Какие меры принимать, если первичные документы утеряны?

Принять нужно следующие меры:
– расследовать причины пропажи документов;
– найти или восстановить утраченные документы.

Чтобы расследовать причины утраты документов, руководитель организации должен назначить (приказом) специальную комиссию (в т. ч. в целях проведения инвентаризации). В случае необходимости для работы в составе комиссии и (или) собственного расследования могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Участие государственных органов подтверждается справкой, которую необходимо получить в задействованных в расследовании структурах.

По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается руководителем организации.

Если расследование не привело к тому, что документы были найдены, по мере возможности их необходимо восстановить. Для этого можно назначить ответственное лицо, которое сформирует письменные запросы на предоставление дубликатов (копий) документов контрагентам, обслуживающим банкам, налоговой инспекции.

Если восстановить все бумаги (их часть) невозможно, то необходимо составить документ (например, акт), в котором следует изложить причины этого.

Всю документацию, подтверждающую расследование, поиск и восстановление документов (запросы, переписку, справки из банка, восстановленные копии первичных документов), нужно сохранить.

Организации обязаны представлять по требованию в налоговую инспекцию (ее должностным лицам) документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов (пп. 6, 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). При этом минимальный срок хранения первичных документов не может быть менее пяти лет после отчетного года.
Этот порядок действует и в отношении документов за тот период, который уже был охвачен выездной налоговой проверкой. Если такие документы были утрачены, необходимо принимать меры по их восстановлению в общем порядке (письмо Минфина России № 03-02-07/1/21191 от 7 июня 2013 г.).

За отсутствие каких-либо документов организация может быть привлечена к налоговой ответственности:
– по ст. 120 Налогового кодекса РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
– по ст. 126 Налогового кодекса РФ за непредоставление налоговой инспекции сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.

Подтверждение: п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г., письма Минфина России № 03-02-07/1/21191 от 7 июня 2013 г., № 03-02-07/1-288 от 11 августа 2011 г., п. 1 письма УМНС России по г. Москве № 26-12/43411 от 13 сентября 2002 г.

Другие вопросы по теме