В каком порядке оформлять работнику дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей?

Оформлять нужно в следующем порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

1. Получить от работника заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и документы, подтверждающие периоды его трудовой деятельности (трудовой стаж) (см. Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки взамен утраченной).
Подтверждение: п. 31-32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки вправе как работающий у данного работодателя работник, так и его бывший работник, для которого этот работодатель (организация, ИП) являлся последним местом работы (т.е. после этого больше не было трудоустройства).

Только письменное заявление работника является основанием для дальнейших действий работодателя по выдаче дубликата. При этом следует учесть, что для оформления дубликата установлен срок не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. Сбор необходимых документов, подтверждающих стаж, может занять больше времени, поэтому работнику целесообразно сначала подготовить все необходимые документы (справки, копии приказов с предыдущих мест работы, трудовые договоры и т.д.), а уже после обращаться за выдачей дубликата.

Документы, подтверждающие стаж, для заполнения дубликата работник собирает самостоятельно, а при затруднениях может обратиться к работодателю, который должен оказать ему в этом содействие (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Например, можно составить и отправить письменные запросы в организации, у которых проходила прежняя трудовая деятельность работника, с просьбой предоставить справку о периоде работы и получить ответы на эти запросы.

Если организация, в которой ранее трудился данный работник, была ликвидирована, получить документы, подтверждающие трудовой стаж, можно в архивном учреждении. Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии в архиве необходимых сведений выдается соответствующая справка. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, документы, подтверждающие трудовые отношения, необходимо запросить у ее правопреемника. В случае отсутствия нужной информации в архиве или у правопреемника работник может обратиться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение, а именно – факта его работы у конкретного работодателя. При этом работник должен представить суду не менее двух свидетелей (например, бывших коллег), а также предъявить имеющиеся доказательства (документы).

Подтверждение: ч. 10 ст. 23, ст. 24 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., ст. 264-268 Гражданского процессуального кодекса РФ.

Трудовые договоры (если работник сохранил свои экземпляры) также могут быть использованы для оформления дубликата.

Можно также обратиться в Пенсионный фонд РФ, где хранятся сведения об уплате страховых взносов и о периодах работы граждан. Это могут сделать и сами работники в отношении себя. Справкой Пенсионного фонда РФ также можно воспользоваться для восстановления трудового стажа (ее целесообразно использовать, например, для восстановления хронологии прежних трудовых отношений, если работник точно не помнит даты их начала и окончания).

2. После получения всех необходимых подтверждений трудового стажа начать оформление дубликата. Для этого нужно взять новый бланк трудовой книжки и в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) сделать надпись "Дубликат".

3. Заполнить титульный лист дубликата на основании документов, представленных работником, в общем порядке. Вносить нужно только те сведения, которые актуальны на день оформления дубликата.

4. В графу 3 внести запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления к данному работодателю. Сведения о непрерывном трудовом стаже нужно указывать в том случае, если работник имеет в связи с этим какие-либо права. Общий стаж работы в дубликате записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы (например, "Общий стаж работы составляет 4 года 5 месяцев 12 дней"). При этом не нужно писать наименования прежних работодателей, периоды времени работы у них, соответствующие должности работника.

5. Затем следует указанный суммарно стаж расписать по периодам работы у прежних работодателей в хронологическом порядке. В графе 2 – поставить дату приема на работу, в графе 3 – записать наименование прежнего работодателя, структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации (например, "Принят в общество с ограниченной ответственностью "Бета" (ООО "Бета") на должность кладовщика склада № 1"). Если есть документально подтвержденные сведения о переводах на другую работу, о них следует сделать запись в том же порядке (с указанием даты перевода). Затем в графе 2 нужно поставить дату увольнения и сделать запись об увольнении (например, "Уволен из общества с ограниченной ответственностью "Бета" (ООО "Бета") по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации").

Графу 1 при этом заполнять не нужно.

Также необходимо внести все документально подтвержденные сведения о работе у предыдущих работодателей (о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, об увольнении). При этом вышеуказанный стаж работы расписывается по периодам приема-увольнения. Если полностью восстановить трудовой стаж невозможно, его придется записывать в дубликат только по имеющимся документам.

6. Записи о работе у настоящего работодателя (в т. ч. о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, награждениях (поощрениях)) нужно делать в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) (см. Трудовую книжку (образец). Оформление дубликата).

Подтверждение: п. 7.1-7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.

7. Оформленный дубликат трудовой книжки выдать работнику. Отметить выдачу дубликата в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (это нужно сделать, даже если работник уже уволен, чтобы подтвердить выполнение обязанности работодателя по выдаче дубликата).

Массовая утрата работодателем трудовых книжек работников

Если произошла массовая утрата трудовых книжек, хранящихся у работодателя (например, в связи с кражей сейфа, где они находились), до начала оформления дубликата нужно зафиксировать этот факт. Необходимо сделать следующее:

1. Составить акт о пропаже трудовых книжек за подписью не менее двух свидетелей. Это поможет подтвердить как факт исчезновения документов, так и принятые работодателем меры по их поиску. Если в связи с пропажей работодатель обращался в полицию, копию заявления в полицию целесообразно приложить к акту.

2. Составить и вручить работникам под подпись уведомления о том, что работодатель в связи с утратой трудовых книжек предлагает им указать все предыдущие места их работы с контактными данными для восстановления трудового стажа.

3. Составить и разослать письменные запросы работодателям, у которых проходила прежняя трудовая деятельность работников, с просьбой представить справку о периоде работы и получить ответы на эти запросы. Нужно сохранить почтовые квитанции для подтверждения принятых работодателем мер к восстановлению трудовых книжек.

Далее нужно действовать в порядке, описанном выше, для оформления дубликатов трудовых книжек работникам.

Другие вопросы по теме