Кадровые аспекты и вопросы документооборота при ликвидации организации

При ликвидации организации основной кадровой процедурой является увольнение работников (п. 1 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ). Также в процессе ликвидации возникают вопросы, связанные с деятельностью ликвидационной комиссии, действием документов, принятых в период работы организации, хранением документов по личному составу после ликвидации.

Увольнение работников в связи с ликвидацией организации

Расторгать трудовые договоры с работниками в связи с ликвидацией организации нужно в следующем порядке:
1) принять решение о ликвидации организации и назначить ликвидационную комиссию;
2) предупредить работников о предстоящем увольнении;
3) уведомить о предстоящей ликвидации организации налоговую инспекцию;
4) уведомить службу занятости населения о предстоящем увольнении работников в связи с ликвидацией организации;
5) оформить увольнение работников в связи с ликвидацией организации;
6) подать в Пенсионный фонд РФ сведения об уволенных работниках.

1. Принятие решения о ликвидации организации и назначение ликвидационной комиссии

Принятие решения о ликвидации организации

Организация может быть ликвидирована по решению учредителей (участников, акционеров) или уполномоченного органа либо в принудительном порядке. Решение о ликвидации будет являться достаточным основанием для расторжения трудового договора с работником (его увольнения).

Ликвидация организации может произойти:
– в добровольном порядке (например, добровольная ликвидация АО или ООО). В данном случае решение о ликвидации принимают учредители (участники, акционеры) либо орган юридического лица, уполномоченный на принятие такого решения, например общее собрание акционеров (участников). Организация может быть ликвидирована, в том числе в связи с истечением срока, на который она создана, с достижением цели, ради которой она создана;
– по решению суда. Такое решение может быть принято, например, если при создании организации были допущены грубые неустранимые нарушения закона, организация ведет запрещенную деятельность или деятельность без лицензии, признана банкротом.
Подтверждение: п. 1 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ, п. 2 ст. 61, п. 1 ст. 65 Гражданского кодекса РФ, п. 28 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 2 от 17 марта 2004 г.

В случае ликвидации организации, которая признана несостоятельной (банкротом), основанием для увольнения работников является решение арбитражного суда о ее ликвидации, а не факт завершения процедуры ликвидации, подтвержденный внесением в ЕГРЮЛ сведений о государственной регистрации организации в связи с ее ликвидацией. Работодатель, функции которого выполняет конкурсный управляющий, вправе увольнять работников в связи с ликвидацией организации в течение всего периода конкурсного производства с соблюдением требований, установленных ст. 178 и 180 Трудового кодекса РФ.
Вывод: работники могут быть уволены конкурсным управляющим по причине ликвидации еще на этапе конкурсного производства, до внесения в ЕГРЮЛ записи о ликвидации.
Подтверждение: абз. 6, 14-15 Рекомендаций, утв. Рострудом (Протокол № 3 от 15 июля 2014 г.), п. 6 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 2 (2016), утв. Президиумом Верховного суда РФ 6 июля 2016 г.

Если принимается решение о ликвидации обособленного структурного подразделения, расположенного в другой местности, процедура увольнения проводится по правилам ликвидации организации. Однако на обособленные структурные подразделения, находящиеся в той же местности, это правило не распространяется. Трудовые договоры с работниками обособленного структурного подразделения в другой местности расторгаются по правилам ликвидации организации.
Подтверждение: ч. 4 ст. 81 Трудового кодекса РФ, Определение Конституционного суда РФ № 144-О от 21 апреля 2005 г., письмо Роструда № ПГ/964-6-1 от 21 февраля 2013 г.

Назначение ликвидационной комиссии

При ликвидации организации ее учредители (участники) или уполномоченный орган, принявший решение о ликвидации, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации. К ликвидационной комиссии переходят полномочия по управлению делами юридического лица, от имени которого она выступает в суде (п. 2-3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Члены ликвидационной комиссии могут выполнять свои обязанности как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору.

Если членами ликвидационной комиссии являются работники организации, с которыми заключены трудовые договоры, они могут продолжить работать по этим трудовым договорам. В таком случае необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам о работе в качестве члена ликвидационной комиссии (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору о работе в качестве члена ликвидационной комиссии) (ст. 72 Трудового кодекса РФ).

Все члены ликвидационной комиссии должны оставаться в составе комиссии до окончания ликвидации. Поэтому если члены комиссии в числе других работников были уволены в связи с ликвидацией организации или по иным основаниям (например, по собственному желанию или по соглашению сторон), необходимо заключить с этими членами комиссии гражданско-правовые договоры на оказание услуг по проведению ликвидации организации.

Если в состав ликвидационной комиссии включены граждане, которые не являются работниками организации, то можно заключить с ними гражданско-правовые договоры (гл. 37, 39 Гражданского кодекса РФ) либо срочные трудовые договоры на период проведения всех процедур по ликвидации (абз. 3 ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ).

На практике решение о размере вознаграждения и форме оплаты труда членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) принимают собственники ликвидируемой организации при назначении ликвидационной комиссии и формировании ее состава (абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 129 Трудового кодекса РФ, ст. 709, 781 Гражданского кодекса РФ). Вопрос о размере вознаграждения членам ликвидационной комиссии (ликвидатору) на законодательном уровне не урегулирован.

2. Предупреждение работников о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации

Уведомлять работников нужно в следующем порядке:

1. Предупредить работников о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ) персонально и под подпись не менее чем за два месяца до увольнения (см. Уведомление работника о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации). Работодатель может оформить такое уведомление и предложение на фирменном бланке организации, поскольку он содержит всю необходимую информацию об организации (работодателе), либо без использования такого бланка. Если отдельно от организации ликвидируется обособленное структурное подразделение в другой местности, о ликвидации предупреждаются только работники данного подразделения.

2. Если работник откажется получить уведомление и ознакомиться с ним, нужно составить акт за подписью не менее двух свидетелей (см. Акт об отказе работника от получения уведомления (предупреждения) о предстоящем увольнении). С письменного согласия работника трудовой договор с ним можно расторгнуть и до истечения двухмесячного срока предупреждения. В этом случае ему положена дополнительная компенсация в размере среднего заработка. Средний заработок рассчитывается пропорционально времени, которое осталось до истечения срока предупреждения об увольнении.

Подтверждение: ч. 2-3 ст. 180 Трудового кодекса РФ.

3. Уведомление налоговой инспекции о предстоящей ликвидации организации

О предстоящей ликвидации нужно уведомить в письменной форме налоговую инспекцию по месту нахождения организации. Это следует сделать в течение трех рабочих дней после даты принятия соответствующего решения (п. 1 ст. 20 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г.). Отказ налоговой инспекции в регистрации уведомления о ликвидации организации влечет за собой невнесение (отсрочку внесения) записи в ЕГРЮЛ о том, что организация находится в процессе ликвидации, или об исключении организации из ЕГРЮЛ (п. 2 ст. 20, п. 6 ст. 22 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г.). Однако этот отказ не отменяет самого основания для увольнения работников (решения о ликвидации организации).

В случае прекращения деятельности (закрытия) обособленного структурного подразделения организации необходимо уведомить налоговую инспекцию по месту нахождения головного отделения организации. Уведомление о ликвидации обособленного подразделения нужно представить в следующие сроки:
– в течение трех рабочих дней со дня принятия российской организацией решения о прекращении деятельности через филиал или представительство (закрытии филиала или представительства);
– в течение трех рабочих дней со дня прекращения деятельности российской организации через иное обособленное подразделение (закрытия иного обособленного подразделения).
Подтверждение: п. 6 ст. 6.1, пп. 3.1 п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ.

Вывод: повторно предупреждать работников о предстоящем расторжении трудового договора, если налоговая инспекция отказала в регистрации уведомления о ликвидации организации, не нужно.

4. Уведомление службы занятости населения о предстоящем увольнении работников в связи с ликвидацией организации

Уведомить о предстоящей ликвидации организации службу занятости населения необходимо в свободной письменной форме не менее чем за два месяца до расторжения трудовых договоров (см. Уведомление службы занятости населения в связи с ликвидацией организации).
В случае ликвидации обособленного структурного подразделения в другой местности необходимо письменно уведомить службу занятости населения по месту нахождения ликвидируемого подразделения о возможном увольнении работников подразделения.

На федеральном уровне форма сообщения (уведомления), направляемого в службу занятости населения не утверждена. Поэтому организация вправе уведомить службу занятости населения:

– по форме, утвержденной органом государственной власти субъекта РФ. Например, такие формы утверждены в отдельных субъектах РФ:

– Постановлением Правительства Самарской области № 184 от 14 апреля 2015 г.;
– Постановлением Правительства Ярославской области № 1426-п от 17 декабря 2012 г.;
– Постановлением Правительства Тюменской области № 396-п от 3 октября 2012 г.;

– или по форме, утвержденной центром занятости населения;

– или в свободной письменной форме, содержащей необходимые сведения, предусмотренные федеральным законом.

В сообщении (уведомлении), которое организация направляет в службу занятости населения, должны содержаться следующие сведения об увольняемых работниках: должность, профессия, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника.

В случае массового увольнения уведомлять службу занятости нужно не менее чем за три месяца по форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 99 от 5 февраля 1993 г. (Информация о массовом высвобождении работников). Кроме того, не менее чем за два месяца следует направить в службу занятости по утвержденной форме Сведения о высвобождаемых работниках.

Подтверждение: п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-1 от 19 апреля 1991 г., п. 1-2, 4-5 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 99 от 5 февраля 1993 г., письмо Роструда № ТЗ/5624-6-1 от 26 сентября 2016 г.

5. Оформление увольнения работников в связи с ликвидацией организации

По истечении срока предупреждения об увольнении нужно издать приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией организации (обособленного подразделения в другой местности). В данном случае целесообразно использовать форму приказа об увольнении сразу нескольких работников. С приказом нужно ознакомить работника под подпись. Если приказ невозможно довести до сведения работника (отсутствует, отказывается ознакомиться), на нем делается соответствующая запись.
Подтверждение: ч. 1-3 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

В день увольнения произвести окончательный расчет с работником.
Исключение: при увольнении в связи с ликвидацией совместителя сохранять за ним заработок на время трудоустройства не нужно. Совместитель считается трудоустроенным по основному месту работы.

Если работник с его письменного согласия увольняется в связи с ликвидацией организации до истечения двухмесячного срока предупреждения, ему выплачивается компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, которое осталось до истечения указанного срока.

Подтверждение: ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140, ч. 1 ст. 127, ч. 1-2 ст. 178, ст. 318 Трудового кодекса РФ.

В день увольнения выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Книжка выдается под подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При ликвидации обособленного подразделения в другой местности в трудовой книжке работника нужно сделать запись об увольнении в связи с ликвидацией этого подразделения (п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Если в день расторжения трудового договора работник отсутствует на работе, нужно направить ему по почте уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой (см. Уведомление работника с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте). С момента направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

Подтверждение: ч. 4-6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, п. 12, 36, 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.

Особенности расторжения трудового договора с работником, который включен в члены ликвидационной комиссии

Некоторые особенности имеются в случае увольнения в связи с ликвидацией организации работника, который включен в состав ликвидационной комиссии. Расторгать трудовой договор с таким работником нужно в общем порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ для увольнения работников в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81, ст. 180 Трудового кодекса РФ).

Поскольку члены ликвидационной комиссии должны оставаться в составе комиссии до окончания ликвидации, на практике уведомление об увольнении в связи с ликвидацией (см. Уведомление работника о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации) направляется им позже, чем всем остальным работникам. Однако нужно учитывать, что предупредить работников об увольнении в связи с ликвидацией следует не менее чем за два месяца до расторжения трудовых договоров (персонально и под подпись). Если по каким-либо причинам работодатель сокращает данный срок, он должен при увольнении выплатить работникам компенсацию в размере среднего заработка. Средний заработок исчисляется пропорционально времени, которое осталось до окончания срока предупреждения об увольнении. На такие действия следует получить письменное согласие работников.

Подтверждение: ч. 2-3 ст. 180 Трудового кодекса РФ.

В ситуации, когда члены ликвидационной комиссии увольняются позже, чем другие работники организации, есть опасность, что срок предупреждения об увольнении, установленный Трудовым кодексом РФ, будет нарушен. Вместе с тем для членов ликвидационной комиссии, а также для отдельных работников организации, которые выполняют свои обязанности по прекращению юридического лица, может быть сделано исключение. Крайним сроком их увольнения является дата внесения записи в ЕГРЮЛ. При этом повторного предупреждения об увольнении не требуется.
Подтверждение: письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-2877 от 28 апреля 2015 г.

6. Подача в Пенсионный фонд РФ сведений об уволенных работниках

Организации необходимо подать в Пенсионный фонд РФ сведения о работниках, уволенных в связи с ликвидацией организации. Сведения подаются в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в налоговую инспекцию документов для государственной регистрации ликвидации. Если организация ликвидируется в связи с банкротством, то сведения в Пенсионный фонд РФ нужно подать до представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего.
Подтверждение: п. 2 ст. 9, п. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Следует учесть, что обязанность извещать Пенсионный фонд РФ действует применительно к ликвидации только организации в целом. Раньше нужно было уведомлять и о закрытии обособленного подразделения в другой местности, но эта норма утратила силу с 1 января 2015 года (пп. "в" п. 17 ст. 5 Федерального закона № 188-ФЗ от 28 июня 2014 г.).

Особенности документооборота при ликвидации организации

Нередко в период работы организации заключается коллективный договор (ст. 40 Трудового кодекса РФ). Следует учесть, что он прекращает действие после окончания ликвидации. При этом в течение всего срока проведения ликвидации коллективный договор (см. Коллективный договор) сохраняет силу.
Подтверждение: ч. 8 ст. 43 Трудового кодекса РФ.

В отношении хранения документов организации после ее ликвидации нужно учесть следующее. После ликвидации (в т. ч. в случае банкротства) документы постоянного срока хранения и документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив, поскольку у ликвидируемой организации, как правило, нет правопреемника (он есть только при реорганизации и в других случаях, предусмотренных федеральными законами).
Документы нужно передавать в архив в упорядоченном состоянии. Подготовку документов для сдачи в государственный (муниципальный) архив должны организовать ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий, если организация ликвидируется в результате банкротства (ст. 127 Федерального закона № 127-ФЗ от 26 октября 2002 г.). Для хранения документов заключается договор между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным (муниципальным) архивом.
Подтверждение: п. 1 ст. 61, ст. 57-58 Гражданского кодекса РФ, п. 9.7, 9.7.2 Основных правил работы архивов, ч. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., п. 2.7 Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г., Информация Росархива от 23 сентября 2015 г.

Срок хранения документов по личному составу

Сроки хранения документов по личному составу зависят от того, когда закончены делопроизводством эти документы.

Документы по личному составу хранятся в течение следующих сроков:
– законченные делопроизводством до 1 января 2003 года – 75 лет;
– законченные делопроизводством после 1 января 2003 года – 50 лет.

По истечении указанных выше сроков хранения в отношении документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, проводится экспертиза ценности документов.

Если действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения документов по личному составу, то сроки хранения (50 лет и 75 лет) на такие документы не распространяются.

Подтверждение: ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.

Другие вопросы по теме