В каком порядке заполнять справку о доходах и суммах налога физического лица для представления в налоговую инспекцию?

Заполнять нужно по форме из приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Приложение № 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" (вместо ранее действовавшей формы 2-НДФЛ) представляется в составе расчета 6-НДФЛ за истекший налоговый период. Сведения о доходах физических лиц и суммах рассчитанного, удержанного и уплаченного НДФЛ по новой форме (справки) впервые потребуется заполнить при составлении расчета по доходам за 2021 год. Сообщение о невозможности удержания налога по итогам года также представляется в составе формы 6-НДФЛ с заполненным приложением № 1.
Подтверждение: п. 1.18, 5.1 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Для выдачи по заявлению граждан сведений о выплаченных им доходах и удержанных суммах налога оформляется отдельная справка по форме из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Справку по форме из приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ должен заполнять налоговый агент в отношении каждого гражданина, который в течение налогового периода (календарного года) получал от него доходы, независимо от ставки, по которой они облагаются. При этом не потребуется заполнять справку в отношении:
– выплат, которые не признаются доходом (например, беспроцентного займа, выданного работнику);
– доходов, при выплате которых обязанности налогового агента не исполняются (например, при выплате гражданину вознаграждения, связанного с его предпринимательской деятельностью);
– доходов, не подлежащих налогообложению НДФЛ в соответствии со ст. 217 Налогового кодекса РФ;
– доходов, сумма которых равна или меньше суммы соответствующего вычета (например, при стоимости подарка 4000 руб.). Вместе с тем такие доходы в отчетности по НДФЛ допустимо отражать с вычетами.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/1-202 от 5 сентября 2011 г., № 03-04-06-01/149 от 2 июля 2009 г., ФНС России № БС-4-11/787 от 19 января 2017 г., № БС-4-11/4901 от 23 марта 2016 г., № 04-1-03/567 от 16 ноября 2005 г. – выводы писем применимы к действующей отчетности по НДФЛ.

Заполнять сведения нужно на основании данных налоговых регистров по НДФЛ.

При заполнении справки следует учитывать особенности в отношении операции по выплате декабрьской зарплаты в следующем году ("переходной операции").

Состав справки

Действующая форма справки состоит из общей части, трех разделов и приложения:
– раздел 1 "Данные о физическом лице – получателе дохода";
– раздел 2 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода";
– раздел 3 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты";
– раздел 4 "Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога";
– приложение "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода".

Общие правила заполнения

Общие требования к заполнению расчета, в том числе приложения № 1 (справки), приведены в разд. I Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Следует отметить, что форма расчета и форма справки о доходах физического лица, а также порядок их заполнения не предусматривают оттиска печати налогового агента (правопреемника налогового агента) в качестве обязательного реквизита. Поэтому заверять справки печатью не обязательно.

Основные этапы форматно-логического контроля, которому подвергаются представленные справки (в составе расчета) при приемке в налоговой инспекции, приведены в приложении № 3 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Все суммарные показатели в справке необходимо указывать в рублях и копейках, если их заполнение предусмотрено формой. Исключение – сумма самого налога, которая указывается в полных рублях (п. 6 ст. 52 Налогового кодекса РФ).

Порядок заполнения справки

Требования к формированию непосредственно справки (приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ) предусмотрены в разд. V Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

При составлении справки нужно заполнить все реквизиты и суммовые показатели, если иное не предусмотрено Порядком.

А именно:

1. В общей части справки указываются:

а) в полях "ИНН", "КПП" (шапке справки) – данные налогового агента;

б) в поле "Номер справки" – уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом.

При составлении налоговым агентом (правопреемником) корректирующей (аннулирующей) справки взамен ранее проставленных в поле "Номер справки" нужно указать номер ранее представленной налоговым агентом справки;

в) в поле "Номер корректировки":
– "00" – при составлении первичной формы справки;
– значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки взамен ранее представленной (например, "01", "02" и т.д.);
– "99" – при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной.

При составлении корректирующих (аннулирующих) справок формируется уточненный расчет.

2. Раздел 1 "Данные о физическом лице – получателе дохода".

При отражении сведений в данном разделе необходимо учитывать следующие особенности заполнения:

– в поле "ИНН в Российской Федерации" указывается ИНН работника на основании документа, подтверждающего постановку гражданина на налоговый учет.

В п. 5.4 Порядка заполнения формы предусмотрено, что если ИНН у получателя дохода отсутствует, то данное поле не заполняется. Однако при наличии у гражданина ИНН некорректное (с ошибкой) его указание является основанием для применения мер ответственности в соответствии со ст. 126.1 Налогового кодекса РФ;

– в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество" указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника. Заполняются данные сведения без сокращений на основании документа, удостоверяющего личность (например, паспорта). Если работник – иностранный гражданин, то допускается внесение информации буквами латинского алфавита;

– в поле "Статус налогоплательщика" указывается код статуса работника (исполнителя):

– "1" – для резидентов (за исключением тех, в отношении которых действует код "6");
– "2" – для нерезидентов (за исключением тех, в отношении которых действуют коды статуса "3" – "6").

То есть в общем случае указывается та цифра, которая соответствует налоговому статусу гражданина на конец года, за который подается справка. При этом определение статуса гражданина производится в общем порядке по итогам налогового периода независимо от применяемой ставки. Например, право на применение ставки 13 процентов по НДФЛ в отношении трудовых доходов граждан из государств – членов ЕАЭС не является основанием для признания их резидентами. Если такие работники в течение 12-месячного периода находились на территории России менее 183 календарных дней, то в справке необходимо указывать код "2" (нерезидент).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/46690 от 21 июля 2017 г., ФНС России № БС-3-11/1099 от 16 марта 2016 г., № БС-4-11/4272 от 15 марта 2016 г. (выводы писем применимы к действующей форме справок);

– "3" – для нерезидентов, которые признаются высококвалифицированными специалистами;
– "4" – для нерезидентов – участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (членов экипажей судов, плавающих под Государственным флагом РФ);
– "5" – для нерезидентов – иностранных граждан (лиц без гражданства), которые признаны беженцами или получили временное убежище на территории России;
– "6" – для иностранных граждан, которые занимаются трудовой деятельностью по найму в России на основании патента, независимо от их статуса (резидент или нерезидент) (письмо УФНС России по г. Москве № 20-15/014898 от 16 февраля 2016 г.). При этом гражданам государств – членов ЕАЭС для работы в России не нужно получать патент;

– в поле "Дата рождения" указывается дата рождения работника (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами (например, "27.02.1975", где "27" – число, "02" – месяц, "1975" – год рождения);

– в поле "Гражданство (код страны)" указывается гражданство работника путем проставления числового кода страны, гражданином которой он является. Этот код вносится на основании Общероссийского классификатора стран мира, утв. Постановлением Госстандарта России № 529-ст от 14 декабря 2001 г. (например, для граждан России указывается код "643"). В случае отсутствия у работника гражданства в данном поле указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность;

– в поле "Код документа, удостоверяющего личность" в соответствии со справочником "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", содержащемся в приложении № 5 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г., указывается код документа, удостоверяющего личность (например, для паспорта гражданина России проставляется код "21");

– в поле "Серия и номер" указываются реквизиты (серия и номер) документа, удостоверяющего личность работника. При этом знак "№" не проставляется.

Проверить действительность паспорта можно через специальный сервис, размещенный на сайте МВД России.

Справки, заполненные на основании действующего документа (в частности, паспорта), при отсутствии иных нарушений считаются прошедшими форматный контроль и подлежат приему в полном объеме.
В случае, если у гражданина (работника) изменились персональные данные после представления налоговым агентом справки в налоговую инспекцию, уточненную справку представлять не следует. При этом самому гражданину по его заявлению может быть выдана справка с учетом внесенных в персональные данные изменений. Кроме того, справку с обновленными сведениями о получателе дохода нужно представить, если возникает необходимость в представлении уточненной справки о доходах и суммах налога физического лица по иным причинам (при изменении персональных данных на момент формирования корректирующей справки).
Подтверждение: письма ФНС России № ГД-4-11/5667 от 27 марта 2018 г., № ГД-4-11/26889 от 29 декабря 2017 г., № БС-4-11/20817 от 1 ноября 2016 г. (выводы писем применимы к действующей отчетности по НДФЛ).

В перечне документов из приложения № 5 под кодом "91" указана категория "Иные документы", к которым относятся удостоверяющие личность документы, предусмотренные законодательством РФ или международными договорами. Однако следует учитывать, что под данную категорию не подходит документ, удостоверяющий тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, заверенный нотариусом. Поэтому на основании такого документа заполнить поле "Код документа, удостоверяющего личность" нельзя (письмо Минфина России № 04-1-02/000611 от 5 июня 2007 г. (его выводы применимы и в условиях действия новой формы справки).

Подтверждение: п. 5.4 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

3. Раздел 2 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода".

В разделе 2 отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, рассчитанного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в поле "Ставка налога" данного раздела.
Если налоговый агент выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам, то заполняются необходимые поля и разделы, включая раздел 2, на нескольких страницах, соответствующих каждой из ставок НДФЛ. При этом в данном разделе также нужно указать:

– в поле "Общая сумма дохода" – общую сумму начисленного и фактически полученного работником (гражданином) дохода по итогам года (без учета налоговых вычетов, указанных в разделе 3 и в приложении);

– в поле "Налоговая база" – налогооблагаемую базу, с которой был рассчитан НДФЛ. Данная сумма получается путем уменьшения суммы доходов, указанной в поле "Общая сумма дохода", на сумму налоговых вычетов, указанных в разделе 3 и приложении. Если сумма вычетов превышает общую сумму дохода, то в поле "Налоговая база" проставляется "0.00";

– в поле "Сумма налога исчисленная" – общую сумму НДФЛ за год, рассчитанного по соответствующей ставке;

– в поле "Сумма налога удержанная" – общую сумму НДФЛ, удержанного за год по соответствующей ставке;

– в поле "Сумма фиксированных авансовых платежей" – сумму фиксированных авансовых платежей по налогу, принимаемую в уменьшение рассчитанного налога;

– в поле "Сумма налога перечисленная" – общую сумму НДФЛ, перечисленного в бюджет за год по соответствующей ставке;

– в поле "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" – сумму НДФЛ, которая была излишне удержана и не возвращена налоговым агентом, а также сумму переплаты налога, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса работника в отчетном году.

Подтверждение: п. 5.5 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

4. Раздел 3 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты".

Сведения в данном разделе нужно заполнять, только если налоговый агент предоставил работнику соответствующие налоговые вычеты.

Код вычета и сумма вычета проставляются в соответствующих полях. Код вычета выбирается из приложения № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г.
Если количество вычетов превышает количество отведенных для их заполнения полей, то заполняется необходимое количество листов справки. На последующих листах заполняются поля "ИНН", "КПП", "Стр.", "Номер справки", "Номер корректировки сведений", раздел 3. Остальные поля заполняются прочерками.

В поле "Код вида уведомления" указывается:
– "1" – если получено уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
– "2" – если получено уведомление на социальный налоговый вычет;
– "3" – если получено уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Далее в строках, отведенных для указания реквизитов уведомления, полученного из налоговой инспекции, проставляются номер и дата уведомления, а также код налоговой инспекции, выдавшей уведомление. При отсутствии уведомления данные строки не заполняются.
Если уведомления были получены неоднократно, налоговым агентом заполняется несколько страниц для отражения вида уведомлений и соответствующих реквизитов.

Подтверждение: п. 5.6 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

5. Раздел 4 "Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога".

В данном разделе указываются только те доходы, с которых налог не был удержан, и соответствующая сумма неудержанного налога, рассчитанная по ставке, указанной в разделе 2.

Подтверждение: п. 5.7 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

6. Приложение "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода".

Приложение справки необходимо заполнять помесячно в течение года по доходам как в денежной, так и в натуральной форме, а также по доходам в виде материальной выгоды и соответствующим вычетам (за исключением стандартных, социальных и имущественных) с учетом следующих особенностей:

– в заголовке указываются номер справки и ставка НДФЛ (13 (15) процентов, 9 процентов, 35 процентов, 30 процентов, 15 процентов или ставка, определенная в соответствии с соглашением об избежании двойного налогообложения), по которой облагаются доходы, полученные работником (гражданином). Если работник (гражданин) получает доходы, которые облагаются по разным ставкам, то приложение нужно составлять в отношении каждой ставки налога.

Например, при выплате гражданину – налоговому резиденту дивидендов в размере 7 млн руб. потребуется заполнить два приложения: первое (с указанием ставки 13 процентов) – в отношении дохода, сумма которого не превышает 5 млн руб., второе (для ставки 15 процентов) – в отношении части суммы доходов от долевого участия, превышающей 5 млн руб. (письмо ФНС России № СД-4-11/11028 от 4 августа 2021 г.);

– в поле "Месяц" в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца года, в котором доход был начислен и фактически получен работником (гражданином), при этом дата фактического получения дохода определяется в соответствии со ст. 223 Налогового кодекса РФ.

Например, в поле "месяц" нужно указать:
– если в ноябре работнику было выплачено пособие по листку нетрудоспособности (за первые три дня болезни) за октябрь – "11";
– если в декабре выплачено вознаграждение по гражданско-правовому договору по акту выполненных работ, подписанному в сентябре, – "12";
– по выплаченной в июле месячной премии, назначенной за производственные результаты в июне, – "06".
Подтверждение: письма ФНС России № БС-4-11/7794 от 24 апреля 2017 г., № БС-4-11/23138 от 5 декабря 2016 г., № БС-3-11/4922 от 21 октября 2016 г. (их выводы верны в условиях действия новой формы справки);

– в поле "Код дохода" указывается код полученного работником (гражданином) дохода, который определяется в соответствии со справочником "Коды видов доходов налогоплательщика", содержащимся в приложении № 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г. Так, по коду "2000" отражаются, в частности, зарплата и доплаты (надбавки), которые являются элементами оплаты труда (например, надбавка за выслугу лет или средний заработок за дни командировки). Если в данном приказе соответствующий вид дохода не предусмотрен, то используется код дохода "4800" – "Иные доходы" (например, при выплате единовременной доплаты к ежегодному отпуску) (письма ФНС России № СА-4-11/15473 от 7 августа 2017 г., № ЗН-4-11/16202 от 16 августа 2017 г., № БС-4-11/12127 от 6 июля 2016 г. – выводы писем применимы и к новой форме справки);

– в поле "Сумма дохода" отражается вся сумма дохода (без учета налоговых вычетов), начисленная и полученная работником в конкретном месяце по соответствующему коду дохода;

– поле "Код вычета" заполняется, если в отношении полученных работником (гражданином) доходов предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или такие доходы облагаются НДФЛ не в полном объеме на основании ст. 217 Налогового кодекса РФ. При этом коды вычетов указываются согласно справочнику "Коды видов вычетов налогоплательщика", содержащемуся в приложении № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г.

Обратите внимание: сумму выплаченных дивидендов следует отражать в приложении справки в полной сумме выплаченных дивидендов (налоговую базу) с указанием в поле "Код дохода" – "1010" и в разделе 2 справки совместно с другими доходами, облагаемыми по указанной ставке. При этом по аналогии с заполнением расчета в справке по доходам в отношении дивидендов поле "Код вычета" не заполняется (письма ФНС России № БС-4-11/5471 от 21 апреля 2021 г., № БС-4-11/4999 от 13 апреля 2021 г.);

– в поле "Сумма вычета" указывается соответствующая сумма налогового вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в поле "Сумма дохода". При этом в данной графе не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. По доходам, полученным от операций с ценными бумагами (ст. 214.1, 214.3, 214.4 Налогового кодекса РФ), в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. В этом случае первые код и сумма вычета указываются напротив соответствующего кода дохода, а остальные коды и суммы вычетов – в соответствующих графах строками ниже. При этом графы "Месяц", "Код дохода" и "Сумма дохода" напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов не заполняются, а общая сумма вычетов, относящихся к этому доходу, не должна превышать сумму дохода.

Обратите внимание: за неверное отражение действующих кодов доходов и вычетов к налоговому агенту может быть применена ответственность, предусмотренная ст. 126.1 Налогового кодекса РФ, – взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Подтверждение: п. 5.8, 5.9 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

При этом следует учитывать особенности заполнения справки (приложения) в отношении "переходящей" операции по выплате декабрьской зарплаты.

Если зарплата за декабрь выплачена в начале следующего года (до крайней даты представления расчета, включая справку), то такая операция отражается в справке за более ранний отчетный год – период начисления (например, по зарплате за декабрь 2021 года, выплаченной в январе 2022 года, – в справке за 2021 год).

В этом случае сумма декабрьской зарплаты при заполнении должна формировать показатели дохода раздела 2 и доходы декабря в поле "Сумма дохода" приложения. При этом в поле "Сумма налога перечисленная" раздела 2 включается в том числе налог с зарплаты за декабрь, даже если он был перечислен в бюджет в январе следующего года.

При этом в связи с наличием контрольных соотношений между справкой и 6-НДФЛ без нее необходимо учитывать неопределенность в отношении отражения в самом 6-НДФЛ начисленной, но не выплаченной зарплаты.

Подтверждение: письма ФНС России № ЕД-4-3/1692 от 3 февраля 2012 г., № ЕД-4-3/74 от 12 января 2012 г. (их выводы верны в условиях действия новой формы справки).

Однако если декабрьская зарплата выплачена после представления отчета, в том числе после 1 марта следующего года (крайней даты сдачи справки о доходах за предыдущий год в ИФНС) (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ), то единая точка зрения по вопросу о том, как отразить это в справке, не выработана.

Мнение ФНС России в письмах № БС-4-11/14126 от 6 октября 2021 г., № БС-4-11/17931 от 7 октября 2013 г.: доходы, а также удержанный с них налог отражаются в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были фактически выплачены. Соответственно, если на дату представления справки декабрьская зарплата не выплачена, то операция по ней не отражается.

Мнение ФНС России в письмах № СД-19-11/283 от 9 августа 2021 г., № БС-4-11/3283 от 2 марта 2015 г., № ЕД-4-3/74 от 12 января 2012 г.: суммы удержанного НДФЛ следует отражать в справке в том налоговом периоде, за который был рассчитан налог. Если сумма НДФЛ была удержана после завершения налогового периода и представления в налоговую инспекцию справки, то необходимо подать уточненную справку. Таким образом, в справке, изначально поданной в налоговую инспекцию, отражаются доход в виде начисленной зарплаты и рассчитанный с нее налог. После выплаты зарплаты в уточненной справке дополнительно указывается удержанный и перечисленный налог.

Обратите внимание: поскольку с 2021 года справки о доходах (ранее формы 2-НДФЛ) входят в состав 6-НДФЛ, то за нарушение порядка их составления и представления применяется общая ответственность.

---

Другие вопросы по теме