Вправе организация подтверждать расходы копиями первичных документов?

Вправе подтверждать, если копии документов заверены надлежащим образом.

Каждая сделка, событие, операция, а также финансовый результат деятельности и (или) движения денежных средств организации должны быть подтверждены первичными учетными документами (п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).

Законодательством о бухучете прямо не предусмотрена возможность подтверждать произведенные расходы копиями первичных документов.
Федеральным законом № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. определен только один случай, когда копии первичных документов включаются в состав документов бухучета. К нему относится изъятие документов (например, для целей использования их при проведении налоговых проверок или в рамках производства по административным правонарушениям) (ч. 8 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).

Мнение Минфина России: если оригиналы документов, подтверждающих понесенные расходы, отсутствуют (например, переданы в арбитражный суд), организация вправе представить надлежащим образом заверенные копии таких документов.
Подтверждение: письмо № 03-03-06/1/15 от 20 января 2011 г. (в части порядка подтверждения расходов копиями первичных документов, оформленных в соответствии положениями прежнего законодательства о бухучете) – его выводы верны и в настоящее время в условиях применения положений Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Вывод: организация может подтверждать свои расходы копиями первичных документов, заверенными надлежащим образом.