В каком порядке представлять справку по форме 2-НДФЛ на бумажных носителях?

Представлять нужно в соответствии с требованиями п. 15-19 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.

Право представлять справки по форме 2-НДФЛ на бумажных носителях предоставлено не всем. Такой способ представления сведений налоговый агент вправе использовать, если численность граждан, получивших от него доходы за налоговый период, не превысила 10 человек (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ, письмо УМНС России по г. Москве № 28-11/2293 от 14 марта 2007 г.).

Справку по форме 2-НДФЛ на бумажном носителе налоговый агент вправе представить:
– непосредственно в налоговую инспекцию (лично или через представителя);
– по почте в виде почтового отправления с описью вложения.

К представляемым сведениям нужно приложить реестр (утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.), который оформляется в двух экземплярах.

Подтверждение: п. 15 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.

Необходимо отметить, что в форму реестра не внесены изменения в связи с переходом с 2014 года на использование в бюджетном процессе кодов ОКТМО вместо ОКАТО.

Мнение УФНС России по г. Москве в письме № 20-14/022940 от 13 марта 2014 г.: в реестре сведений о доходах необходимо указывать тот код, который указан в справках по форме 2-НДФЛ (раздел 1), к которым он прикладывается. То есть при представлении справок 2-НДФЛ, например, за 2013 год в реестре к ним нужно указать код ОКТМО.

При получении сведений работник налоговой инспекции проводит контроль правильности их заполнения на предмет наличия в справке по форме 2-НДФЛ:
– заполненных реквизитов о налоговом агенте (в т. ч. наименования организации, фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя, КПП, ИНН, ОКТМО). Код ОКТМО указывается согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОК 33-2013) (абз. 12 разд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/611 от 17 ноября 2010 г.);
– сведений о получателе дохода (в т. ч. фамилии и инициалов получателя дохода, даты его рождения, сведений о документе, удостоверяющем личность, адреса постоянного местожительства);
– данных о начисленных доходах (в т. ч. кода, месяца получения) и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налога;
– исправлений.
Подтверждение: п. 16 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.

Сведения, которые прошли контроль заполнения, считаются представленными. Сведения, не прошедшие контроль, налоговый инспектор изымает из представленного пакета документов как ошибочные, возвращает налоговому агенту (его представителю) и вычеркивает из реестра.
Подтверждение: п. 17 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.

По результатам контроля инспектор оформляет протокол приема сведений. Его форма приведена в приложении № 3 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г. Протокол составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывают:
– работник налоговой инспекции;
– налоговый агент (его представитель) – если сведения принимаются в его присутствии.
Подтверждение: п. 18 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.

Первые экземпляры реестра и протокола на бумажных носителях:
– выдаются на руки налоговому агенту (его представителю) – если контроль производился в его присутствии;
– или направляются ему заказным письмом по почте по адресу места его нахождения (места нахождения его филиала, представительства), содержащемуся в ЕГРЮЛ. В этом случае документы считаются полученными на шестой рабочий день со дня отправки письма (п. 4, 5 ст. 31, п. 6 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ).

Вторые экземпляры данных документов остаются в налоговой инспекции.

Подтверждение: п. 19 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.

Датой представления сведений на бумажных носителях будет считаться:
– дата их фактического представления – при подаче лично (через представителя);
– дата отправки почтового отправления – при их отправке по почте.
Подтверждение: п. 4 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-3/576 от 16 сентября 2011 г.