По какой форме составлять приказ о прекращении трудового договора с работником?

Составлять нужно по форме, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации.

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять, в том числе приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных унифицированных форм первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит их для применения).

Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником нужно составить:
– по форме № Т-8 – для увольнения одного работника (см. Образец);
– по форме № Т-8а – для увольнения сразу нескольких работников (см. Образец).

В качестве основания для издания приказа нужно указать реквизиты документов, на основании которых готовится приказ и прекращается действие трудового договора с работником (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и др.). Перечень документов в каждой конкретной ситуации зависит от основания увольнения работника.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником, как правило, составляет работник кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). Если у работодателя такого структурного подразделения нет, то обязанности по составлению приказа (распоряжения) возлагаются на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства (например, на секретаря, бухгалтера).

Если приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора составляется по унифицированной форме, его подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель (уполномоченное им на это лицо). Если работодатель использует самостоятельно утвержденную форму приказа о переводе, этот документ подписывают ответственные лица с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц).
Подтверждение: ч. 2 ст. 9, п. 8 ст. 3 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

С приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора необходимо ознакомить работника под подпись.
Если приказ невозможно довести до сведения работника (в связи с отсутствием на работе, отказом от ознакомления), на нем нужно сделать соответствующую запись. Например:
– "Ознакомить работника с приказом невозможно в связи с отсутствием его на работе";
– "Ознакомить работника с приказом невозможно в связи с отказом от ознакомления".

При этом факт отказа работника целесообразно зафиксировать соответствующим актом, составленным в присутствии не менее чем двух свидетелей (см. Акт об отказе работника ознакомиться с приказом об увольнении, Акт об отказе работника от ознакомления с документами и получения трудовой книжки при увольнении).

Издать приказ об увольнении можно в последний рабочий день работника либо заранее – за несколько дней до фактического увольнения, поскольку трудовое законодательство этого не запрещает. Однако независимо от даты издания приказа днем прекращения трудового договора всегда является последний день работы работника.
Ознакомить работника с приказом необходимо под подпись в день увольнения либо можно также заранее, до фактического расторжения трудового договора. Кроме того, работодатель обязан выдать заверенную копию этого приказа, если работник обратится с таким требованием.
Подтверждение: ч. 2 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № ТЗ/4546-6-1 от 22 августа 2017 г., определения Четвертого кассационного суда общей юрисдикции № 88-29223/2024 от 25 сентября 2024 г., Шестого кассационного суда общей юрисдикции № 88-14580/2022 от 21 июля 2022 г.

Если трудовой договор с работником прекращен в связи с его смертью или признанием работника умершим или безвестно отсутствующим, то, например, графа "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен" (в унифицированной форме № Т-8) или графа "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата" (в унифицированной форме № Т-8а) не заполняется.
Подписи работника на приказе о прекращении трудового договора не будет, поскольку его невозможно ознакомить с этим приказом под подпись. В приказе не могут расписаться и родственники умершего или пропавшего работника.
Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-8, № Т-8а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.