Продление и перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Для продления или перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска работника необходимо:
– определить необходимость продления или перенесения ежегодного отпуска;
– оформить продление или перенесение ежегодного отпуска работника.

Случаи, когда оформляется продление и перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в следующих случаях:

– работник во время отпуска был временно нетрудоспособен (болел). При этом продление (перенесение) возможно при совпадении именно дней отпуска с днями болезни. Если с периодом нетрудоспособности совпали другие дни отдыха, присоединенные к отпуску (например, выходные, положенные работнику-донору), основания для продления (перенесения) отдыха не возникают (письмо Роструда № 2206-6-1 от 23 июля 2010 г.);

– работник во время отпуска исполнял государственные обязанности, предусматривающие освобождение от работы (например, присяжного заседателя, члена избирательной комиссии (ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 113-ФЗ от 20 августа 2004 г., п. 17 ст. 29 Федерального закона № 67-ФЗ от 12 июня 2002 г.), был призван на военные сборы);

– были другие основания для продления или перенесения отпуска, предусмотренные трудовым законодательством или локальными нормативными актами работодателя. Этот перечень является открытым. Например, на время нерабочих праздничных дней в течение отпуска, в связи с болезнью члена семьи работника, когда это предусмотрено локальным нормативным актом работодателя (письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-8536 от 26 октября 2018 г.), а также если очередной отпуск совпадает по времени с учебным (информация сервиса Роструда "Онлайнинспекция.рф" по вопросу № 215773 от 10 февраля 2025 г.).

При этом ежегодный оплачиваемый отпуск не продлевается и не переносится на другой срок, в частности:
– из-за того, что работник во время него взял больничный по уходу за членом семьи (в т. ч. за ребенком), если иное не предусмотрено локальным нормативным актом работодателя;
– когда работник заболел в период отпуска с последующим увольнением.

Указанные основания продления и переноса ежегодного отпуска применяются и в отношении работников-совместителей (например, в случае болезни совместителя во время отпуска).

Продлевается отпуск автоматически. Если же работник намерен не продлить отпуск, а перенести его неиспользованную часть на другой срок, он должен заявить об этом. Работник и работодатель должны согласовать между собой (хотя бы предварительно) время предоставления неиспользованной части отпуска.

Подтверждение: ч. 1 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

Есть случаи, в которых отпуск должен быть только перенесен на другой срок, согласованный с работником, а не продлен. Это следующие ситуации:
– работнику в срок (т.е. не позднее трех календарных дней до начала отпуска) не были выплачены отпускные;
– работник был уведомлен об отпуске менее чем за две недели до его начала.
Подтверждение: ч. 2 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год по инициативе работодателя:

– с согласия работника, если предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы работодателя. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется;

– без согласия работника в отдельных организациях оборонно-промышленного комплекса (ОПК), их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах при нарушении организацией срока (возникновении риска нарушения срока) исполнения государственного контракта. При этом отпуск должен быть предоставлен работнику не позднее 18 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, либо часть отпуска, превышающая 21 день, по заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При этом нужно учесть, что возможность перенесения отпуска на следующий год ограничена законодательством. Так, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Подтверждение: ч. 3-4 ст. 124 Трудового кодекса РФ, пп. "д" п. 2 Особенностей, утв. Постановлением Правительства РФ № 1365 от 1 августа 2022 г., письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-528 от 25 января 2023 г.

Работник может сам попросить перенести ему отпуск по личным обстоятельствам (например, не смог приобрести билеты на самолет, поезд), то есть предоставить отпуск не по графику. В случаях, когда причина переноса связана исключительно с желанием работника, перенести отпуск можно только по согласованию сторон, так как график отпусков обязателен для работодателя и работника.
Подтверждение: ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2286-6-1 от 4 августа 2010 г.

Необходимо учитывать, что отдельным категориям работников работодатель не вправе переносить ежегодный оплачиваемый отпуск. К ним относятся следующие категории работников:
– в возрасте до 18 лет;
– занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
– которые не ходили в отпуск более двух лет подряд.
Подтверждение: ч. 4 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

Оформление продления или перенесения ежегодного отпуска работника

На практике наиболее часто оформляется перенесение либо продление ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с временной нетрудоспособностью работника.

Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска работнику был оформлен листок нетрудоспособности (по общему правилу он оформляется в виде электронного документа, сформированного и размещенного в информационной системе СФР), то отпуск продлевается или переносится на другой срок на количество дней нетрудоспособности (п. 18 Правил, утв. Постановлением НКТ СССР № 169 от 30 апреля 1930 г. (действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ)). По установленному правилу работодатель получает информацию об открытии работнику электронного больничного (ЭЛН) от СФР (п. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 2010 от 23 ноября 2021 г.). Однако если этого не происходит, то соответствующие сведения работодатель может запросить у работника, когда тот уведомит его о желании продлить отпуск или подаст заявление о его переносе.

Подтверждение: ч. 1 ст. 2.2, ч. 6 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.

Продление ежегодного оплачиваемого отпуска по причине временной нетрудоспособности работника

Если работник заболел в период своего ежегодного отпуска, то отпуск, как правило, автоматически продлевается (но в некоторых случаях должен или может быть перенесен на другое время). При продлении отпуска его срок удлиняется на количество календарных дней нетрудоспособности. Никаких разрешений со стороны работодателя в подобной ситуации не требуется. Таким образом, работник имеет право выйти на работу позже даты окончания отпуска (указанной в приказе) на то количество дней, в течение которых он был болен.

Оформить продление ежегодного отпуска нужно в следующем порядке.

1. Работник должен своевременно (т.е. до окончания отпуска) предупредить работодателя о своей нетрудоспособности любым доступным способом. Трудовое законодательство не устанавливает, как именно он может это сделать. На практике используются следующие способы предупреждения: по телефону, факсу, обычной или электронной почте, через родственников работника и т.п.

Тогда же работник выражает желание продлить отпуск на данном основании (а не перенести). Предупредить работодателя об этом работник должен и для того, чтобы его отсутствие после даты окончания отпуска не было квалифицировано как прогул.

Если работник-совместитель находился в ежегодном отпуске одновременно по основному месту работы и по совместительству, ему необходимо продлить отпуск на количество дней временной нетрудоспособности, приходящихся на период отпуска, и по основному месту работы, и по совместительству (если больничный заявляется к назначению по обоим местам работы).
Подтверждение: абз. 2 ч. 1 ст. 124, ч. 1 ст. 286 Трудового кодекса РФ.

2. На основании сведений о больничном листе (ЭЛН), полученных от СФР или запрошенных у работника (если они не поступили от фонда), вносятся изменения в табель учета рабочего времени. Сделать это нужно, если ранее в него были внесены обозначения отпуска в те дни, на которые пришлась временная нетрудоспособность. Перерасчет выплаченных отпускных не требуется, поскольку отпуск использован полностью, несмотря на прерывание его периодом нетрудоспособности.

3. Работодатель издает приказ о продлении отпуска на количество дней временной нетрудоспособности работника в свободной форме (см. Приказ о продлении ежегодного отпуска работника по причине временной нетрудоспособности). Приказ о продлении ежегодного отпуска целесообразно издать сразу же, как только стало понятно, что работник продлевает отпуск в связи со своей нетрудоспособностью.
В связи с тем, что о продлении отпуска издается отдельный приказ, в первоначально изданный приказ о предоставлении отпуска изменения вносить не нужно.

Подтверждение: абз. 2 ч. 1 ст. 124 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 5339-6-1 от 27 декабря 2007 г., п. 18 Правил, утв. НКТ СССР № 169 от 30 апреля 1930 г. (действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ).

Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок по причине временной нетрудоспособности работника

Перенес отпуска оформляется, например, если:
– работник заболел до начала отпуска. Тогда оформление отпуска передвигается на другой срок, о котором договорились стороны;
– работник заболел во время отпуска, сразу за которым следует отпуск другого вида (например, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком);
– работник и работодатель пришли к соглашению о перенесении части отпуска на другой срок, а не о его продлении по причине временной нетрудоспособности работника.

Оформить перенесение ежегодного отпуска в общем случае нужно в следующем порядке.

Уже на этом этапе целесообразно осведомиться у работника об отсутствии у него желания продлить отпуск.

2. На основании сведений о больничном листе (ЭЛН), полученных от СФР или запрошенных у работника (если они не поступили от фонда), вносятся изменения в табель учета рабочего времени. Сделать это нужно, если ранее в него были внесены обозначения отпуска в те дни, на которые пришлась временная нетрудоспособность.
Выплаченные отпускные потребуется пересчитать, поскольку отпуск использован не полностью. При этом удержать по собственной инициативе излишне выплаченные отпускные работодатель не вправе. Сделать это возможно только по договоренности с работником.

3. Работник подает работодателю заявление о переносе неиспользованной части ежегодного отпуска (см., например, Заявление работника о перенесении отпуска на другой срок). Стороны должны согласовать между собой (хотя бы предварительно) время предоставления неиспользованной части отпуска.

4. Работодатель издает приказ о переносе части ежегодного отпуска на другой срок в свободной форме (см. Приказ о перенесении ежегодного отпуска работника по причине временной нетрудоспособности). Точная дата предоставления оставшейся части отпуска указывается в приказе, если на момент его издания она уже известна. Если дата неизвестна, можно применить иную формулировку (например, "после выхода работника из отпуска по уходу за ребенком").
В связи с тем, что о переносе отпуска издается отдельный приказ, в первоначально изданный приказ о предоставлении отпуска изменения вносить не нужно.
Подтверждение: абз. 2 ч. 1 ст. 124 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 5339-6-1 от 27 декабря 2007 г., п. 18 Правил, утв. НКТ СССР № 169 от 30 апреля 1930 г. (действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ).

5. В график отпусков работодателем вносятся соответствующие изменения, связанные с переносом ежегодного отпуска. В графе "Примечания" можно указать, какое количество дней ежегодного отпуска не использовано в связи с временной нетрудоспособностью и на какое время они перенесены. Это позволит отразить ситуацию наглядно, чтобы она не потерялась в документообороте.

6. Предоставление работнику неиспользованной части ежегодного отпуска необходимо оформить в общем порядке. Желательно, чтобы работник представил заявление, например, с формулировкой "прошу предоставить мне неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска".
Подтверждение: ст. 123 Трудового кодекса РФ.