Как регистрировать в книге покупок свой счет-фактуру на полученный аванс и оформлять возврат неотработанного аванса?

Регистрировать и оформлять нужно в порядке, определенном в Правилах ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

Регистрировать полученный аванс нужно в следующем порядке.

1. Счет-фактуру на аванс, полученный от покупателей (заказчиков) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав), продавец (исполнитель) составляет самостоятельно в двух экземплярах.

Один экземпляр передает покупателю (заказчику), а другой – регистрирует в книге продаж.
Подтверждение: п. 17 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

2. НДС, уплаченный в бюджет с полученной предоплаты, продавец (исполнитель) принимает к вычету при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав) (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 Налогового кодекса РФ).

При этом выписанный ранее счет-фактуру на аванс нужно зарегистрировать в книге покупок (абз. 1 п. 22 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.).

При заполнении книги покупок продавцу (исполнителю), выписавшему счет-фактуру, в этом случае нужно указать:
– в графе 1 – порядковый номер записи в книге покупок;
– в графе 2 – код вида операции по Перечню, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/136 от 14 марта 2016 г.;
– в графе 3 – дату и номер счета-фактуры на аванс;
– в графе 9 – свое наименование (организации – полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами, индивидуальному предпринимателю – свои фамилию, имя, отчество);
– в графе 10 – свои ИНН и КПП;
– в графе 15 – сумму поступившей оплаты (частичной оплаты) по счету-фактуре, включая НДС;
– в графе 16 – сумму НДС, рассчитанную по соответствующей ставке;
– графы 4, 5, 6, 7, 8, 11-14 останутся пустыми, так как соответствующая информация в счете-фактуре на аванс отсутствует.
Подтверждение: п. 6 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

При возврате покупателю (заказчику) неотработанного аванса продавец (исполнитель) должен зарегистрировать в книге покупок счет-фактуру на аванс, ранее зарегистрированный в книге продаж. Сделать это нужно после отражения в учете всех корректировок, связанных с отказом покупателя (заказчика) от поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав), но не позднее одного года с момента такого отказа.

При этом оформление счетов-фактур по возвращаемым суммам предварительной оплаты нормами гл. 21 Налогового кодекса РФ не предусмотрено (письмо Минфина России № 03-07-11/327 от 30 июля 2010 г.).

Подтверждение: абз. 2 п. 5 ст. 171 Налогового кодекса РФ, абз. 2 п. 22 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

Регистрировать счет-фактуру в книге покупок целесообразно с пометкой "Возврат аванса". При этом в графе 7 книги покупок необходимо указать реквизиты документов, подтверждающих возврат покупателю авансового платежа (например, номер и дату платежного поручения) (письмо Минфина России № 03-07-11/16044 от 24 марта 2015 г.).