Должны быть и, как правило, требуются при проверке соблюдения норм трудового законодательства следующие документы.
1. Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и т.п.):
– Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189, ч. 1 ст. 190 Трудового кодекса РФ);
– Положение о работе с персональными данными работников (п. 7-8 ст. 86, ст. 87, 88 Трудового кодекса РФ);
– правила и инструкции по охране труда для работников, комплект нормативных актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя, и другие документы, необходимые в связи с организацией охраны труда работников;
– штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ);
– график отпусков (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ).
При этом если работодатель (организация, индивидуальный предприниматель) относится к категории микропредприятий и отказался полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о премировании, графика сменности и др.), то он должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (см., например, Трудовой договор по типовой форме с работодателем, который является микропредприятием).
Подтверждение: ст. 309.2 Трудового кодекса РФ.
2. Договоры:
– трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам при изменении условий договоров (см., например, Трудовой договор (общий), Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую постоянную работу) (ст. 16, 56, 57, 67, 72 Трудового кодекса РФ);
– договоры о полной материальной ответственности (индивидуальной и коллективной (бригадной)) – если работодатель принял решение заключать такие договоры с отдельными категориями работников (см. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, Договор о полной коллективной материальной ответственности) (ст. 244 Трудового кодекса РФ);
– ученические договоры – при их заключении с работниками организации или лицами, ищущими работу, в целях получения образования (см. Ученический договор с лицом, ищущим работу, Ученический договор на получение образования с работником организации) (ст. 198 Трудового кодекса РФ);
– договоры гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг). При проверке соблюдения трудового законодательства такие договоры могут потребоваться для выяснения, не подменяют ли они собой трудовые отношения.
3. Документация по трудовым книжкам:
– трудовые книжки и вкладыши в них (ст. 66 Трудового кодекса РФ), а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей, необходимое количество которых работодатель должен всегда иметь в запасе (п. 44 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.);
– книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек по форме, самостоятельно разработанной работодателем (см., например, Книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них, Книгу учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее) (п. 40 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.).
4. Приказы:
1) о переводе на другую работу (п. 1.1, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.);
2) о предоставлении отпусков работникам (п. 1.1, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.);
3) о прекращении трудового договора (увольнении) (ч. 1 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ);
4) о привлечении к дисциплинарной ответственности (ст. 193 Трудового кодекса РФ);
5) о направлении работников в командировки (ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.);
6) иные приказы по личному составу и основной деятельности, относящиеся к кадровой работе (о поощрении, перемещении, совмещении, поручении дополнительной работы, установлении надбавок и доплат, изменении режима рабочего времени и т.п.);
– документы (помимо приказов), оформляющие принятие кадровых решений (акты, докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.).
5. Иные документы:
– табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ, п. 1.2, 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.);
– журналы (книги) учета, обязательные для ведения работодателем;
– графики работы – при определенных видах организации труда, когда работа ведется по графикам (сменная работа, индивидуальный (гибкий) график, вахтовый метод).
Кроме того, работодатель вправе, но не обязан составлять следующие кадровые документы, которые в зависимости от конкретной ситуации могут понадобиться при проверке на соблюдение норм трудового законодательства:
– приказы (распоряжения) о приеме на работу – если работодатель принял решение издавать такие приказы (ч. 1 ст. 68 Трудового кодекса РФ);
– должностные инструкции (инструкции по профессии) – составляются, если в трудовом договоре трудовая функция работника не раскрыта (см., например, Должностную инструкцию продавца);
– личные карточки работников – если работодатель принял решение об их ведении;
– личные дела работников – если работодатель принял решение об их ведении. Личные дела могут включать в себя копии личных документов работников. Если в них хранятся такие копии, следует в их отношении соблюдать режим защиты персональных данных;
– коллективный договор – если представители работников или работодатель выступили с инициативой о его заключении (см. Коллективный договор) (ст. 40 Трудового кодекса РФ);
– Положение о коммерческой тайне – если работодатель принял решение об отнесении определенных сведений к коммерческой тайне и в трудовые договоры с работниками включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну (см. Положение о коммерческой тайне) (п. 1-2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 98-ФЗ от 29 июля 2004 г.);
– Положение об аттестации работников – если работодатель принял решение о проведении аттестации (см. Положение об аттестации работников) (ч. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ);
– Положение об оплате труда работников (см. Положение об оплате труда работников) (ч. 1-2 ст. 135 Трудового кодекса РФ);
– Положение о премировании работников (см. Положение о премировании работников) – если у работодателя предусмотрена система премирования (ч. 1-2 ст. 135 Трудового кодекса РФ);
– Положение о служебных командировках (см. Положение о служебных командировках) (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ);
– иные положения (см., например, Положение о персонале, Положение о филиале и т.п.).
Перечисленные документы нужно иметь в организации в распечатанном виде.