Расчет 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г.

Обратите внимание: начиная с отчетности за I квартал 2021 года сдавать отчетность по НДФЛ нужно будет по новой форме, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г. Изменения внесены как в саму форму, так и в порядок ее заполнения. Кроме того, в состав расчета 6-НДФЛ включено приложение "Справка о доходах и суммах налога физического лица" (вместо ранее действовавшей формы 2-НДФЛ), которое впервые потребуется заполнить при составлении расчета по доходам за 2021 год.

Когда нужно сдать расчет по форме 6-НДФЛ?

В общем случае расчет налоговые агенты должны представлять:
– за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом;
– за год – не позднее 1 марта следующего года.
Подтверждение: п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ.

В случае реорганизации в форме ликвидации организации, прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя расчет по форме 6-НДФЛ в указанный срок должен быть представлен такими налоговыми агентами за период от начала года (либо со дня создания организации, регистрации гражданина в качестве ИП в текущем году) до момента внесения записи об этом в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) (включительно).

В других случаях реорганизации (не в форме ликвидации) организации – налогового агента исполнение обязанности по представлению расчета 6-НДФЛ возложено на правопреемника реорганизованной организации, если реорганизованная (реорганизуемая) организация (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации эту обязанность сама не исполнила.
В этом случае расчет по форме 6-НДФЛ правопреемник представляет по месту своего учета.
При наличии нескольких правопреемников обязанность по представлению в налоговую инспекцию отчетности по НДФЛ определяется на основании передаточного акта или разделительного баланса.

Подтверждение: п. 3.5 ст. 55, п. 5 ст. 230 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № БС-3-11/1355 от 30 марта 2016 г. – разъяснения, представленные в период действия положений старых редакций ст. 55 и 230 Налогового кодекса РФ, применимы в настоящее время в части представления отчетности при ликвидации (прекращении деятельности) налогового агента в условиях действующей редакции Налогового кодекса РФ.

Какими способами можно сдать расчет?

Расчет по форме 6-НДФЛ налоговый агент или его представитель (с соответствующим подтверждением полномочий) может сдать двумя способами:

– в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью налогового агента или его представителя, если в налоговом периоде доход от налогового агента получили более 10 человек. В этом случае датой его представления будет дата подтверждения отправки оператором электронного документооборота;

– на бумажном носителе (только в виде машиноориентированной формы) либо в электронном виде с заверением усиленной квалифицированной электронной подписью, если в налоговом периоде доход от налогового агента получили 10 и менее человек. В этом случае датой его представления будет считаться дата фактического представления при личной сдаче либо дата его отправки почтовым отправлением с описью вложения.

Данные способы представления расчета действуют в том числе при наличии обособленных подразделений у организации (налогового агента). Например, если численность персонала, получившего доход от налогового агента, более 10 человек, то независимо от количества выплат, произведенных гражданам обособленным подразделением, расчет должен быть сдан в электронной форме за каждое обособленное подразделение.

Подтверждение: п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ, разд. V Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г., письмо ФНС России № БС-4-11/23242 от 15 ноября 2019 г.

Указанный порядок применяется начиная с представления расчета по форме 6-НДФЛ по итогам 2019 года. То есть по новым правилам налоговый агент только при численности граждан, получивших доходы в 2019 году, 10 человек и менее сможет представить в налоговую инспекцию форму 6-НДФЛ по итогам 2019 года на бумаге. Остальным налоговым агентам (организациям, ИП), выплатившим доход 11 и более человек, отчитаться придется уже в электронном виде. То есть требование по представлению отчетности в электронной форме действует и в том случае, если численность персонала в 2019 году составляет менее 25 человек (как ранее), но более 10.
Подтверждение: письма ФНС России № БС-4-11/23243 от 15 ноября 2019 г., № БС-4-11/25215 от 9 декабря 2019 г. (разъяснения о порядке представления формы 2-НДФЛ применимы также в отношении расчета 6-НДФЛ), № БС-4-11/23242 от 15 ноября 2019 г.

Что из себя представляет форма 6-НДФЛ?

Форма 6-НДФЛ заполняется ежеквартально нарастающим итогом с начала налогового периода (года).

В целом расчет по форме 6-НДФЛ представляет собой бланк (см. Образец), состоящий из:
– титульного листа;
– раздела 1 "Обобщенные показатели";
– раздела 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц".

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/650 от 18 февраля 2016 г.). В этом разделе ведется расчет налога, в нем указывается общая сумма начисленных доходов, а также общая сумма начисленного и удержанного налога. По каждой налоговой ставке составляется отдельный раздел 1. Строки 060-090 тогда заполняются только на первой странице.

В разделе 2 указывают даты получения дохода (по ст. 223 Налогового кодекса РФ) и удержания НДФЛ, предельный срок, установленный для перечисления налога в бюджет, а также обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога. В этот раздел данные включаются за последние три месяца отчетного периода.
То есть, чтобы правильно заполнить раздел 2, нужно распределить общий доход, выплаченный гражданам в течение последнего квартала, по соответствующим датам и для каждой даты указывать отдельную сумму налога. При этом следует учитывать, что раздел 2 можно не заполнять по доходам, в отношении которых налог удержан не был либо не наступила дата удержания (например, по зарплате, начисленной за март, операции по ее выплате, а также по удержанию и перечислению НДФЛ производятся в апреле) (письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/650 от 18 февраля 2016 г., № БС-3-11/553 от 12 февраля 2016 г.).

Порядок заполнения расчета прямо не предписывает формировать и представлять форму 6-НДФЛ при отсутствии начисленных (выплаченных) доходов, в отношении которых возникают обязанности налогового агента (в т. ч. в случае начисления (выплаты) только полностью не облагаемых доходов).

Основанием для заполнения формы расчета, как и для справки 2-НДФЛ, являются налоговые регистры, которые в указанных случаях не формируются (п. 1.1 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г.). Этот факт должен свидетельствовать о соответствии показателей данных форм отчетности. Сверить их можно по методике, приведенной в письме ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г., где указано, что общее количество физических лиц, получивших облагаемый налогом доход, которое указывается в строке 060 формы 6-НДФЛ, за год должно совпадать с общим количеством справок 2-НДФЛ с признаком "1" и приложений № 2 декларации по налогу на прибыль, которые представляют ряд налоговых агентов.

Обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учета расчета по форме 6-НДФЛ у организаций (ИП) возникает в случае, если они в соответствии со ст. 226, п. 2 ст. 226.1 Налогового кодекса РФ признаются налоговыми агентами.

Соответственно, если организация (ИП) не производит выплату доходов гражданам (в т. ч. в случае, когда она не ведет деятельность), то представление "нулевого" расчета по форме 6-НДФЛ не требуется (как и справок 2-НДФЛ). В то же время при представлении такого расчета налоговая инспекция обязана принять его в установленном порядке.

Обратите внимание: при проверке расчета 6-НДФЛ налоговая инспекция может использовать информацию, поступившую в рамках межведомственного взаимодействия от Роструда, о всех выявленных нарушениях (в частности, о факте выплаты вознаграждения гражданам, с которыми не заключался гражданско-правовой (трудовой) договор). Поэтому в случае непредставления в установленный срок формы 6-НДФЛ с данными о выплатах работникам (исполнителям) или представления в недостоверном виде информации, которой налоговая инспекция располагает на момент проверки, это может послужить основанием для привлечения налогового агента к ответственности по ст. 126, 126.1 Налогового кодекса РФ.

Подтверждение: письма ФНС России № ЗН-19-17/97 от 8 июня 2016 г., № БС-4-11/7928 от 4 мая 2016 г., № БС-4-11/4958 от 23 марта 2016 г. (об отражении дивидендов), № БС-4-11/4901от 23 марта 2016 г. (в отношении обязанностей обособленного подразделения), Соглашение ФНС России № ММВ-23-2/24, Роструда от 25 ноября 2016 г.

Нужно ли представлять в налоговую инспекцию форму 2-НДФЛ, если был сдан расчет 6-НДФЛ, в отношении одних и тех же доходов?

Нужно представлять.

Несмотря на то, что сведения, содержащиеся в расчете по форме 6-НДФЛ, практически дублируют сведения, которые отражаются в справке 2-НДФЛ, форма 6-НДФЛ сдается наряду с формой 2-НДФЛ, но только в отношении всех работников.

Обязанность подавать справки по форме 2-НДФЛ отдельно на каждого получателя дохода сохранилась. Срок сдачи – не позднее 1 марта года, следующего за истекшим (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ).

Какая ответственность грозит налоговому агенту за опоздание со сдачей расчета по форме 6-НДФЛ?

За непредставление (несвоевременное представление) расчета по форме 6-НДФЛ установлены меры налоговой ответственности в виде штрафа в размере 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц, рассчитанный со дня, установленного для его представления, и до фактической даты сдачи. Причем привлечение к ответственности не зависит от результатов и сроков проведения камеральной проверки расчета.
Подтверждение: п. 1.2 ст. 126 Налогового кодекса РФ, п. 1 письма ФНС России № ГД-4-11/14515 от 9 августа 2016 г.

Вместе с тем ответственность по п. 1.2 ст. 126 Налогового кодекса РФ не применяется при нарушении налоговым агентом порядка представления расчета 6-НДФЛ (например, если организация ошибочно представила расчет с указанием неверного КПП или ОКТМО по месту нахождения головного отделения, а не обособленного подразделения).

Также при задержке со сдачей формы более чем на 10 рабочих дней предусмотрены меры, носящие обеспечительный характер, – в виде приостановления операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств (п. 3.2 ст. 76 Налогового кодекса РФ). При применении указанного обеспечения налоговые инспекторы должны учитывать факты перечисления НДФЛ в бюджет налоговым агентом в отчетном периоде, представления справок по форме 2-НДФЛ за предыдущий налоговый период, иные сведения, имеющиеся у налоговой инспекции, свидетельствующие об обязанности по представлению расчета налоговым агентом. Тем самым должна быть исключена безосновательная блокировка счета в связи с несдачей отчета, когда такой обязанности у организации (ИП) не возникает.
Подтверждение: п. 2 письма ФНС России № ГД-4-11/14515 от 9 августа 2016 г.

Кроме того, должностные лица организации – налогового агента могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.6 КоАП РФ. При этом в отношении субъектов малого и среднего предпринимательства предусмотрены особые условия применения мер административной ответственности.

За несоблюдение способа подачи деклараций (расчетов) для налоговых агентов предусмотрена такая же ответственность, как и для налогоплательщиков (ст. 119.1 Налогового кодекса РФ).

Другие вопросы по теме