Эксперт онлайн
×
Борисенко Ольга
Эксперт «Моё дело»
Экспертное заключение

Как подготовиться к проверке соблюдения норм трудового законодательства

В ходе проверок инспекторы труда проверяют наличие у работодателя обязательных кадровых документов (локальных нормативных актов (при их наличии у работодателя), трудовых договоров), правильность их ведения, сроки составления и утверждения. Чтобы избежать привлечения к ответственности, работодателю рекомендуется до проведения проверки трудовой инспекции проверить на наличие ошибок свою внутреннюю документацию и привести ее в соответствие с требованиями законодательства.
Следует учесть, что до 2030 года нет плановых, а в 2024 году и внеплановых проверок трудовой инспекции. Но есть исключения.

При проверках применяется риск-ориентированный подход. В частности, периодичность проведения плановых проверок зависит от того, к какой категории риска относится работодатель. Плановые выездные проверки соблюдения трудового законодательства проводятся у работодателей с категорией:
– высокого риска – один раз в два года;
– значительного риска – один раз в три года;
– среднего риска – один раз в пять лет;
– умеренного риска – один раз в шесть лет;
– низкого риска – не проводятся вовсе.
Подтверждение: п. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 1230 от 21 июля 2021 г.

Определить свою категорию риска работодатель может на официальном сайте Роструда, где опубликованы соответствующие перечни:
Перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории высокого риска;
Перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории значительного риска;
Перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории среднего риска;
Перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категории умеренного риска.

1. Подготовка к проверке соблюдения норм трудового законодательства

Подготовиться к проверке можно следующими способами:

1. Провести внутренний аудит кадровой документации.

Работодателю целесообразно заранее провести внутренний аудит (аудит кадровой документации). Внутренний аудит кадровой документации проводится в порядке, установленном локальным нормативным актом работодателя (см., например, Положение о проведении кадрового аудита).
Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ.

2. Провести самопроверку.

Работодатель может провести самопроверку соблюдения норм трудового законодательства с помощью следующих ресурсов, рекомендаций и нормативно-правовых актов:

– проверочных листов, утв. Приказом Роструда № 20 от 1 февраля 2022 г., которые используются государственными инспекторами труда при проведении проверок соблюдения норм трудового законодательства;

– электронного ресурса Роструда "Онлайнинспекция.рф" (сервис "Электронный инспектор"). Заполнив проверочные листы, в которых содержится список определенных критериев, работодатель сможет самостоятельно оценить соответствие реального положения дел в организации требованиям трудового законодательства. После прохождения самопроверки система выдает заключение об отсутствии или о наличии нарушений, правовое обоснование, инструкции по устранению выявленных нарушений. Следует учесть, что работодателям по итогам прохождения самопроверки не предоставляется каких-либо преимуществ (например, отсрочки или отмены плановой проверки) (письмо Роструда № 1470-4-3 от 31 августа 2020 г.);

– электронного сервиса Роструда "Проверь трудовой договор!". Работодатели могут воспользоваться им для оценки трудовых договоров, заключаемых с работниками, на предмет соответствия их требованиям трудового законодательства (информация Роструда от 19 октября 2016 г.);

Методических рекомендаций, приведенных в письме Роструда № 837-ТЗ от 7 марта 2018 г. Внутренний контроль (самоконтроль) – это добровольная оценка работодателем соответствия своей деятельности обязательным требованиям трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, посредством организационных мер, процедур, инструментов. Внутренний контроль проводится ежегодно на основании локального нормативного акта работодателя;

Перечня типовых нарушений обязательных требований с их классификацией (дифференциацией) по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений, утв. Рострудом 25 декабря 2017 г.;

Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утв. Приказом Роструда № 253 от 11 ноября 2022 г. Это сборник рекомендаций по применению норм Трудового кодекса РФ, сформированный на основании материалов с электронного ресурса Роструда "Онлайнинспекция.рф". В руководстве собраны советы, которые помогут работодателям избежать ошибок при приеме, переводе, увольнении, учете рабочего времени, предоставлении работникам гарантий и компенсаций и в других случаях.

2. Типичные ошибки и способы их исправления

2.1. Применение локальных нормативных актов

У работодателя нет Правил внутреннего трудового распорядка или они приняты с нарушениями трудового законодательства (если работодатель обязан утверждать такие Правила)

Работодатель по общему правилу обязан разработать и утвердить Правила внутреннего трудового распорядка (см. Правила внутреннего трудового распорядка). Отсутствие этого документа является нарушением, за которое организация или индивидуальный предприниматель могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. При утверждении Правил необходимо учитывать мнение представительного органа работников (при его наличии в организации), например профсоюза.
Подтверждение: ч. 3-4 ст. 189, ст. 190, 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.

Исключения предусмотрены трудовым законодательством для следующих категорий работодателей:

микропредприятий (организаций, индивидуальных предпринимателей), которые отказались полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (в т. ч. Правил внутреннего трудового распорядка). В этом случае работодатель должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (в т. ч. Правилами внутреннего трудового распорядка) (см., например, Трудовой договор по типовой форме с работодателем, который является микропредприятием) (ст. 309.2 Трудового кодекса РФ);

– работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Судебная практика также подтверждает незаконность ситуации, когда у работодателя отсутствуют Правила внутреннего трудового распорядка, если работодатель обязан утверждать их (см., например, Решение Московского городского суда № 7-0488 от 14 марта 2012 г.).

При разработке и утверждении Правил внутреннего трудового распорядка, если работодатель обязан утверждать их, следует учитывать, что трудовое законодательство устанавливает перечень базовых положений, которые должны обязательно содержаться в данном локальном акте (ч. 4 ст. 189 Трудового кодекса РФ). Если какие-то из них будут упущены, это также может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Так, в Правилах внутреннего трудового распорядка необходимо закрепить дни выплаты зарплаты, общие для всех работников дни еженедельного отдыха (при пятидневной рабочей неделе это, как правило, суббота и воскресенье), ответственность работодателя перед работниками (материальную, дисциплинарную ответственность руководителя, административную).

Работники не ознакомлены с локальными нормативными актами работодателя (при их наличии у работодателя)

Работодатель по общему правилу обязан знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, как при приеме на работу, так и в процессе трудовой деятельности (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ). Если это не было сделано, необходимо в сжатые сроки организовать ознакомление работников с локальными нормативными актами. Исключение – случаи, когда работодатель не обязан утверждать локальные нормативные акты и, соответственно, у него не возникает обязанность по ознакомлению работников с ними.

Сведения об ознакомлении и подпись работника могут ставиться:
– на листе ознакомления с конкретным локальным нормативным актом (такой лист подшивается или подклеивается к самому локальному нормативном акту);
– в журнале ознакомления с локальными нормативными актами (см., например, Журнал ознакомления с локальными актами организации);
– на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя. Например, на нем можно оформить такую надпись: "С Правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора ознакомлен".

Если работник не желает ознакомиться с локальными нормативными актами, отказ целесообразно оформить письменно, например, в виде акта (см. Акт об отказе работника от ознакомления с локальным нормативным актом). Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции. Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным нормативным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не ознакомили.

Договоры о полной материальной ответственности заключаются со всеми работниками

Договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с некоторыми категориями работников, а именно – с материально ответственными лицами, которые непосредственно обслуживают денежные и (или) товарные ценности. Например, указанные договоры нельзя заключать с бухгалтерами, если они не выполняют обязанности кассиров, а также с водителями об ответственности за служебный автомобиль. Тем более недопустимо заключать договоры о полной материальной ответственности со всеми работниками без исключения.
Подтверждение: ст. 244 Трудового кодекса РФ, Постановление Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 г., письмо Роструда № 1746-6-1 от 19 октября 2006 г.

Это подтверждает и судебная практика (см., например, определения Верховного суда РФ № 18-В09-72 от 19 ноября 2009 г., Московского городского суда № 33-19538 от 24 июня 2011 г., Приморского краевого суда № 33-2124 от 29 марта 2010 г.).

Из самих форм таких договоров следует, что их расторжение возможно по письменному соглашению сторон. То есть работодателю и работникам необходимо заключить соглашение о расторжении договора о полной материальной ответственности в свободной форме, если он заключен неправомерно (см. Соглашение о расторжении договора о материальной ответственности).

На локальном уровне применяется система штрафов за дисциплинарные проступки

Установление системы штрафов за дисциплинарные проступки является нарушением трудового законодательства в любом случае, и исправить такую ошибку можно только путем полной отмены указанной системы (ч. 3 ст. 192 Трудового кодекса РФ). Судебная практика также подтверждает незаконность штрафов (см., например, Определение Московского городского суда № 33-18087 от 17 июня 2010 г.).

В целях устранения ошибки нужно внести изменения в локальные нормативные акты, где прописаны соответствующие положения, признав такие нормы утратившими силу. Не следует произвольно утверждать и использовать виды дисциплинарных взысканий, не предусмотренные законодательством. Исключение составляют случаи, когда на работника распространяется действие федеральных законов, уставов и положений о дисциплине, которыми предусмотрены иные виды дисциплинарной ответственности, применяемые к отдельным категориям работников (например, ст. 4 Федерального закона № 35-ФЗ от 8 марта 2011 г.).

Часть вознаграждения за труд, выплачиваемого работникам (премии, бонусы), можно поставить в зависимость от соблюдения трудовой дисциплины законным способом. Для этого нужно пересмотреть систему премирования работников и установить правила снижения или невыплаты премии за невыполнение определенных показателей премирования (например, установить, что премия выплачивается в полном размере только при отсутствии у работника в течение премиального периода дисциплинарных взысканий).


2.2. Вознаграждение за труд

Зарплата работникам выплачивается реже чем каждые полмесяца, при условии, что месяц отработан полностью

Это является нарушением трудового законодательства даже в случае, если работники подали письменные заявления с просьбой выплачивать им зарплату один раз в месяц. Зарплату нужно выплачивать в сроки, установленные работодателем. Они могут быть определены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре и (или) трудовых договорах с работниками.
Подтверждение: ч. 6-7 ст. 136 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № ПГ/6310-6-1 от 20 июня 2014 г.

Следует учитывать, что сроки выплаты зарплаты распространяются и на ее составные части – доплаты, надбавки, премии, а также на ежемесячное пособие по уходу за ребенком.
Подтверждение: ч. 1 ст. 129, ч. 1 ст. 256 Трудового кодекса РФ, ч. 1 ст. 15, ч. 8 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г., п. 53 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 668н от 29 сентября 2020 г.

Необходимо установить сроки выплаты зарплаты не реже двух раз в месяц (можно чаще). Для этого потребуется внести дополнения в следующие документы (в один вид документов или во все перечисленные):
Правила внутреннего трудового распорядка;
Коллективный договор (при его наличии у работодателя);
трудовые договоры с работниками.

Не следует допускать ситуации, когда зарплата выплачивается:
– один раз в месяц или у работодателя отсутствует документальное подтверждение того, что выплата производится не реже, чем каждые полмесяца, даже если фактически это так;
– за первую половину месяца (аванс) в размере ниже тарифной ставки, оклада работника за отработанное время (выполненную работу) (т.е. ниже минимального размера);
– в части, приходящейся на аванс за первую половину месяца, следующего за месяцем ее начисления (т.е. когда авансом оплачивается еще фактически не отработанное время в следующем месяце).

У работодателя не разработан порядок индексации зарплаты

В соответствии с требованиями ст. 134 Трудового кодекса РФ работодатель обязан проводить индексацию зарплаты, то есть повышение ее уровня в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. Индексация представляет собой государственную гарантию по оплате труда работников. Поэтому она является обязательной для всех работодателей и должна обеспечиваться всем гражданам, работающим по трудовым договорам (Определение Конституционного суда РФ № 2618-О от 19 ноября 2015 г., п. 2 Определения Конституционного суда РФ № 1707-О от 17 июля 2014 г., п. 2 Определения Конституционного суда РФ № 913-О-О от 17 июня 2010 г.).

Если в локальных нормативных актах работодателя или в коллективном договоре (при его наличии) не предусмотрен порядок индексации зарплаты, в них необходимо внести соответствующие изменения (дополнения) (письмо Роструда № 1073-6-1 от 19 апреля 2010 г.).

2.3. Трудовые договоры

С работниками заключаются срочные трудовые договоры без оснований, предусмотренных трудовым законодательством

По общему правилу трудовые договоры с работниками заключаются на неопределенный срок (ч. 1 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Срочный трудовой договор в обязательном порядке заключается только в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения (ч. 2 ст. 58 Трудового кодекса РФ). В определенных ситуациях срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.
Подтверждение: ст. 58, 59 Трудового кодекса РФ.

Судебная практика подтверждает незаконность заключения с работниками срочных трудовых договоров при отсутствии оснований (см., например, определения Московского городского суда № 33-13301 от 6 мая 2011 г., № 33-38560/10 от 10 декабря 2010 г., Московского областного суда № 33-19435 от 14 октября 2010 г.).

Чтобы исправить такую ошибку, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором изменить условие о сроке (указать, что с работником заключен трудовой договор на неопределенный срок).

Работнику на время испытательного срока устанавливается оклад в меньшем размере, чем это предусмотрено по должности

В период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов (ч. 3 ст. 70 Трудового кодекса РФ). Незаконность установления работнику зарплаты (оклада) в меньшем размере на период испытательного срока подтверждает и судебная практика (см., например, Определение Московского городского суда № 11-13388 от 10 июля 2012 г.). Оклад работнику нужно установить в размере, который предусмотрен по этой должности штатным расписанием работодателя. В целях устранения ошибки следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором предусмотреть правильный размер оклада по занимаемой должности.

Если на период испытания работнику нужно установить должностной оклад в меньшем размере, можно предусмотреть в штатном расписании градацию по должности (например, специалист, ведущий специалист, главный специалист) с соответствующим размером оклада. В этом случае работодатель может на законных основаниях принять работника на должность специалиста, а по окончании срока испытания перевести его на вышестоящую должность с большим окладом (при условии успешного прохождения испытания).


Содержание и оформление трудового договора не соответствует законодательству

В данную группу нарушений входит целый ряд неточностей, которые работодатели допускают при заключении трудовых договоров. При этом нарушаются положения ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, в которой перечислены обязательные условия трудового договора. Так, распространенной ошибкой является отсутствие в трудовом договоре:
места работы;
размера зарплаты;
характеристики условий труда на рабочем месте;
положений о социальном страховании работника;
подписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Нарушения, касающиеся содержания договора, можно исправить путем заключения дополнительного соглашения, которым по согласованию с работником неправильные положения исключить из текста договора или пересмотреть (ст. 72 Трудового кодекса РФ). Что касается отсутствующих подписей, то работника нужно попросить расписаться на экземпляре работодателя за получение своего экземпляра трудового договора. В дальнейшем с этой целью можно ввести в форму договора специальные строки (графы) для такой подписи с установленным текстом, например: "Экземпляр трудового договора от ... № ... на руки получил".

2.4. Оформление кадровых документов

Установлены "вилки" окладов в штатном расписании

"Вилкой" называется такое установление оклада по должности (профессии), при котором в штатном расписании указывается не единственная сумма, а максимальная и минимальная суммы (например, "30 000 – 45 000 руб."). На практике это означает дифференциацию по усмотрению работодателя размера оплаты труда разных работников с одинаковым наименованием должности (профессии) в зависимости от их индивидуальных деловых качеств, трудоспособности или иных характеристик. То есть, например, одному бухгалтеру работодатель платит 30 000 руб., а другому – 45 000 руб. Это является нарушением.

Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда. Поэтому у работников с одинаковыми наименованиями должностей не может быть разных размеров окладов.
Подтверждение: абз. 6 ч. 2 ст. 22, ст. 132 Трудового кодекса РФ.

В целях дифференциации зарплаты работников, занимающих одну и ту же должность, с учетом их опыта, квалификации, количества и качества выполняемой работы работодатель:

– вправе (а в ряде случаев обязан) предусмотреть квалификационный (тарифный) разряд для работников определенной должности. Однако для этого работодателю необходимо установить систему оплаты труда, которая основана на тарифной системе дифференциации зарплаты работников различных категорий;

– вправе предусмотреть соответствующие надбавки и доплаты к окладу. В результате оклады таких работников будут одинаковые, а размер зарплаты будет регулироваться такими надбавками и доплатами. Кроме того, работодатель в штатном расписании может предусмотреть для работников разные должности (например, юрисконсульт, старший юрисконсульт, главный юрисконсульт), а в трудовых договорах (должностных инструкциях) указать разные обязанности.


Подтверждение: письма Роструда № 1111-6-1 от 27 апреля 2011 г., № 2607-6-1 от 24 ноября 2008 г.

В табеле учета рабочего времени указываются недостоверные сведения

Довольно часто при проверках выявляется, что отметки в табеле учета рабочего времени не соответствуют реальному режиму труда и отдыха работника. Например, работник трудится в сменном режиме, а в табеле показана работа при пятидневной рабочей неделе и восьмичасовом дне. Бывает, что в табеле не отмечается сверхурочная работа, работа в выходные и праздники, ночная смена, не табелируется работа по совместительству. Между тем работодатель обязан вести точный учет времени, отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ).
Исправить такую ошибку можно путем проверки правильности ведения табельного учета и внесение в табели корректных обозначений.

Кроме того, на практике распространены, например, следующие нарушения:
работникам оформляют отпуска без сохранения зарплаты на неопределенный срок по инициативе работодателя;
работникам снижают зарплату по инициативе работодателя в связи с тяжелым финансовым положением организации;
отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них или она не заверена надлежащим образом;
отсутствует (не утвержден) график отпусков или не соблюдается срок его утверждения;
у работников накапливаются неиспользованные отпуска в течение нескольких лет и другие нарушения.

Перечисленные нарушения трудового законодательства чаще всего выявляются государственными инспекторами труда при проведении плановых и внеплановых проверок работодателей. Поэтому при выявлении в ходе внутреннего аудита таких нарушений их необходимо исправить в кратчайшие сроки (до начала проведения проверки).


Другие вопросы по теме

Проверки соблюдения трудового законодательства 20
Виды кадровых документов 2
Организация службы охраны труда 1