По какой форме (с каким реквизитами) составлять первичные учетные документы коммерческим организациям?

Составлять нужно по формам, определенным руководителем организации для целей использования в качестве первичных учетных документов и содержащим все обязательные реквизиты. Исключение – документы, для которых применение унифицированных форм установлено нормативно-правовыми актами, не относящимися к сфере бухучета.

Применяемые организацией формы первичных учетных документов

С 2013 года законодательство о бухучете больше не содержит требования об обязательном составлении первичных документов по унифицированной форме (при ее наличии).

Формы первичных учетных документов должен определять руководитель организации по представлению главного бухгалтера или иного должностного лица, которое ведет в организации бухучет (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Они являются одним из основных элементов учетной политики организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

При этом используемые организацией первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
– наименование документа;
– дату составления документа;
– наименование организации, составившей документ;
– содержание факта хозяйственной жизни (сделки, операции, события, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат и (или) движение денежных средств);
– величину измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единицы измерения);
– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку (операцию) и ответственного (ответственных) за ее оформление, или же наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) только за оформление свершившегося события;
– личные подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц).
Подтверждение: п. 8 ст. 3, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Руководитель организации определяет перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя организации, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.
Подтверждение: письмо Минфина России № 07-01-06/37273 от 10 сентября 2013 г., Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г.

При разработке первичных документов организация может:
– разработать собственную форму, в том числе взять за основу для разработки шаблона унифицированные формы, удалив ненужные реквизиты или дополнив необходимыми. В таком случае разработанную форму необходимо утвердить приказом руководителя организации (отдельно или в качестве приложения к учетной политике);
– продолжить использовать установленные формы унифицированных первичных документов (при условии, что они содержат все необходимые реквизиты). В таком случае в приказе руководителя организации достаточно определить перечень таких унифицированных форм или дать общее указание о применении существующих унифицированных форм.

Порядок заполнения применяемых форм

В зависимости от того, какие формы решит применять организация, можно либо определить собственный порядок их заполнения, либо руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм (если утвердит их для применения). Если организация разработает собственные формы и порядок их заполнения, то при оформлении необходимо следовать им. Если же примет решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов – следует применять порядок заполнения, отвечающий требованиям указаний к ним.

Первичные учетные документы можно составлять разными способами: как на бумажных носителях, так и в электронном виде с применением электронной подписи (ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).

Следует учитывать, что некоторые нормативно-правовые акты, не относящиеся к сфере бухучета, предписывают для оформления операций использовать:

1) унифицированные формы документов. На такие ситуации не распространяется правило о составлении документов в свободной форме с указанием реквизитов, поименованных в ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Например, обязательно применение следующих форм документов:
– транспортной накладной по форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г., – при перевозке грузов автотранспортом;

– расчетных документов, форма которых утверждается банковским законодательством (в частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.), – при проведении безналичных расчетов;

– документов, предусмотренных Указанием о порядке ведения кассовых операций (в частности, расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49, расходного кассового ордера по форме № КО-2), – при проведении кассовых операций;

– форм, предусмотренных Альбомом унифицированных форм первичных документов, утв. Постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г., – при проведении наличных расчетов с населением с использованием ККТ.

2) документ с определенным названием (при этом требование составлять его по определенной форме отсутствует). В таких ситуациях организация может использовать унифицированную форму документа, которая применялась в таких случаях до 2013 года, или же разработать собственные формы, содержащие как реквизиты, поименованные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., так и требуемое наименование документа. Например, товарно-транспортная накладная в обязательном порядке должна составляться при осуществлении операций по обороту алкогольной продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона № 171-ФЗ от 22 ноября 1995 г.).

Подтверждение: Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г., письмо ФНС России № ЕД-4-2/11941 от 23 июня 2014 г.