В каком порядке проводить экспертизу ценности документов?

Проводить нужно ежегодно в следующем порядке:

1. Создать экспертную комиссию (ЭК) для проведения экспертизы ценности документов. Если организация имеет сложную структуру и (или) подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации. Приказ составляется в свободной форме, поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена (см. Приказ о создании экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов). Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек. В ее состав включаются:
– руководитель архива или работник, ответственный за архив;
– наиболее квалифицированные работники организации;
– представитель архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования (если организация имеет подведомственную сеть).

Председателем экспертной комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива (например, руководитель кадровой службы, канцелярии и т.п.). Председатель решает следующие задачи:
– планирует и организует работу комиссии;
– подписывает протоколы заседаний комиссии;
– руководит повседневной деятельностью комиссии;
– готовит и проводит заседания комиссии;
– распределяет обязанности между членами комиссии.

Вопросы организации деятельности экспертной комиссии целесообразно урегулировать локальным нормативным актом работодателя (например, положением) (ст. 8 Трудового кодекса РФ). При разработке такого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии организации, утв. Приказом Росархива № 43 от 11 апреля 2018 г.

Подтверждение: п. 14, 18-19 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., п. 2.2.2-2.2.4, 2.2.6, 2.3.1 Основных правил работы архивов.

2. Процедура экспертизы – это процесс изучения документов организации на основании критериев их ценности, чтобы определить сроки хранения документов и организовать их отбор на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:
– действующего законодательства и иных нормативных правовых актов РФ в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
– типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Экспертиза ценности документов в организации проводится с целью:
– отбора документов для включения в состав Архивного фонда РФ;
– выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
При этом экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещено.

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на четырех стадиях делопроизводства:
– при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел. Номенклатура дел нужна для того, чтобы экспертная комиссия могла проверить, правильно ли она определила сроки хранения документов и дел;
– при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив организации;
– при отборе и подготовке дел, электронных документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив;
– при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Подтверждение: п. 2.2.4, 2.3.2 Основных правил работы архивов, п. 14, 16-17, 22 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится:
– отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
– отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
– выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
– проверка качества и полноты номенклатуры дел организации;
– проверка правильности определения сроков хранения дел.
Подтверждение: п. 2.3.2 Основных правил работы архивов.

Экспертизу ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения комиссия проводит методом полистного просмотра дел (для электронных документов – подокументного осмотра). При этом нельзя отбирать документы для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" ("экспертно-проверочная комиссия") экспертная комиссия должна просматривать, чтобы определить и выделить из их состава документы, которые должны храниться постоянно. Если такие дела содержат документы постоянного хранения, их нужно переформировать. Документы постоянного хранения, которые выделены из состава дел, следует присоединить к однородным делам или оформить в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, в которых остались документы временного хранения, нужно определить по перечню документов с указанием сроков их хранения (Перечень, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г.) или по номенклатуре дел организации.
После завершения экспертизы ценности документов вновь сформированные дела нужно подшить.
Подтверждение: п. 23-30 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., п. 2.3.3 Основных правил работы архивов.

3. Экспертная комиссия оформляет результаты экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности в архиве либо структурных подразделениях организации составляются следующие документы:
– описи дел структурного подразделения постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 7 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. (для документов на бумажных носителях);
– описи дел структурного подразделения постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 8 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. (для электронных дел, документов).

Работник архива составляет следующие описи дел, документов, в том числе электронных (на основании описей дел, документов, описей электронных документов структурных подразделений):
– описи дел постоянного хранения по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 9 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. (для документов на бумажных носителях);
– описи дел по личному составу по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 10 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.;
– описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 11 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.;
– описи электронных документов по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 12 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

Дела и документы с истекшими сроками хранения уничтожаются в установленном порядке.