Какими документами подтверждать понесенные расходы?

Подтверждать можно документами:
– оформленными в соответствии с законодательством (например, первичными учетными документами, УПД (УКД) (в т. ч. по рекомендательным формам));
– оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы (например, инвойсами);
– косвенно подтверждающими произведенные расходы (например, приказом о командировке, проездными документами и т.п.).

Документы, подтверждающие понесенные расходы, могут быть составлены:
– на бумажном носителе и заверены личными подписями уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов;
– и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, при соблюдении определенных условий.

Документы, заверенные факсимильной подписью, электронной копией подписи либо подписью, воспроизведенной иным образом, не могут выступать как оправдательные в целях налогового учета (письма Минфина России № 03-11-11/45946 от 10 июня 2021 г., № 03-03-06/1/81951 от 8 декабря 2017 г., № 03-03-06/20808 от 13 апреля 2015 г.).

Кроме того, для целей документального подтверждения понесенных расходов организация вправе применять надлежащим образом заверенные копии таких документов (письмо Минфина России № 03-11-11/28986 от 22 апреля 2019 г. – его выводы верны и в отношении документального подтверждения расходов организациями на ОСНО).

Мнение Минфина России: кассовый чек является документом, который подтверждает факт расчетов (абз. 12 ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г.), но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Соответственно, подтвердить расходы одним кассовым чеком организация не вправе. Однако если чек ККТ будет содержать дополнительные реквизиты, которые позволяют идентифицировать факт хозяйственной деятельности, то он может применяться в качестве подтверждающего первичного документа.
Подтверждение: письма № 03-03-07/74934 от 30 сентября 2019 г., № 03-03-06/1/32212 от 30 апреля 2019 г., № 03-03-06/1/10344 от 18 февраля 2019 г.

Если документы составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский язык.

При этом не являются основанием для отказа в принятии расходов при расчете налога на прибыль ошибки в подтверждающих документах, которые не препятствуют налоговым инспекторам при проверке идентифицировать следующие сведения:
– продавца (исполнителя) и покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения.

Подтверждение: абз. 4 п. 1 ст. 252, ст. 313 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-03-06/1/82673 от 16 ноября 2018 г., № 03-07-11/21095 от 13 апреля 2016 г., № 03-03-10/4547 от 4 февраля 2015 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № ГД-4-3/2104 от 12 февраля 2015 г.).

Мнение ФНС России: налоговая инспекция не вправе "снять" расходы по работам (услугам), которые были выполнены и приняты в соответствии с первичными документами (например, актом) до момента заключения договора на их выполнение (оказание). Однако такой вариант возможен при условии, что сам договор содержит условие о том, что его положения распространяются на отношения, которые являются предметом договора и возникли ранее (т.е. до заключения договора) (п. 2 ст. 425 Гражданского кодекса РФ).
Подтверждение: письмо № СД-4-3/18888 от 6 октября 2016 г.

Кроме того, налоговая инспекция не вправе отказать организации в признании расходов при отсутствии печати на первичном документе, если ее проставление формой документа не предусмотрено (письма Минфина России № 03-01-10/45390 от 6 августа 2015 г., ФНС России № СД-4-3/105 от 13 января 2016 г.).

Вывод: налоговое законодательство практически не ограничивает налогоплательщика в вопросе о том, какими документами подтверждать правомерность учета расходов (письмо Минфина России № 03-03-06/1/37206 от 24 апреля 2023 г.). Однако это не значит, что для этого можно использовать любой документ. Требования к оформлению документов могут содержать и смежные отрасли права.

Вышеизложенные правила относятся также к документальному подтверждению расходов при УСН (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Внимание: документы (в т. ч. по расходам) нужно хранить независимо от применяемого объекта налогообложения ("доходы" или "доходы минус расходы"), в том числе для бухгалтерского, налогового учета, выполнения иных обязанностей, вмененных налоговым законодательством (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ, ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо ФНС России № ЗГ-2-2/1090 от 23 июля 2021 г.).