Как заполнять раздел 2 "Данные о физическом лице – получателе дохода" справки по форме 2-НДФЛ?

Заполнять нужно в порядке, предусмотренном в разд. IV Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. (в редакции Приказа ФНС России № ММВ-7-11/19 от 17 января 2018 г.). А именно:

– в поле "ИНН в Российской Федерации" указывается ИНН работника на основании документа, подтверждающего постановку гражданина на налоговый учет. При этом в отношении обязательности заполнения данного реквизита сложилась неоднозначная ситуация.

В Порядке заполнения формы предусмотрено, что если ИНН у получателя дохода отсутствует, то данное поле не заполняется (абз. 2 разд. IV Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г.).

Мнение ФНС России в письме № 11-2-06/0733 от 23 ноября 2015 г.: при представлении справки 2-НДФЛ в электронной форме, заполненной на гражданина России (в реквизите "Гражданство (код страны)" стоит код "643"), в поле "ИНН в Российской Федерации" указание данных об ИНН обязательно. В отсутствие этой информации справка не считается представленной (прошедшей форматный контроль) и возвращается для повторной подготовки. Если в результате внесения уточнений справка 2-НДФЛ будет представлена в налоговую инспекцию с опозданием, это послужит основанием для привлечения налогового агента к ответственности.

Мнение ФНС России в письмах № ПА-4-11/15942 от 17 августа 2018 г., № БС-4-11/17753 от 6 сентября 2017 г., № БС-4-11/2224 от 11 февраля 2016 г., № БС-4-11/1584 от 3 февраля 2016 г., № БС-4-11/1068 от 27 января 2016 г. (в части обязательного указания ИНН при наличии кода страны "643"): с целью исключения приема от налогового агента справок с заведомо недостоверными данными устанавливаются дополнительные правила контроля за содержанием реквизитов. В том числе путем проверки на наличие обязательного заполнения поля "ИНН в Российской Федерации" при реквизите "Гражданство (код страны)", равном "643".
Результатом данного контроля является формирование протокола приема сведений о доходах физических лиц с типом сообщения налоговому агенту вида "Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России". Указание некорректного ИНН является основанием для применения мер ответственности в соответствии со ст. 126.1 Налогового кодекса РФ. При этом при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля сведения о доходах считаются прошедшими контроль и подлежат приему;

Несмотря на то, что, исходя из разъяснений контролирующего ведомства, отсутствие ИНН гражданина (получателя дохода) в справке не является причиной для отказа в ее принятии, лучше указать эти данные при сдаче справки как в электронной форме, так и на бумаге. Аналогичный вывод усматривается и в письме ФНС России № ГД-2-14/562 от 22 марта 2018 г., в котором налоговая служба недвусмысленно дает понять, что ИНН должен быть обязательно, поскольку учет граждан в налоговой инспекции без присвоения ИНН законодательством РФ о налогах и сборах не предусмотрен.

При отсутствии информации об ИНН получателя дохода или сомнении в ней целесообразно принимать меры по его установлению (в т. ч. при приеме на работу новых работников) или актуализации. Если свидетельство с ИНН у гражданина отсутствует, получить его он может в своей налоговой инспекции. Также информация об ИНН физического лица может быть получена (актуализирована), в том числе работодателем, путем использования сервиса "Узнать ИНН", размещенного на сайте ФНС России, где нужно ввести паспортные данные гражданина (письма ФНС России № ГД-2-14/562 от 22 марта 2018 г., № БС-4-11/17753 от 6 сентября 2017 г., № БС-4-11/22148 от 17 декабря 2015 г.).

При этом, исходя из разъяснений контролирующих ведомств, указание недостоверного ИНН в электронном отчете (например, чужого ИНН) или представление отчета без ИНН при его наличии может привести к затребованию пояснений у налогового агента и привлечению его к ответственности по ст. 126.1 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России № 03-04-06/22325 от 18 апреля 2016 г., ФНС России № БС-4-11/17753 от 6 сентября 2017 г., № БС-4-11/13012 от 19 июля 2016 г., № БС-4-11/2224 от 11 февраля 2016 г., № БС-4-11/22148 от 17 декабря 2015 г., № 11-2-06/0733 от 23 ноября 2015 г.).

– в поле "ИНН в стране гражданства" указывается ИНН (или его аналог) работника в стране гражданства для иностранных лиц при наличии информации у налогового агента (работодателя);

– в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество" указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника. Заполняются данные сведения без сокращений на основании документа, удостоверяющего личность (например, паспорта). Если работник – иностранный гражданин, то допускается внесение информации буквами латинского алфавита;

– в поле "Статус налогоплательщика" указывается код статуса работника:

– "1" – для резидентов (за исключением тех, в отношении которых действует код "6");
– "2" – для нерезидентов (за исключением тех, в отношении которых действуют коды статуса "3" – "6").

То есть в общем случае указывается та цифра, которая соответствует налоговому статусу гражданина на конец года, за который подается справка. При этом определение статуса гражданина производится в общем порядке по итогам налогового периода независимо от применяемой ставки. Например, право на применение ставки 13 процентов по НДФЛ в отношении трудовых доходов граждан из государств – членов ЕАЭС не является основанием для признания их резидентами. Если такие работники в течение 12-месячного периода находились на территории России менее 183 календарных дней, то в справке 2-НДФЛ необходимо указывать код "2" (нерезидент).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/46690 от 21 июля 2017 г., ФНС России № БС-3-11/1099 от 16 марта 2016 г., № БС-4-11/4272 от 15 марта 2016 г.;

– "3" – для нерезидентов, которые признаются высококвалифицированными специалистами;
– "4" – для нерезидентов – участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (членов экипажей судов, плавающих под Государственным флагом РФ);
– "5" – для нерезидентов – иностранных граждан (лиц без гражданства), которые признаны беженцами или получили временное убежище на территории России;
– "6" – для иностранных граждан, которые занимаются трудовой деятельностью по найму в России на основании патента, независимо от их статуса (резидент или нерезидент) (письмо УФНС России по г. Москве № 20-15/014898 от 16 февраля 2016 г.). При этом гражданам государств – членов ЕАЭС для работы в России не нужно получать патент;

– в поле "Дата рождения" указывается дата рождения работника (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами (например, "27.02.1975", где "27" – число, "02" – месяц, "1975" – год рождения);

– в поле "Гражданство (код страны)" указывается гражданство работника путем проставления числового кода страны, гражданином которой он является. Этот код вносится на основании Общероссийского классификатора стран мира, утв. Постановлением Госстандарта России № 529-ст от 14 декабря 2001 г. (например, для граждан России указывается код "643"). В случае отсутствия у работника гражданства в данном поле указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность;

– в поле "Код документа, удостоверяющего личность" в соответствии со справочником "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", содержащемся в приложении № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г., указывается код документа, удостоверяющего личность (например, для паспорта гражданина России проставляется код "21");

– в поле "Серия и номер" указываются реквизиты (серия и номер) документа, удостоверяющего личность работника. При этом знак "№" не проставляется.

Проверить действительность паспорта можно через специальный сервис, размещенный на сайте МВД России.

Справки по форме 2-НДФЛ, заполненные в соответствии с вышеуказанными требованиями на основании действующего документа (в частности, паспорта), подтверждающего данные о гражданине, при отсутствии иных нарушений форматного контроля считаются прошедшими форматный контроль и подлежат приему в полном объеме.
В случае, если у гражданина (работника) произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию, уточненную справку по форме 2-НДФЛ об изменении персональных данных этого гражданина представлять не следует. При этом самому гражданину по его заявлению может быть выдана справка с учетом внесенных в персональные данные изменений. Кроме того, справку с обновленными сведениями о получателе дохода нужно представить, если возникает необходимость в представлении уточненной справки 2-НДФЛ по иным причинам (при изменении персональных данных на момент формирования корректирующей справки).
Подтверждение: письма ФНС России № ГД-4-11/5667 от 27 марта 2018 г., № ГД-4-11/26889 от 29 декабря 2017 г., № БС-4-11/20817 от 1 ноября 2016 г.