Вправе ли организация учитывать в составе расходов представительские расходы?

Вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при соблюдении определенных условий.

При расчете налога на прибыль организация может учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, представительские расходы в порядке и в пределах норм, установленных в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Норматив в отношении представительских расходов нужно рассчитывать по формуле:

Сумма расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период

Предельная величина представительских расходов за отчетный (налоговый) период, которая может быть учтена при расчете налога на прибыль

Подтверждение: абз. 3 п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Вести учет представительских расходов нужно нарастающим итогом с начала года, рассчитывая норматив в конце каждого отчетного периода по налогу на прибыль (п. 3 ст. 318 Налогового кодекса РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам квартала (месяца) являются сверхнормативными, по итогам года (следующего отчетного периода) могут уложиться в норматив.

Под представительскими расходами в целях расчета налога на прибыль понимаются затраты, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:
– представителей других организаций, которые участвуют в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
– участников заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации-налогоплательщика;
– официальных лиц организации-налогоплательщика, которые участвуют в переговорах;
– граждан (в т. ч. ИП), которые являются как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (письма Минфина России № 03-03-06/1/49848 от 5 июля 2019 г., № 03-03-06/2/32859 от 5 июня 2015 г.).

Под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие.

Под обслуживанием понимается:
– транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения мероприятия и обратно;
– буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом возможность учесть представительские расходы не зависит от места проведения мероприятий.

Например, в составе представительских расходов организация вправе учитывать следующие затраты:
– на приобретение посуды, предназначенной для использования во время официальных встреч с партнерами организации;
– на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время командировки;
– на оплату переговоров о заключении договора (контракта), в рамках которых получены образцы товаров для тестирования. При этом образцы в данном случае подлежат налогообложению как безвозмездно полученное имущество (письмо Минфина России № 03-03-06/1/14731 от 15 марта 2017 г.);
– на приобретение алкогольных напитков для проведения официального приема для представителей партнеров, участвующих в переговорах. Это объясняется тем, что Налоговым кодексом РФ конкретный состав представительских расходов не предусмотрен. Соответственно, перечень продуктов питания, которые приобретаются для проведения официального приема, может включать в том числе и спиртные напитки (письмо Минфина России № 03-03-06/1/3120 от 22 января 2019 г.).

Представительскими не являются расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Также организация не вправе учитывать расходы, которые связаны с представительскими мероприятиями, но, например, произведены некоммерческой организацией за счет целевых поступлений от других организаций или граждан (письмо ФНС России № ГД-4-3/18838 от 18 сентября 2014 г.).

Подтверждение: п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

отражение в составе представительских расходов затрат на приобретение сувениров для участников (партнеров) деловой встречи.

Представительские расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

При этом ни налоговое, ни банковское законодательство не содержит каких-либо ограничений по форме оплаты расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Так, представительские расходы, оплаченные с использованием корпоративных банковских карт, учитываются в полном объеме при условии их документального подтверждения.

Момент признания таких расходов зависит от метода учета доходов и расходов, который организация использует при расчете налога на прибыль: метода начисления или кассового метода.

С учетом требования экономической оправданности организации целесообразно учитывать такие расходы (независимо от выбранного метода учета доходов и расходов) не ранее утверждения документа, подтверждающего обоснованность представительских затрат. Таким документом может являться, например, смета представительских расходов, утвержденная общим собранием учредителей или руководителем организации, или отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации.

Метод начисления: признавать нужно в том отчетном периоде, к которому расходы относятся.

По общему правилу расходы при методе начисления признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Если несение представительских расходов не связано с выдачей подотчетных сумм (например, при их оплате с расчетного счета), то конкретная дата признания зависит от вида расходов. Например, если расходы связаны с оплатой услуг (работ) сторонних организаций, затраты нужно учитывать на одну из следующих дат:
– дату расчетов в соответствии с условиями заключенного договора;
– дату предъявления исполнителем документов, служащих основанием для произведения расчетов;
– в последний день отчетного (налогового) периода, к которому они относятся.
Организация может выбрать одну из указанных дат с учетом того, какая из них наступила раньше (письма Минфина России № 03-03-06/1/565 от 25 августа 2010 г., № 03-03-06/1/70 от 16 февраля 2010 г.).

При несении представительских расходов через подотчетное лицо стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) можно учитывать в расходах не ранее даты утверждения руководителем авансового отчета, представленного подотчетным лицом, и фактического поступления ценностей (даже в том случае, если работник перерасходовал подотчетные суммы).

Подтверждение: пп. 3, 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ.

Кассовый метод: признавать нужно не ранее фактической оплаты расходов, а при оплате за счет собственных средств работника (в т. ч. при перерасходе подотчетных сумм) – после погашения задолженности перед работником при условии, что авансовый отчет работника утвержден руководителем и товары (работы, услуги) получены (выполнены, оказаны). При этом суммы авансов, выданных в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), в составе расходов не учитываются.
Подтверждение: п. 2, 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ.