Вправе ли организация учитывать расходы на содержание здания (охрану, коммунальные платежи, уборку помещений)?

Вправе учитывать после ввода здания в эксплуатацию.

При расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии (пп. 2 п. 1 ст. 253 Налогового кодекса РФ). Например, коммунальные расходы по основным средствам учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ, а расходы на охрану – в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Причем если эксплуатация основного средства уже начата и его первоначальная стоимость сформирована, то расходы на содержание имущества нельзя относить на ее увеличение. Данный порядок применяется независимо от наличия у организации выписки из ЕГРН, подтверждающей право собственности на этот объект (признание недвижимого имущества в составе основных средств определяется моментом его ввода в эксплуатацию).
Подтверждение: п. 4 ст. 259, п. 2 ст. 257 Налогового кодекса РФ.

При этом по вопросу учета затрат на содержание имущества, которое не введено в эксплуатацию, единой точки зрения не выработано.

Мнение Минфина России в письме № 03-03-06/1/54727 от 23 июля 2019 г.: если законченный объект капитального строительства не введен в эксплуатацию, то он не входит в состав основных средств (п. 1 ст. 257, п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Соответственно, расходы на его содержание нельзя учитывать как самостоятельные расходы, связанные с обслуживанием объектов основных средств. Они формируют первоначальную стоимость такого объекта и после ввода объекта в эксплуатацию учитываются через механизм начисления амортизации.

Мнение Минфина России в письмах № 03-03-06/2/18071 от 22 мая 2013 г., № 03-03-06/2/7 от 25 января 2013 г.: при принятии решения о переводе здания в состав основных средств (на момент ввода в эксплуатацию) расходы на его содержание (в т. ч. и за период, когда указанное имущество не использовалось в деятельности) могут быть включены в состав материальных расходов.

Налоговый кодекс РФ не содержит конкретного перечня расходов, которые формируют первоначальную стоимость основных средств. Вместе с тем включение затрат на содержание имущества, которое не введено в эксплуатацию, в первоначальную стоимость основного средства противоречит положениям абз. 2 п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ. Подобные затраты (коммунальные платежи, расходы на охрану, уборку) не являются расходами на приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение ОС до состояния, пригодного для использования. В связи с этим организация может воспользоваться положения п. 7 ст. 3 Налогового кодекса РФ и отдать предпочтение более выгодной позиции, изложенной в более ранних письмах Минфина России (включить указанные затраты в состав материальных расходов на момент ввода имущества в эксплуатацию). Однако риск доначислений по результатам проверки в данном случае не исключен.

При этом любые расходы в целях расчета налога на прибыль должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).