По какой форме (с каким реквизитами) составлять первичные учетные документы коммерческим организациям?

Составлять нужно по формам, утвержденным руководителем организации для целей использования в качестве первичных учетных документов и содержащим все обязательные реквизиты. Исключение – документы, для которых применение унифицированных форм установлено нормативно-правовыми актами, не относящимися к сфере бухучета.

С 2013 года законодательство о бухучете больше не содержит требования об обязательном составлении первичных документов по унифицированной форме (при ее наличии).

Формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель организации по представлению главного бухгалтера или иного должностного лица, которое ведет в организации бухучет (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.). Они являются одним из основных элементов учетной политики организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

При этом используемые организацией первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
– наименование документа;
– дату составления документа;
– наименование организации, составившей документ;
– содержание факта хозяйственной жизни (сделки, операции, события, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат и (или) движение денежных средств);
– величину измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единицы измерения);
– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку (операцию) и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, или же наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) только за правильность оформления свершившегося события;
– личные подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц).
Подтверждение: п. 8 ст. 3, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Руководитель организации определяет перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (письмо Минфина России № 07-01-06/37273 от 10 сентября 2013 г., Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г.).

При разработке первичных документов организация может:
– разработать самостоятельно собственную форму, в том числе взять за основу для разработки шаблона унифицированные формы, удалив ненужные реквизиты или дополнив необходимыми;
– продолжить использовать установленные формы унифицированных первичных документов (при условии, что они содержат все необходимые реквизиты).

В зависимости от того, какие формы решит применять организация, можно либо определить собственный порядок их заполнения, либо руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм (если утвердит их для применения). Если организация разработает собственные формы и порядок их заполнения, то при оформлении необходимо следовать им. Если же примет решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов – следует применять порядок заполнения, отвечающий требованиям указаний к ним.

Первичные учетные документы можно составлять разными способами: как на бумажных носителях, так и в электронном виде с применением электронной подписи (ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).

Следует учитывать, что некоторые нормативно-правовые акты, не относящиеся к сфере бухучета, предписывают для оформления операций использовать:

1) унифицированные формы документов. На такие ситуации не распространяется правило о составлении документов в свободной форме с указанием реквизитов, поименованных в ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Например, обязательна к составлению при перевозке грузов автотранспортом транспортная накладная по форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.
Безналичные расчеты следует оформлять расчетными документами, форма которых утверждается банковским законодательством (в частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.).
Кассовые операции следует оформлять документами, предусмотренными в Положении о порядке ведения кассовых операций (в частности, расчетно-платежной ведомостью по форме № Т-49, расходным кассовым ордером по форме № КО-2);

2) документ с определенным названием (при этом требование составлять его по определенной форме отсутствует). В таких ситуациях организация может использовать унифицированную форму документа, которая применялась до 2013 года в таких случаях, или же разработать собственные формы, содержащие как реквизиты, поименованные в ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., так и требуемое наименование документа. Например, товарно-транспортная накладная в обязательном порядке должна составляться при осуществлении операций по обороту алкогольной продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона № 171-ФЗ от 22 ноября 1995 г.).

Подтверждение: Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г.

Другие вопросы по теме