Какие документы служат основанием для начисления и выплаты суточных работнику, направленному в командировку?

Служат основанием:
– авансовый отчет работника;
– расходный кассовый ордер (по форме № КО-2). Данный документ применяется, если суточные выдаются работнику через кассу организации (абз. 1 п. 6 Указания о порядке ведения кассовых операций);
– банковская выписка (если при направлении в командировку работнику выдана корпоративная банковская карта). В этом случае датой выдачи суточных будет являться дата снятия денег с корпоративной банковской карты.

Суточные нужно выплатить за каждый день нахождения работника:
– в командировке (в т. ч. за выходные и праздничные дни);
– в пути (в т. ч. за время вынужденной остановки в пути). При этом в дни нахождения в пути включаются день отъезда работника в командировку и день его возвращения.
Подтверждение: абз. 3 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

По общему правилу при направлении работника в командировку основанием для выдачи подотчетных средств является заявление этого работника, одобренное руководителем. Однако если иных, кроме суточных, расходов, связанных с командировкой, у работника нет, то при их выплате отдельного заявления от работника не требуется. Это объясняется тем, что такое заявление необходимо оформлять только в отношении подотчетных сумм, за которые работник должен будет отчитаться.
Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций.

Окончательный расчет с командированным работником по выданному денежному авансу на командировочные расходы (в т. ч. суточные) происходит после его возвращения из командировки на основании представленного им авансового отчета с приложением подтверждающих документов, в том числе свидетельствующих о сроке пребывания работника в поездке. Так, в случае задержки выезда работника из места командирования (либо более раннего его выезда к месту назначения) ранее выданная сумма на расходы в виде суточных подлежит пересчету, по итогам которого начисляется задолженность перед работником (или у работника).
Подтверждение: п. 11, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/2/72711 от 11 декабря 2015 г.