Начислять ли на сумму оплаты (компенсации) работнику расходов на проезд в общественном транспорте (на такси) во время работы? Работнику не установлен разъездной характер работ

Законодательно ответ на этот вопрос не урегулирован.

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г., пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Мнение Минтруда России: сумму компенсации, связанную с возмещением работнику расходов на проезд во время командировки, следует расценивать как компенсационную выплату, предусмотренную законодательством и непосредственно связанную с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Такие расходы в силу пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. не облагаются страховыми взносами в случае их экономического обоснования и документального подтверждения.
Подтверждение: письмо № 17-3/ООГ-764 от 13 мая 2016 г. (в части обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование возмещения расходов на аренду автомобиля во время командировки) – их выводы применимы и в отношении оплаты стоимости проезда любым транспортом (например, общественным транспортом или на такси), когда поездки работника во время работы носят служебный характер, даже в том случае, если такая работа не является разъездной в смысле ст. 168.1 Трудового кодекса РФ.

Указанное верно и при начислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).

Аналогичные правила распространяются и на оплату (компенсацию) расходов на проезд в общественном транспорте (на такси) руководителю организации (генеральному директору, директору). Это связано с тем, что отношения между ним и организацией являются трудовыми. В том числе это относится и к руководителю, который одновременно является собственником (единственным учредителем, участником, акционером) организации.

Работникам, работа которых предполагает возможность поездок, лучше предусмотреть разъездной характер работ. В этом случае суммы компенсации расходов на проезд однозначно не будут облагаться страховыми взносами.

В отношении поездок на заседания членов совета директоров (или другого аналогичного органа управления организацией) для его участников предусмотрены особенности начисления взносов.