Как отразить списание израсходованного топлива на затраты?

Отразить списание ранее оприходованного топлива нужно с использованием кредита счета 10.3 "Топливо".

Корреспондирующий с ним по дебету счет будет зависеть:
– от вида деятельности организации (производственная, торговая);
– от характера произведенных расходов (например, они могут быть связаны с текущей деятельностью организации или включаться в первоначальную стоимость объекта строительства).

Проводки в этом случае могут быть следующие:

ДЕБЕТ 20 (23, 29) КРЕДИТ 10.3
– отражено списание израсходованного топлива (топливо использовалось в процессе основного (вспомогательного, обслуживающего) производства);

ДЕБЕТ 25 (26) КРЕДИТ 10.3
– отражено списание израсходованного топлива (топливо использовалось для управленческих и общехозяйственных нужд организации);

ДЕБЕТ 08.3 КРЕДИТ 10.3
– отражено списание израсходованного топлива (топливо использовалось в строительстве основных средств);

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10.3
– отражено списание израсходованного топлива (топливо использовалось в торговой деятельности организации);

ДЕБЕТ 91.2 КРЕДИТ 10.3
– отражено списание израсходованного топлива (топливо использовалось в непроизводственной сфере организации).

Подтверждение: Инструкция к Плану счетов.

Стоимость израсходованного топлива в бухучете организации можно учитывать в составе:
– расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99);
– первоначальной стоимости строящихся объектов основных средств (п. 8 ПБУ 6/01);
– прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При этом, как и в отношении других материально-производственных запасов, организация должна обеспечить контроль за сохранностью топлива – в частности, установить порядок нормирования его расхода (п. 9 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 119н от 28 декабря 2001 г.).

Расчет и нормирование количества израсходованного топлива

Затраты на топливо учитываются в фактических размерах. При этом организация должна принимать меры к документальному подтверждению не только затрат на приобретение топлива, но и:
– объема потребленного за день (смену) топлива конкретным транспортным средством;
– соответствия объема потребленного топлива и пробега транспортного средства;
– использования транспортного средства в интересах организации, а не третьих лиц (в т. ч. ее работников).

Соответственно, списание затрат на топливо производится в несколько этапов.

Шаг 1. Расчет объема потребленного топлива

Если автомобиль оснащен автоматическим топливомером, то расход топлива нужно рассчитывать по формуле:

Если автомобиль не оснащен автоматическим топливомером, то расход топлива нужно рассчитывать приблизительно по вышеуказанной формуле (с визуальным замером по стрелке обычного топливомера).

Шаг 2. Проверка на соответствие нормам потребления топлива

Такое соответствие (экономия, перерасход) определяется путем деления пробега транспортного средства на количество израсходованного топлива по следующей формуле:

Полученный результат сравнивается с нормами потребления топлива, применяемыми организацией, которые она вправе установить с учетом:
– норм, приведенных в Методических рекомендациях, утв. Распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14 марта 2008 г., применительно к конкретному транспортному средству, с учетом условий его работы (территория, сезон и т.д.);
– показателей, указанных в технической документации на транспортное средство или в иной документации производителя (например, в его письме);
– показателей, определенных организацией самостоятельно (например, по результатом тестовых замеров потребления топлива конкретным транспортным средством).

Расходование топлива в размерах, значительно отклоняющихся от норм, необходимо обосновывать документально (например, путем взятия объяснительных с водителей, проведения технической экспертизы транспортного средства для выявления причин отклонения от норм расхода топлива). Отчет с объяснениями о причинах отклонений от норм и о принятых мерах по устранению непроизводительных расходов (мерах по экономии топлива) является одним из документов, обосновывающих списание сверхнормативных расходов на топливо (п. 105 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 119н от 28 декабря 2001 г.).

В определенных случаях организация вправе взыскать сумму ущерба в виде сверхнормативного потребления топлива с водителя (в т. ч. как с материально ответственного лица).

Шаг 3. Проверка целей использования транспорта

Для списания топлива как части материально-производственных запасов на затраты организация должна иметь документальное подтверждение использования транспортного средства в ее предпринимательской деятельности (в ее интересах). Такое соответствие определяется путем выборочной сверки:
– данных о маршруте транспортного средства, указанных в путевом листе или ином подтверждающем его работу документе, и данных о фактическом маршруте (например, по показаниям навигационной системы);
– данных о маршруте транспортного средства и документов (сведений) о санкционировании этого маршрута должностными лицами организации и целях поездки (заказов, нарядов, накладных и т.д.).

Если транспортное средство использовалось не в интересах организации (например, в личных интересах водителей, должностных лиц организации), то организация также вправе взыскать сумму ущерба, в том числе в виде расходов на топливо, с виновных лиц.

Шаг 4. Конечный расчет затрат на использованное топливо

Стоимость топлива, списываемая на затраты отчетного периода, определяется одним из методов оценки, который применяет организация к материально-производственным запасам данного вида:
– по средней себестоимости. В этом случае объем потребленного конкретным транспортным средством топлива умножается на среднюю себестоимость (среднюю цену) топлива, находившегося в баке за отчетный период (с учетом остатка на начало периода);
– методом ФИФО. В этом случае сначала списывается стоимость остатка топлива, находившегося в баке на начало отчетного периода, затем – последовательно стоимость топлива, заправленного в бак в течение отчетного периода.

При этом метод по себестоимости каждой единицы к затратам на топливо неприменим, так как топливо из разных партий (заправок) в баке транспортного средства находится в смешанном состоянии.

Подтверждение: п. 16 ПБУ 5/01.

Документальное подтверждение

Подтверждением затрат на топливо служат первичные учетные документы, перечень и (или) формы которых утверждены в учетной политике для целей бухучета:

– при приобретении топлива – документы, подтверждающие фактическое приобретение (заправку) топлива в бак автомобиля (чеки АЗС, погашенные талоны АЗС, накладные и счета на оплату фактически отпущенного топлива);

– при расходовании топлива – документы, подтверждающие фактическое расходование топлива при работе транспорта:

– путевые листы по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России № 78 от 28 ноября 1997 г. При этом организация вправе дополнить их необходимыми реквизитами и удалить ненужные. Например, для учета количества израсходованного топлива для легкового автомобиля диспетчер может составить путевой лист в одном экземпляре по типовой межотраслевой форме № 3;
– путевые листы по самостоятельно разработанным формам. При этом такие формы должны отвечать требованиям п. 3 разд. II Приказа Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г., если организация относится к организациям автомобильного транспорта;
– иной документ, позволяющий достоверно определить путь, пройденный транспортом, и выявить реальный расход топлива (например, отчет навигационной системы, установленной на транспорте). В любом случае такие первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Подтверждение: ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г. (в части оформления путевых листов) – его выводы верны и в настоящее время в условиях применения положений Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Другие вопросы по теме