×
Борисенко Ольга
Эксперт «Моё дело»
Редакции
|
|
Уничтожать документы нужно в следующем порядке.
1. Создать экспертную комиссию для выявления документов, срок хранения которых истек. Если организация имеет сложную структуру и (или) подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации, и этим же приказом утверждается состав комиссии (см. Приказ о создании экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов).
Подтверждение: п. 4.7-4.8 Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г., п. 2.2.2-2.2.3 Основных правил работы архивов.
2. Провести экспертизу ценности документов. Выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности. До этого уничтожать документы запрещено.
Подтверждение: ч. 6 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., Информация Росархива от 23 сентября 2015 г.
Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия. По результатам проведенной экспертизы комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов (дел) с истекшим сроком хранения. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Предложения к акту, как и сам акт, составляются по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях. После этого проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.
Подтверждение: п. 4.11-4.13 Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г., п. 2.2.2, 2.2.5, 2.4.1 Основных правил работы архивов.
Сроки хранения кадровых документов определены п. "б" ст. 19, разд. 7, 8 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа (абз. 4 п. 1.4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.).
3. Уничтожить документы, срок хранения которых истек.
Процесс уничтожения документов подразумевает их непосредственное физическое уничтожение (путем измельчения в уничтожителе бумаг (шредере), сжигания, разрывания вручную и т.п.). Электронные документы, как правило, уничтожают путем перезаписи и стирания файлов с электронных носителей информации.
Подтверждение: пп. "a" п. 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
При уничтожении документов нужно соблюдать следующие правила:
– уничтожение должно быть санкционированным. Нельзя уничтожать документы без акта о выделении их к уничтожению;
– нельзя уничтожать документы, которые связаны с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями;
– уничтожение документов нужно проводить таким образом, чтобы обеспечивалась конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
– документы нужно уничтожать вместе со всеми их копиями, включая персональные, страховые и резервные (если они разрешены к уничтожению).
Подтверждение: абз. 3 п. 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Многие кадровые документы (приказы о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним) содержат персональные данные работников (фамилию, имя, отчество работника, должность (профессию), размер должностного оклада, надбавки и т.п.). Если работодатель выбросит кадровые документы, у которых истекли сроки хранения, не измельчив их предварительно либо не уничтожив путем сжигания, это может привести к разглашению персональных данных работников организации. Нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, может повлечь за собой привлечение виновного лица к ответственности в установленном законодательством порядке. Кроме того, уничтожение документов по истечении срока их хранения является правом, а не обязанностью организации (индивидуального предпринимателя) (письмо Минфина России № 03-03-04/2/83 от 18 октября 2005 г.).
Подтверждение: ст. 90 Трудового кодекса РФ.
Документы с истекшим сроком хранения можно передать на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию (например, специальный пункт вторсырья). Это сделать целесообразно, если уничтожению подлежит большой массив документов. Если уничтожение документов (дел) поручено специализированной организации, передачу документов на уничтожение нужно оформить приемо-сдаточной накладной, составленной в свободной форме (см. Приемо-сдаточную накладную). В этом документе указывается дата передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) проводится под контролем работника, ответственного за сохранность документов в организации.
Подтверждение: п. 2.4.7 Основных правил работы архивов.
4. Когда документы будут уничтожены, оформить Акт об уничтожении документов. Законодательство не требует составлять такой акт в обязательном порядке, но его наличие целесообразно, чтобы подтвердить тот факт, что перечисленные в нем документы действительно были уничтожены. В акте нужно отразить факт уничтожения и указать следующие сведения:
– дату и место составления акта;
– способ уничтожения документов на бумажных носителях (путем измельчения в уничтожителе бумаг (шредере), сжигания и т.п.) и на электронных носителях (путем перезаписи или стирания файлов с электронных носителей информации);
– наименования уничтожаемых документов, период, за который они составлены, а также количество документов (например, "приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2007 год – 77 шт., анкеты соискателей, не принятых на работу за 2008 год, – 35 шт.");
– общее количество уничтожаемых документов;
– должности, фамилии, имена, отчества и подписи работников, присутствовавших при уничтожении документов;
– основание для уничтожения документов (акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с указанием его реквизитов (даты и номера)).
Подтверждение: п. 2.4.7 Основных правил работы архивов.