Как заполнять раздел 2 "Данные о физическом лице – получателе дохода" справки по форме 2-НДФЛ?

Заполнять нужно в порядке, предусмотренном в разд. IV Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. А именно:

– в поле "ИНН в Российской Федерации" указывается ИНН работника на основании документа, подтверждающего постановку гражданина на налоговый учет. При этом в отношении обязательности заполнения данного реквизита сложилась неоднозначная ситуация.

В Порядке заполнения формы предусмотрено, что если ИНН у получателя дохода отсутствует, то данное поле не заполняется (абз. 2 разд. IV Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г.).

Мнение ФНС России в письме № 11-2-06/0733 от 23 ноября 2015 г.: при представлении справки 2-НДФЛ в электронной форме, заполненной на гражданина России (в реквизите "Гражданство (код страны)" стоит код "643"), в поле "ИНН в Российской Федерации" указание данных об ИНН обязательно. В отсутствие этой информации справка не считается представленной (прошедшей форматный контроль) и возвращается для повторной подготовки. Если в результате внесения уточнений справка 2-НДФЛ будет представлена в налоговую инспекцию с опозданием, это послужит основанием для привлечения налогового агента к ответственности.

Мнение ФНС России в письмах № БС-4-11/17753 от 6 сентября 2017 г., № БС-4-11/2224 от 11 февраля 2016 г., № БС-4-11/1584 от 3 февраля 2016 г., № БС-4-11/1068 от 27 января 2016 г.: с целью исключения приема от налогового агента справок с заведомо недостоверными данными устанавливаются дополнительные правила контроля за содержанием реквизитов. В том числе путем проверки на наличие обязательного заполнения поля "ИНН в Российской Федерации" при реквизите "Гражданство (код страны)", равном "643".
Результатом данного контроля является формирование протокола приема сведений о доходах физических лиц с типом сообщения налоговому агенту вида "Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России". Указание некорректного ИНН является основанием для применения мер ответственности в соответствии со ст. 126.1 Налогового кодекса РФ. При этом сведения о доходах (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля) считаются прошедшими контроль и подлежат приему;

Несмотря на то, что, исходя из последних разъяснений контролирующего ведомства, отсутствие ИНН гражданина (получателя дохода) в справке не является причиной для отказа в ее принятии, лучше указать эти данные при сдаче справки как в электронной форме, так и на бумаге.

При отсутствии информации об ИНН получателя дохода или сомнении в ней целесообразно принимать меры по его установлению (в т. ч. при приеме на работу новых работников) или актуализации. Если свидетельство с ИНН у гражданина отсутствует, получить его он может в своей налоговой инспекции. Также информация об ИНН физического лица может быть получена (актуализирована), в том числе работодателем, путем использования сервиса "Узнать ИНН", размещенного на сайте ФНС России, где нужно ввести паспортные данные гражданина (письма ФНС России № БС-4-11/17753 от 6 сентября 2017 г., № БС-4-11/22148 от 17 декабря 2015 г.).

При этом, исходя из разъяснений контролирующих ведомств, указание недостоверного ИНН в электронном отчете (например, чужого ИНН) или представление отчета без ИНН при его наличии может привести к затребованию пояснений у налогового агента и привлечению его к ответственности по ст. 126.1 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России № 03-04-06/22325 от 18 апреля 2016 г., ФНС России № БС-4-11/17753 от 6 сентября 2017 г., № БС-4-11/13012 от 19 июля 2016 г., № БС-4-11/2224 от 11 февраля 2016 г., № БС-4-11/22148 от 17 декабря 2015 г., № 11-2-06/0733 от 23 ноября 2015 г.).

– в поле "ИНН в стране гражданства" указывается ИНН (или его аналог) работника в стране гражданства для иностранных лиц при наличии информации у налогового агента (работодателя);

– в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество" указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника. Заполняются данные сведения без сокращений на основании документа, удостоверяющего личность (например, паспорта). Если работник – иностранный гражданин, то допускается внесение информации буквами латинского алфавита;

– в поле "Статус налогоплательщика" указывается код статуса работника:

– "1" – для резидентов (за исключением тех, в отношении которых действует код "6");
– "2" – для нерезидентов (за исключением тех, в отношении которых действуют коды статуса "3" – "6").

То есть в общем случае указывается та цифра, которая соответствует налоговому статусу гражданина на конец года, за который подается справка. При этом определение статуса гражданина производится в общем порядке по итогам налогового периода независимо от применяемой ставки. Например, право на применение ставки 13 процентов по НДФЛ в отношении трудовых доходов граждан из государств – членов ЕАЭС не является основанием для признания их резидентами. Если такие работники в течение 12-месячного периода находились на территории России менее 183 календарных дней, то в справке 2-НДФЛ необходимо указывать код "2" (нерезидент).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/46690 от 21 июля 2017 г., ФНС России № БС-3-11/1099 от 16 марта 2016 г., № БС-4-11/4272 от 15 марта 2016 г.;

– "3" – для нерезидентов, которые признаются высококвалифицированными специалистами;
– "4" – для нерезидентов – участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (членов экипажей судов, плавающих под Государственным флагом РФ);
– "5" – для нерезидентов – иностранных граждан (лиц без гражданства), которые признаны беженцами или получили временное убежище на территории России;
– "6" – для иностранных граждан, которые занимаются трудовой деятельностью по найму в России на основании патента, независимо от их статуса (резидент или нерезидент) (письмо УФНС России по г. Москве № 20-15/014898 от 16 февраля 2016 г.). При этом гражданам государств – членов ЕАЭС для работы в России не нужно получать патент. Однако если патент был получен до вступления государства их резидентства в ЕАЭС и продолжил действие в 2015 году, то независимо от налогового статуса гражданина на конец года в справке следует указать код "6" (поскольку будет производиться уменьшение НДФЛ на сумму авансовых платежей за патент);

– в поле "Дата рождения" указывается дата рождения работника (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами (например, "27.02.1975", где "27" – число, "02" – месяц, "1975" – год рождения);

– в поле "Гражданство (код страны)" указывается гражданство работника путем проставления числового кода страны, гражданином которой он является. Этот код вносится на основании Общероссийского классификатора стран мира, утв. Постановлением Госстандарта России № 529-ст от 14 декабря 2001 г. (например, для граждан России указывается код "643"). В случае отсутствия у работника гражданства в данном поле указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность;

– в поле "Код документа, удостоверяющего личность" в соответствии со справочником "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", содержащемся в приложении № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г., указывается код документа, удостоверяющего личность (например, для паспорта гражданина России проставляется код "21");

– в поле "Серия и номер" указываются реквизиты (серия и номер) документа, удостоверяющего личность работника. При этом знак "№" не проставляется;

– в поле "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес постоянного места жительства работника (в отношении иностранных работников – полный адрес, по которому они зарегистрированы в России по месту жительства или месту пребывания). Заполняются эти сведения на основании документа, удостоверяющего личность, либо иного документа, который подтверждает адрес места жительства (например, паспорта, выписки из домой книги). При заполнении данной информации могут использоваться как числовые, так и буквенные значения, а также знак "/" для обозначения углового дома. При этом для указания региона используется справочник "Коды регионов", содержащийся в приложении № 2 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. В случае отсутствия одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется. Также допускается отсутствие показателей поля – только при условии заполнения показателей в полях "Код страны проживания" и "Адрес" (письмо ФНС России № БС-4-11/5909 от 6 апреля 2016 г.);

– в полях "Код страны проживания" и "Адрес" для работников-нерезидентов, а также иностранных граждан указывается адрес в стране проживания или адрес места жительства в стране постоянного пребывания. Код страны указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира, утв. Постановлением Госстандарта России № 529-ст от 14 декабря 2001 г. При заполнении данной информации адрес записывается в свободной форме, допускается использование букв латинского алфавита. Также допускается отсутствие показателей в полях – только при условии заполнения показателя "Адрес места жительства в Российской Федерации".

Справки по форме 2-НДФЛ, заполненные в соответствии с вышеуказанными требованиями на основании действующего документа (в частности, паспорта), подтверждающего данные о гражданине (при отсутствии иных нарушений форматного контроля), считаются прошедшими форматный контроль и подлежат приему в полном объеме.
В случае, если у гражданина (работника) произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию, уточненную справку по форме 2-НДФЛ об изменении персональных данных этого гражданина представлять не следует (п. 1 письма ФНС России № ГД-4-11/26889 от 29 декабря 2017 г., письмо ФНС России № БС-4-11/20817 от 1 ноября 2016 г.).