В каком порядке индивидуальному предпринимателю оформлять первичные документы?

Порядок оформления индивидуальным предпринимателем первичных документов зависит от применяемой им системы налогообложения, а также от того, ведет он бухучет или нет. Исключение – документы, для которых применение унифицированных форм установлено нормативно-правовыми актами, не относящимися к сфере бухучета или учета для целей расчета налогов.

Причем индивидуальные предприниматели (ИП) вправе не вести бухучет, если они ведут учет доходов, расходов или иных объектов налогообложения, физических показателей деятельности в соответствии с налоговым законодательством (пп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).

Требования к документам при ведении бухучета

Если индивидуальный предприниматель (ИП) решил вести бухучет, он должен следовать порядку оформления первичных документов, предусмотренному ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. В частности, требованиям, предъявляемым к коммерческим организациям:
– по применяемым формам первичных документов и наличию в этих формах обязательных реквизитов. А именно – первичные документы можно оформлять по самостоятельно разработанным формам (за рядом исключений) или продолжать использование установленных форм унифицированных первичных документов (при условии, что они содержат все необходимые реквизиты);
– по способам заполнения первичных документов;
– по срокам их хранения;
– по методике исправления ошибок в документах.
Причем такой порядок не зависит от применяемой индивидуальным предпринимателем системы налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН, ЕНВД, ПСН).
Подтверждение: пп. 4 п. 1 ст. 2, п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Требования к документам при неведении бухучета

Индивидуальный предприниматель применяет ОСНО

Если индивидуальный предприниматель не ведет бухучет и применяет ОСНО, то он рассчитывает НДФЛ на основании налогового учета доходов и расходов, который ведется в соответствии с Порядком, утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.

В п. 9-11 указанного Порядка для индивидуальных предпринимателей сохранена обязанность по составлению первичных учетных документов по унифицированным формам.
Если же унифицированная форма документа не предусмотрена, то он должен содержать следующие обязательные реквизиты:
– наименование документа (формы);
– дата составления документа (первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции);
– фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;
– содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;
– личная подпись индивидуального предпринимателя (кроме кассового чека).

Индивидуальный предприниматель применяет спецрежим

Для индивидуальных предпринимателей, которые не ведут бухучет и применяют иные режимы налогообложения (УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН), порядок оформления первичных документов в профильных документах, регулирующих порядок организации учета в рамках данных режимов, никак не регламентирован.
Про оформление первичных учетных документов индивидуальными предпринимателями ничего не говорится в следующих нормативных документах:
– в Порядке заполнения книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, утв. Приказом Минфина России № 135н от 22 октября 2012 г.;
– в Порядке заполнения книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, утв. Приказом Минфина России № 135н от 22 октября 2012 г.;
– в Порядке заполнения книги учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (ЕСХН), утв. Приказом Минфина России № 169н от 11 декабря 2006 г.

При этом нужно учитывать, что право на применение любого спецрежима индивидуальный предприниматель может потерять в любом отчетном (налоговом) периоде, и тогда его первичные документы должны будут соответствовать Порядку, утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.

В то же время клиенты и партнеры индивидуального предпринимателя, ведущие бухучет, заинтересованы в том, чтобы оформляемые индивидуальным предпринимателем первичные документы соответствовали требованиям Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Особенности оформления отдельных первичных документов

Отдельные нормативно-правовые акты, не относящиеся к сфере бухучета или учета для целей расчета налогов, предписывают для оформления операций использовать унифицированные формы документов. Такие документы обязательны для применения индивидуальными предпринимателями (если они распространяются на них) независимо от применяемой системы налогообложения и их решения вести или не вести бухучет.

Например, обязательно применение следующих форм документов:
– транспортной накладной по форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г., – при перевозке грузов автотранспортом;
– расчетных документов, форма которых утверждается банковским законодательством (в частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.), – при проведении безналичных расчетов.

Подтверждение: Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г., письмо ФНС России № ЕД-4-2/11941 от 23 июня 2014 г.

В отношении ведения кассовых операций необходимо учитывать следующее:

1) ИП вправе не соблюдать порядок ведения кассовых операций при выполнении определенных условий (в части обязанностей) и с учетом ряда особенностей. Например, индивидуальные предприниматели могут не оформлять приходные (расходные) кассовые ордера при условии, что в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности (абз. 4 п. 4.1 Указания о порядке ведения кассовых операций);

2) при проведении расчетов наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа по общему правилу ИП должны применять онлайн-ККТ. Тогда использование форм, предусмотренных Альбомом унифицированных форм первичных документов, утв. Постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г., не является обязательным.

Вместе с тем законодательно установлен перечень случаев, когда можно не применять контрольно-кассовую технику (ККТ) или предусмотрена отсрочка ее применения до 1 июля 2018 года. Например, такой отсрочкой могут воспользоваться ИП (независимо от применяемого режима налогообложения, в т. ч. на ЕНВД), которые оказывают услуги населению и выдают бланки строгой отчетности (БСО) в старом порядке (т.е. в порядке, действовавшем до 15 июля 2016 года). В особом порядке необходимо определять право не применять ККТ при реализации алкогольной продукции (абз. 10 п. 10 ст. 16 Федерального закона № 171-ФЗ от 22 ноября 1995 г.).

Подтверждение: абз. 18 ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г., ч. 7-9, 11 ст. 7 Федерального закона № 290-ФЗ от 3 июля 2016 г.

Заверение документов индивидуального предпринимателя

ИП на ОСНО ведут документальное оформление хозяйственных операций в соответствии с Порядком, утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г. Положения данного Порядка обязывают индивидуальных предпринимателей оформлять первичные учетные документы и содержат требование об их заверении (за исключением кассового чека) подписью индивидуального предпринимателя.
Подтверждение: п. 4, 10 Порядка, утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.

Однако буквальное прочтение данного требования как безусловно запрещающего подписание любых первичных документов от имени индивидуального предпринимателя неоправданно дискриминировало бы их по сравнению с организациями, которые вправе распределять полномочия по подписанию первичных документов. Кроме того, не все первичные документы требуют подписания непосредственно руководителем, большинство из них содержат реквизиты подписи должностного лица.

В свою очередь, к предпринимательской деятельности граждан применяются правила Гражданского кодекса РФ, которые регулируют деятельность коммерческих организаций (если иное не вытекает из законодательства, существа правоотношений). В части других отраслей права индивидуальные предприниматели, как правило, также приравнены в правах и обязанностях к организациям (например, в части трудового права).
Подтверждение: ст. 23 Гражданского кодекса РФ, ст. 20 Трудового кодекса РФ.

Более того, порядки заполнения книги учета доходов и расходов при применении индивидуальными предпринимателями УСН и ЕСХН подобных требований к заверению первичных документов не предъявляют (Порядок, утв. Приказом Минфина России № 135н от 22 октября 2012 г., Порядок, утв. Приказом Минфина России № 169н от 11 декабря 2006 г.).

Вывод: ИП наравне с организациями должны иметь право распределять полномочия по подписанию первичных документов.

В общем случае полномочия действовать от имени организации возложены на ее руководителя, который вправе:
– определить перечень работников (должностных лиц), имеющих право подписи конкретных первичных документов. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя организации, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации (письмо Минфина России № 07-01-06/37273 от 10 сентября 2013 г., Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г.);
– выдать любому лицу доверенность на право подписания соответствующих документов как за руководителя организации, так и ее должностных лиц (ст. 185 Гражданского кодекса РФ).

Применительно к первичным учетным документам ИП это означает, что их заверять может:
– он сам (без какого-либо дополнительного подтверждения). При этом на документах рядом с подписью целесообразно указать основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП);
– работник ИП или стороннее лицо – при наличии соответствующих полномочий на это.

Скреплять подпись индивидуального предпринимателя, его работника или представителя оттиском печати необязательно. Законодательство РФ не обязывает ИП иметь такую печать.

Заверение счетов-фактур происходит в особом порядке.

Полномочия работников на подписание

Полномочия работников на подписание первичных учетных документов ИП могут быть подтверждены:

– приказом (распоряжением, должностной инструкцией или иным внутренним документом) индивидуального предпринимателя на предоставление права подписи конкретных первичных документов (на оприходование, отпуск ценностей, о расходовании сырья, выпуске продукции и т.д.). В таком случае в первичном документе указывается должность этого работника;

– доверенностью от индивидуального предпринимателя, например, в отношении работников, получающих товарно-материальные ценности у поставщиков (вне места деятельности предпринимателя). В таком случае в первичном документе (например, накладной по форме № ТОРГ-12), как правило, указываются реквизиты этой доверенности.

При этом если первичный учетный документ (например, акт, накладная) составляется в том числе для третьего лица, то это третье лицо или его уполномоченный представитель может потребовать предъявить доказательства подписания документа уполномоченным лицом (оригинал и заверенную копию документа, подтверждающего полномочия работника (например, доверенность)).

Полномочия третьих лиц на подписание

Полномочия третьих лиц на подписание первичных учетных документов индивидуального предпринимателя (по аналогии с организациями) могут быть подтверждены:

– доверенностью от ИП на право подписи конкретных первичных документов (например, накладных, квитанций и т.д.) за соответствующих должностных лиц (п. 4 ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ). Такая доверенность может быть выдана не только работнику, но и гражданину, с которым у индивидуального предпринимателя не оформлены трудовые отношения (Решение Верховного суда РФ № ГКПИ11-617 от 6 июня 2011 г.). В этом случае данный гражданин становится уполномоченным представителем индивидуального предпринимателя и получает право подписывать от имени установленных должностных лиц первичные учетные документы;

– отдельным договором поручения, в котором прописана обязанность такого лица по своевременной передаче документов, а также его ответственность за достоверность этих данных.

Другие вопросы по теме