×
Борисенко Ольга
Эксперт «Моё дело»
Редакции
|
|
Представлять нужно:
– в электронной форме (по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях) – если в налоговом периоде доход от налогового агента получили более 10 человек;
– на бумажных носителях или в электронной форме – если в налоговом периоде доход от налогового агента получили не более 10 человек.
Подтверждение: п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ, п. 2-3 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г., письмо УМНС России по г. Москве № 28-11/2293 от 14 марта 2007 г.
Представление в электронной форме
При представлении справки по форме 2-НДФЛ на электронных носителях сведения оформляются в виде файла (файлов) по формату, приведенному в приложении № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-3/611 от 17 ноября 2010 г. Количество сведений в одном файле не должно превышать 3000 документов. Помимо этого они должны быть с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный налоговый период, признак представленных сведений.
При этом электронными носителями информации в целях представления справки по форме 2-НДФЛ признаются:
– диски CD, DVD;
– устройства флеш-памяти.
К представляемым сведениям нужно приложить реестр по форме из приложения № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г., в бумажном виде в двух экземплярах.
Сведения можно представить:
– непосредственно в налоговую инспекцию (лично или через представителя);
– по почте в виде почтового отправления с описью вложения.
Работник налоговой инспекции принимает сведения на электронных носителях в присутствии налогового агента (его представителя), если они были представлены лично или через представителя.
При приеме сведений допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов, иные правки проверяющий вносить не вправе.
Представленные сведения проверяются на соответствие утвержденному ФНС России формату справки по форме 2-НДФЛ. Если указанные в файле сведения прошли форматный контроль, то они считаются представленными.
По результатам контроля инспектор оформляет протокол приема сведений по форме из приложении № 2 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г. Протокол составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывают:
– работник налоговой инспекции;
– налоговый агент (его представитель) – если сведения принимаются в его присутствии.
Первые экземпляры реестра и протокола на бумажных носителях:
– или выдаются на руки налоговому агенту (его представителю) – если контроль производился в его присутствии;
– или направляются в течение 10 рабочих дней с даты приема сведений заказным письмом по почте (юридическому лицу – по адресу места его нахождения (местонахождения его филиала, представительства), содержащемуся в ЕГРЮЛ), индивидуальному предпринимателю – по месту его жительства, содержащемуся в ЕГРИП).
В этом случае документы считаются полученными на шестой рабочий день со дня отправки письма.
Подтверждение: п. 4, 5 ст. 31, п. 6 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ.
Вторые экземпляры данных документов остаются в налоговой инспекции.
Если представленные сведения не соответствуют нужному формату, то электронный носитель возвращается налоговому агенту (его представителю) вместе с протоколом (в котором описываются ошибки форматного контроля) для повторной подготовки данных.
Подтверждение: разд. II Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.
Датой представления сведений на электронных носителях будет считаться:
– дата их фактического представления – при подаче лично (через представителя);
– дата отправки почтового отправления – при их отправке по почте.
Подтверждение: п. 4 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.
По телекоммуникационным каналам связи (ТКС)
Представление сведений по форме 2-НДФЛ в электронной форме по ТКС допустимо, если налоговый агент имеет возможность:
– использовать сертифицированные ФСБ России средства криптографической защиты информации, совместимые со средствами, которые использует налоговая инспекция;
– формировать сведения для их последующей передачи в электронной форме по ТКС;
– шифровать информацию при ее отправке и дешифровать при получении с использованием шифровальных средств;
– формировать усиленную квалифицированную электронную подпись при передаче и осуществлять ее проверку при получении информации.
Налоговый агент может представлять сведения по ТКС в свою налоговую инспекцию через оператора электронного документооборота. А если является крупнейшим налогоплательщиком, то:
– через оператора электронного документооборота;
– или на основании договоров с межрегиональными инспекциями ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам непосредственно в налоговую инспекцию.
Сведения нужно подавать по форматом, содержащимся в приложении № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-3/611 от 17 ноября 2010 г.
Количество сведений в одном файле не должно превышать 3000. При превышении указанного предела следует сформировать несколько файлов.
Если в организации есть обособленные подразделения, то по каждому из них нужно сформировать отдельный файл.
В одном файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), код ОКТМО (который указывается согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОК 33-2013)), отчетный налоговый период, признак представленных сведений.
Подготовленные файлы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляются в зашифрованном виде в адрес налоговой инспекции.
В течение следующего рабочего дня с даты отправки налоговый агент получает:
– подтверждение даты отправки от оператора электронного документооборота (или от налоговой инспекции);
– извещение о получении от налоговой инспекции, заверенное ее усиленной квалифицированной электронной подписью.
В течение 10 рабочих дней с даты отправки сведений налоговая инспекция направляет налоговому агенту в электронной форме:
– реестр по форме из приложения № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.;
– протокол приема сведений по форме из приложения № 2 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.
Сведения считаются представленными при условии прохождения форматного контроля.
При представлении сведений в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи дублировать их на бумажном или электронном носителе не нужно.
Подтверждение: разд. IV Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.
Датой представления сведений считается дата их отправки, зафиксированная в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции (п. 4 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.).
Представление на бумажных носителях
Данный способ представления сведений может выбрать налоговый агент при условии, что численность граждан, получивших от него доходы за налоговый период, не превысила 10 человек (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ, письмо УМНС России по г. Москве № 28-11/2293 от 14 марта 2007 г.).
К представляемым сведениям нужно приложить реестр по форме из приложения № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г., который оформляется также на бумажном носителе в двух экземплярах.
Сведения налоговый агент вправе представить:
– непосредственно в налоговую инспекцию (лично или через представителя);
– по почте в виде почтового отправления с описью вложения.
При получении сведений работник налоговой инспекции проводит контроль правильности их заполнения на предмет наличия в справке по форме 2-НДФЛ:
– заполненных реквизитов о налоговом агенте (в т. ч. наименования организации, фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя, КПП, ИНН, ОКТМО). Код ОКТМО указывается согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОК 33-2013) (абз. 12 разд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/611 от 17 ноября 2010 г.);
– сведений о получателе дохода (в т. ч. фамилии и инициалов получателя дохода, даты его рождения, сведений о документе, удостоверяющем личность, адреса постоянного местожительства);
– данных о начисленных доходах (в т. ч. кода, месяца получения) и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налога;
– исправлений.
Сведения, которые прошли контроль заполнения, считаются представленными. Сведения, не прошедшие контроль, налоговый инспектор изымает из представленного пакета документов как ошибочные, возвращает налоговому агенту (его представителю) и вычеркивает из реестра.
По результатам контроля инспектор оформляет протокол приема сведений по форме из приложения № 3 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г. Протокол составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывают:
– работник налоговой инспекции;
– налоговый агент (его представитель) – если сведения принимаются в его присутствии.
Первые экземпляры реестра и протокола на бумажных носителях:
– выдаются на руки налоговому агенту (его представителю) – если контроль производился в его присутствии;
– или направляются ему в течение 10 рабочих дней с даты приема сведений заказным письмом по почте по адресу места его нахождения (места нахождения его филиала, представительства), содержащемуся в ЕГРЮЛ. В этом случае документы считаются полученными на шестой рабочий день со дня отправки письма (п. 4, 5 ст. 31, п. 6 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ).
Вторые экземпляры данных документов остаются в налоговой инспекции.
Подтверждение: разд. III Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.
Датой представления сведений на бумажных носителях будет считаться:
– дата их фактического представления – при подаче лично (через представителя);
– дата отправки почтового отправления – при их отправке по почте.
Подтверждение: п. 4 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.