В течение какого срока хранить первичные документы?

Хранить нужно в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет после отчетного года.

Первичные документы нужно хранить в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Определять такой срок можно, руководствуясь, например, Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.).

Указанным правилам бухгалтерского законодательства целесообразно следовать и индивидуальным предпринимателям (даже если они не ведут бухучет). Дело в том, что в соответствии с налоговым законодательством как налогоплательщики (налоговые агенты) они также должны обеспечивать сохранность документов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).

В соответствии с Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г., по общему правилу первичные учетные документы хранятся пять лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Однако для отдельных документов могут быть установлены специальные сроки.

Так, документы, подтверждающие начисление амортизации основных средств в бухучете (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения), хранятся постоянно (п. 429 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/2598 от 19 января 2018 г.).

Кроме того, при применении указанных правил необходимо учитывать особенности хранения, установленные другими нормативными документами.

В соответствии с общими положениями налогового законодательства налогоплательщики (налоговые агенты) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, если иное не предусмотрено специальными положениями Налогового кодекса РФ. Это относится в том числе к документам, подтверждающим получение доходов, несение расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Подтверждение: пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ.

Например, в течение этого срока нужно хранить документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества (т.е. подтверждаются расходы в виде сумм амортизации). Причем указанный срок хранения нужно отсчитывать начиная с момента завершения начисления амортизации по объекту в налоговом учете.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/62257 от 16 августа 2019 г., № 03-03-06/1/2598 от 19 января 2018 г., № 03-03-06/1/7604 от 12 февраля 2016 г.

Иной порядок в налоговом законодательстве применяется, например, к документам, подтверждающим полученный организацией убыток. Они должны храниться в течение всего срока, пока сумма убытка не будет полностью погашена (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ). Причем проведение налоговой проверки, которой был подтвержден размер убытка, не является причиной для уменьшения срока хранения таких документов (письмо Минфина России № 03-03-06/1/278 от 25 мая 2012 г.).

Для целей налогового и бухгалтерского учета сроки хранения первичных документов могут быть разные. Причем как для общих случаев (в бухучете – пять лет, в налоговом учете – четыре года), так и специальных (например, в отношении документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств). В целях единообразия сроков хранения выбирать лучше максимальный срок (в частности, для целей налогообложения прибыли целесообразно также установить бессрочный период хранения документов по ОС, как в бухучете).

АО хранят документы в течение срока, который установлен Постановлением ФКЦБ России № 03-33/пс от 16 июля 2003 г. (с учетом положений Приказа Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Порядок хранения документов ООО должен быть закреплен в уставе организации (абз. 10 п. 2 ст. 12 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).

Если первичные документы составлены в электронном виде, помимо самих документов потребуется обеспечить сохранность средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Срок их хранения – не менее пяти лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Подтверждение: ч. 2 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

До утверждения федерального стандарта, устанавливающего требования к бухгалтерским документам и документообороту в бухучете, для организации хранения первичных учетных документов, включая документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, применяются:
– Положение, утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г. (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
– Правила, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Подтверждение: разд. III Рекомендаций, направленных письмом Минфина России № 07-04-09/2355 от 22 января 2016 г., Информация Минфина России № ПЗ-13/2015 от 11 сентября 2015 г.

Целесообразно утвердить локальный нормативный акт (например, Положение об архиве), в котором будут прописаны правила и порядок хранения всех документов (в т. ч. первичных учетных документов).