В каком порядке хранить личные дела работников?

Хранить нужно в порядке, установленном локальными нормативными актами работодателя.

Порядок ведения, формирования, передачи на хранение, хранения личных дел работников (в т. ч. уволенных) определяется локальным нормативным актом работодателя (см. Положение о ведении личных дел работников). Поскольку личные дела работников содержат их персональные данные, порядок хранения личных дел и допуска к ним нужно дополнительно предусмотреть в отдельном локальном нормативном акте работодателя (см. Положение о работе с персональными данными).

Для разработки работодателем правил хранения личных дел можно использовать разд. II, IV Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Подтверждение: ст. 8, 87 Трудового кодекса РФ, п. 1 ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г.

Личные дела работников до момента их увольнения хранятся в кадровой службе (отделе кадров, отделе персонала), а при отсутствии кадровой службы – в том структурном подразделении, которое их ведет. После увольнения работника его личное дело завершается производством и сдается на хранение в архив организации (если организация не имеет собственного архива – в государственный архив).

Перед сдачей в архив личное дело необходимо переплести. Документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции (расположенные, как правило, ближе к краям документа). Перед тем как подшивать (переплетать) документы, нужно предварительно удалить из них металлические скрепления – скрепки канцелярские и от степлера, офисные прищепки и т.п.

В начало личного дела можно поместить листы внутренней описи документов дела по форме, приведенной в приложении № 27 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г. (при необходимости).

В конец личного дела вкладывается лист-заверитель дела по форме, приведенной в приложении № 8 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.