Какими документами подтверждать право на вычет по расходам на проезд и наем жилья во время командировки?

Подтверждать нужно следующими документами:
– бланком строгой отчетности (БСО) (его копией) с выделенной отдельной строкой суммой НДС;
– или счетом-фактурой с документом, подтверждающим фактическую уплату НДС (в т. ч. кассовым чеком с выделенной отдельной строкой суммой налога).

Для применения вычета на основании БСО он должен быть изготовлен в соответствии с требованиями законодательства и в обязательном порядке содержать указание на сумму НДС отдельной строкой (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.). В частности, вычет правомерен на основании следующих БСО:
– для расходов на проезд работника к месту командировки и обратно – билета (его копии), электронного билета (распечатанной маршрут/квитанции, контрольного купона на бумажном носителе – в зависимости от вида транспорта) (письма Минфина России № 03-07-11/63996 от 7 сентября 2018 г., № 03-07-07/36077 от 28 мая 2018 г., № 03-07-11/37594 от 30 июля 2014 г., ФНС России № ГД-4-3/8565 от 21 мая 2015 г.);
– для расходов на проживание в гостинице – соответствующей квитанции (счета) (БСО или его копии) (письма Минфина России № 03-07-11/9440 от 25 февраля 2015 г., № 03-07-11/502 от 21 ноября 2012 г.).

Как правило, БСО в подтверждение расходов по проезду и найму жилья получают работники (подотчетные лица), которые самостоятельно оплачивают данные расходы. В данном случае обязанность продавца (исполнителя) по выставлению счета-фактуры считается выполненной в момент выдачи покупателю (заказчику) кассового чека или иного документа установленной формы (в т. ч. БСО) (п. 7 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Если организация (индивидуальный предприниматель) самостоятельно приобретает услуги для работников или выдает работнику доверенность для действий от лица работодателя, по общему правилу продавец (исполнитель) услуг обязан выдать счет-фактуру, поскольку услуги будут считаться реализованными не населению (п. 6-7 ст. 168 Налогового кодекса РФ), а организации или индивидуальному предпринимателю (для использования в предпринимательской деятельности) (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ). Однако в отношении услуг по найму жилья и проезду к месту командировки и обратно в данном случае предусмотрено исключение, предполагающее возможность регистрации в книге покупок покупателем вместо счета-фактуры БСО с выделенной отдельной строкой суммой НДС.

Подтверждение: п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г., письма Минфина России № 03-07-11/10861 от 3 апреля 2013 г. (в части применения вычета по НДС по расходам на наем жилья в период нахождения работника в командировке) – его выводы справедливы и в отношении расходов на проезд, ФНС России № ГД-4-3/8565 от 21 мая 2015 г. (в части применения вычета по НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно) – его выводы справедливы и в отношении расходов на наем жилья в командировке.

Аналогичный порядок подтверждения права на вычет НДС действует по расходам на проезд и наем жилья работниками, которым установлен разъездной характер работ. Несмотря на то, что поездки таких работников не признаются командировками (в соответствии с нормами трудового законодательства), работодатель должен компенсировать им расходы на служебные поездки (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ). При этом основанием для компенсации являются в том числе подтверждающие документы, в частности, для применения вычета НДС по расходам на проезд и наем жилья это могут быть БСО с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-07-11/47114 от 11 августа 2016 г.

Другие вопросы по теме