Вправе ли организация учитывать в расходах затраты на ГСМ, если она возмещает их работнику помимо компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях?

Вправе учитывать в пределах установленных норм при соблюдении определенных условий.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества (ст. 188 Трудового кодекса РФ). При этом организация вправе предусмотреть возмещение затрат на ГСМ в составе суммы компенсации либо возмещать их отдельно.

Компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях организация вправе учитывать в составе расходов в пределах норм, утв. Постановлением Правительства РФ № 92 от 8 февраля 2002 г. (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Соответственно, если затраты на ГСМ включены в сумму компенсации, то они учитываются также в пределах установленных норм (в отношении компенсации).

Если возмещение затрат на ГСМ определено организацией помимо компенсации, то такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных расходов или прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. При этом и в том, и в другом случае расходы на ГСМ уменьшают налогооблагаемую прибыль по установленным нормам.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/48789 от 19 августа 2016 г., № 03-03-06/70852 от 4 декабря 2015 г.

Документальным подтверждением произведенных расходов в зависимости от варианта их возмещения (в сумме компенсации или помимо нее) служат документы, являющиеся основанием для начисления и выплаты компенсации, или документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в служебных поездках и размер возникших в связи с этим затрат (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Вместе с тем до сих пор сохраняется риск исключения из состава расходов стоимости ГСМ сверх сумм компенсации. Несмотря на то, что письмо Минфина России № 57 от 21 июля 1992 г., которое прежде накладывало ограничение на учет ГСМ в калькуляции суммы компенсации, утратило силу (Приказ Минфина России № 104н от 21 октября 2013 г.), контролирующие ведомства продолжают применять эти нормы на практике. В том числе в отношении действия положений Постановления Правительства РФ № 92 от 8 февраля 2002 г. о нормировании компенсации при налогообложении прибыли.

Например, в письмах Минфина России № 03-03-06/1/6339 от 27 января 2023, № 03-03-06/1/94971 от 26 декабря 2018 г., № 03-03-06/1/81558 от 7 декабря 2017 г., № 03-03-06/1/52036 от 14 августа 2017 г. указано, что ГСМ не могут быть списаны в уменьшение налогооблагаемой прибыли по самостоятельному основанию, а только в сумме компенсации, в которой учтены, с учетом нормирования ее суммы. Однако насколько указанные разъяснения ведомства распространяются на случай, когда ГСМ по допущению трудового законодательства не учтены в такой сумме возмещения, непонятно.

Поэтому при использовании личного имущества работника в служебных целях целесообразно заключить с ним договор аренды (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). В сумму арендной платы можно включить компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией арендуемого имущества (ст. 614 Гражданского кодекса РФ). В этом случае вместо компенсации работнику нужно выплачивать арендную плату, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль в полном объеме на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ без применения каких-либо норм как к сумме самого расхода в виде арендной платы, так и затрат на ГСМ (включенных в нее).