Как регистрировать в книге покупок универсальный передаточный документ (УПД), универсальный корректировочный документ (УКД)?

Регистрировать нужно по мере возникновения права на вычет НДС.

В общем порядке счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры), полученные от продавца (исполнителя) при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав), подлежат регистрации в книге покупок по мере возникновения права на вычет НДС в соответствии со ст. 172 Налогового кодекса РФ, то есть не ранее принятия на учет организацией или индивидуальным предпринимателем полученных товаров (результатов работ, услуг, имущественных прав) на основании соответствующих первичных документов (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.).

Поскольку универсальный передаточный документ (УПД) (универсальный корректировочный документ (УКД)) оформляется путем дополнения утвержденной формы счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) и заменяет его, то регистрировать данный документ в книге покупок нужно так же, как и счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру). То есть в том налоговом периоде, в котором возникает право на вычет НДС.

Первичный УПД

Если организация (индивидуальный предприниматель) получила от продавца (исполнителя) рекомендательную форму УПД (со статусом документа "1"), в которой заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, то при регистрации в книге покупок необходимо учитывать ряд особенностей. Обусловлены они наличием в рекомендательной форме УПД, помимо даты составления документа (как в обычном счете-фактуре или первичном учетном документе) (строка 1), фактической даты совершения операции по отгрузке товара, передаче выполненных работ, сдаче оказанных услуг, передаче имущественных прав (строка 11) и даты приемки товаров, выполненных работ, оказанных услуг, имущественных прав (строка 16).

Таким образом, дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав) совпадает с датой приемки, указанной в строке 16 УПД. Соответственно, именно эта дата отражается в графе 8 книги покупок. При этом в графе 3 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки 1 рекомендательной формы УПД как дата составления документа.

Если строка 16 не заполнена или в ней стоит прочерк, то дата совершения действий принимающей стороной совпадает с датой совершения действий передающей стороной, указанной в строке 11, а при отсутствии сведений в строке 11 – с датой составления документа из строки 1 (если не доказано иное).

Подтверждение: приложения 4, 5 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96 от 21 октября 2013 г., которое согласовано с Минфином России (письмо № 03-07-15/41644 от 7 октября 2013 г.).

УКД (cкорректированный УПД)

В случае корректировки УПД или счета-фактуры при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) путем составления универсального корректировочного документа (УКД) регистрировать УКД в книге покупок необходимо в том же порядке, что и корректировочный счет-фактуру продавцом или покупателем, с учетом ряда особенностей.

В рекомендательной форме УКД со статусом "1" показатель строки 1 определяет фактическую дату составления первичного учетного документа и корректировочного счета-фактуры. Дата выставления продавцом корректировочного счета-фактуры в составе УКД определяется тем, подлежит ли первичный учетный документ об изменении стоимости согласованию со стороны покупателя:

– если в силу заключенного договора (дополнительного соглашения и т.п.) при наступлении определенных условий согласия покупателя на изменение стоимости не требуется, то продавцом документ составляется лишь для уведомления покупателя об изменении стоимости (заполняется строка 9). Тогда в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры на бумажном носителе покупателю следует рассматривать дату его составления (строка 1), если не установлены иные обстоятельства;

– если на изменение стоимости требуется согласие покупателя, то в день составления УКД продавец только формирует предложение покупателю (оферту) об изменении стоимости (заполняется строка 8). Датой выставления корректировочного счета-фактуры в этом случае следует считать дату согласования покупателем предложенного изменения (строка 13).

Соответственно, порядок отражения продавцом и покупателем УКД со статусом "1" в книге покупок будет следующим:

А. Продавец при уменьшении стоимости:
– в случае уведомления покупателя регистрирует УКД по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном абз. 1 п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 Налогового кодекса РФ (т.е. по мере выставления УКД, в общем случае дата строки 1);
– в случае необходимости согласования с покупателем также регистрирует УКД по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном абз. 1 п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 Налогового кодекса РФ (т.е. по мере согласования с покупателем, дата строки 13).

Б. Покупатель при увеличении стоимости:
– в случае уведомления покупателя регистрирует УКД по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном абз. 1 п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 Налогового кодекса РФ (т.е. по мере получения УКД);
– в случае необходимости согласования с покупателем также регистрирует УКД по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном абз. 1 п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 Налогового кодекса РФ (т.е. по мере согласования, дата строки 13).

Подтверждение: приложение № 5 к письму ФНС России № ММВ-20-15/86 от 17 октября 2014 г.