В какой форме выставлять счет-фактуру: бумажной или электронной?

Выставлять можно в бумажной форме и (или) в электронном виде.

Налоговым кодексом РФ предусмотрена возможность выставления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) как на бумажном носителе, так и (или) в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Общий порядок заполнения счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) установлен Правилами заполнения счета-фактуры (Правилами заполнения корректировочного счета-фактуры), утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

Счет-фактура (на отгрузку и на аванс) на бумажном носителе выставляется по форме, приведенной в приложении № 1 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г. Корректировочный счет-фактура на бумажном носителе выставляется по форме, приведенной в приложении № 2 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

Порядок выставления (получения) счетов-фактур в электронном виде утвержден Приказом Минфина России № 174н от 10 ноября 2015 г.

Формат счета-фактуры (на отгрузку и на аванс), выставляемого в электронном виде, установлен Приказом ФНС России № ММВ-7-15/155 от 24 марта 2016 г. При этом счета-фактуры, которые были созданы до 1 июля 2017 года по "старому" формату, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/93 от 4 марта 2015 г., будут приниматься налоговыми инспекциями до 31 декабря 2020 года (п. 4 Приказа ФНС России № ММВ-7-15/155 от 24 марта 2016 г.).

Формат корректировочного счета-фактуры, выставляемого в электронном виде, установлен Приказом ФНС России № ММВ-7-15/189 от 13 апреля 2016 г. При этом корректировочные счета-фактуры, которые были созданы до 1 июля 2017 года по "старому" формату, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/93 от 4 марта 2015 г., будут приниматься налоговыми инспекциями также до 31 декабря 2020 года (п. 4 Приказа ФНС России № ММВ-7-15/189 от 13 апреля 2016 г.).

Счет-фактура (корректировочный счет-фактура) в электронном виде должен быть:

– выставлен по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Форматы представления ряда документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде (например, форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа), утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36 от 30 января 2012 г.;

– подписан квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ее уполномоченного лица, индивидуальным предпринимателем. При этом показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется.

Подтверждение: абз. 2 п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ, ст. 6, ч. 2 ст. 19, ч. 2 ст. 20 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г., п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г., п. 1.5, 1.6 Порядка, утв. Приказом Минфина России № 174н от 10 ноября 2015 г.

Выставлять счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры) в электронном виде можно только через уполномоченных операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка, утв. Приказом Минфина России № 174н от 10 ноября 2015 г.). Перечень таких операторов размещен на официальном сайте ФНС России.

При этом передача налогоплательщиком полномочий по составлению документов сторонней организации не является препятствием для составления счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) в электронном виде. В этом случае в файле обмена при заполнении информации о продавце нужно обязательно заполнить элемент "Наименование экономического субъекта – составителя файла обмена счета-фактуры" ("НаимЭконСубСост"), а также необязательный элемент "Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры" ("ОснДоверОргСост").
Подтверждение: письмо ФНС России № СА-4-15/8461 от 3 мая 2017 г.

Вместе с тем наличие между сторонами сделки заключенного соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур не препятствует их составлению на бумажном носителе. При этом в случае оформления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) на бумажном носителе одновременно (повторно) выставлять его в электронном виде не нужно.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-07-09/37682 от 12 сентября 2013 г., ФНС России № ЕД-4-3/10769 от 17 июня 2013 г.

При этом по вопросу хранения второго экземпляра счета-фактуры в электронном виде, если первый выставлен на бумажном носите, единая точка зрения не выработана.

Мнение Минфина России в письме № 03-07-09/33048 от 30 мая 2017 г.: при выставлении покупателю (заказчику) счета-фактуры в бумажном виде хранить второй экземпляр необходимо также на бумаге. Хранение продавцом в этом случае счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в электронном виде законодательством не предусмотрено.

Мнение ФНС России в письме № СД-4-3/17731 от 6 сентября 2017 г.: при выставлении покупателю (заказчику) счета-фактуры в бумажном виде хранить второй экземпляр допускается в электроном виде при условии его подписи усиленной квалифицированной электронной подписью. Это связано с тем, что положения п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ не содержат запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях (т.е. в виде информации в электронной форме и на бумажном носителе). Более того, такой порядок способствует сокращению документооборота. Если впоследствии электронный счет-фактуру понадобится распечатать, то достоверность квалифицированной электронной подписи заверяется (подтверждается) руководителем организации (ИП) в установленном порядке.

Другие вопросы по теме