Компенсировать расходы на проезд к месту командировки и обратно работнику, который не представил подтверждающие документы?

Компенсировать нужно, если такое условие содержится в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например, Положении о служебных командировках) или если такое решение принял руководитель организации.

Организация обязана компенсировать командированному работнику расходы на проезд к месту командировки и обратно (ст. 168 Трудового кодекса РФ). При этом указанные расходы должны быть подтверждены документально (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Если работник ездил в командировку на общественном транспорте, то произведенные расходы подтверждают, например, билеты на поезд, самолет и т.п.

Если же работник добирался до места командировки и обратно на служебном автомобиле, то документами, подтверждающими расходы на проезд, могут быть, например:
– кассовые и товарные чеки на бензин, парковочные квитанции, акты о выполнении ремонтных работ, выданные автосервисом;
– путевые листы, подтверждающие пробег автомобиля во время командировки.

Если у работника отсутствуют документы, подтверждающие расходы, то сумму, которую ему должна компенсировать организация, он подтвердить не может. А значит, компенсировать расходы на проезд в данном случае организация не обязана.

Вместе с тем порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, организация определяет самостоятельно в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например, Положении о служебных командировках). Поэтому она вправе предусмотреть условие, при котором в случае отсутствия документов работнику возмещаются расходы на проезд, например:
– в полной сумме, заявленной работником;
– в твердой сумме (например, не более 1000 руб. за весь период командировки).

Если в локальных актах организации условия о компенсации расходов, которые не подтверждены документально, отсутствуют, руководитель организации может принять решение о компенсации в индивидуальном порядке, рассмотрев заявление работника.

Для компенсации расходов на проезд работник должен написать соответствующее заявление (см. Заявление работника о компенсации расходов на проезд, связанных со служебной командировкой. Документы, подтверждающие расходы, отсутствуют). В нем следует указать:
– дату отправления и возвращения из командировки;
– сумму компенсации расходов на проезд;
– причину отсутствия документов, подтверждающих расходы на проезд (например, кража, утеря).

Данное заявление и документы, подтверждающие иные расходы, произведенные в командировке, работник должен приложить к авансовому отчету, который нужно представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки.

Если руководитель принял решение оплатить расходы на проезд при отсутствии оправдательных документов, то он должен сделать соответствующую отметку на заявлении работника, заверив ее своей подписью. При этом необходимо указать сумму, подлежащую компенсации (например, "Возместить в полном объеме").

Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.