП. Выпускается решение, составленное в свободной форме.
- На основании решения составляется и регистрируется приказ о закрытии обособленного подразделения. В документе перечисляется, к какому моменту закрыть ОП и кто несёт ответственность за обязательные процедуры.
- В ИФНС направляется уведомление по форме С-09-3-2 о закрытии «обособки» — приказ ФНС России от 04.09.2020 г. № ЕД-7-14/632@. Это нужно сделать в течение трёх дней после регистрации приказа о закрытии.
Если закрывается представительство или филиал, в ЕГРЮЛ, устав и другие уставные документы вносится информация об изменении организационной структуры.
Таким образом, регистрация обособленного подразделения — простая процедура, которая отнимает минимум времени. Чтобы поставить ОП на учёт, нужно подготовить решение, приказ о создании «обособки» и положение о деятельности подразделения. После открытия в течение месяца направляется сообщение в ИФНС по месту регистрации головной компании.
