Редакции

Экспертное заключение

Электронная трудовая книжка: вопросы применения

С 2020 года все работодатели (организации, ИП) независимо от организационно-правовой формы и численности штата начали формировать сведения о трудовой деятельности персонала в электронном виде. У наших пользователей часто возникают вопросы по этой теме. В частности, о возможности продолжать вести бумажные трудовые книжки, о том, как и когда подготовиться к переходу в виртуальное пространство.

Мы подготовили ответы на самые популярные вопросы, поступившие в нашу службу консалтинга по этой теме:

В чем суть закона об электронных трудовых книжках?

Суть заключается в следующем.

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности работников начали формироваться в электронном виде путем их передачи работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ (с 1 января 2023 года – в Социальный фонд России (СФР)). Речь идет об электронном аналоге бумажной трудовой книжки, в котором содержатся практически все сведения, имеющиеся в бумажном образце, за исключением данных об образовании и награждении (поощрениях). Соответствующий Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. применяется с 1 января 2020 года. Трудовой кодекс РФ дополнен статьей 66.1 "Сведения о трудовой деятельности".

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализуется только в цифровом формате (в виде сведений, содержащихся в единой системе, за ведение которой отвечает СФР). Соответственно, просмотреть сведения электронной книжки работник сможет в личном кабинете на сайте СФР или на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление СФР или многофункциональный центр государственных услуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы гражданина.

Можно выделить следующие преимущества электронной трудовой книжки:
– удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
– минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
– дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
– снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
– дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
– использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
– новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;
– высокий уровень безопасности и сохранности данных.

2020 год являлся переходным периодом. В течение этого года работодатель в общем случае обязан был вести бумажные трудовые книжки и одновременно при соблюдении условий такой подачи – формировать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде.

С 1 января 2021 года работникам, которые впервые поступают на работу (впервые в своей жизни, а не впервые к данному работодателю), все сведения оформляются только в электронном варианте. Это правило можно применить также к иностранным гражданам, которые впервые трудоустраиваются в России.
Аналогично с действующими или впервые трудоустроившимися до 2021 года работниками, которые оповестили работодателя о выборе электронного варианта ведения их трудовой книжки.

Однако бумажные трудовые книжки не аннулируются. Они сохраняются за теми действующими или впервые трудоустроившимися до 2021 года работниками, которые направят или направили работодателю письменное заявление о необходимости их оформления в таком формате либо не сделали выбор в отношении одного из вариантов. При этом даже в таких случаях работодатель должен наряду с ведением бумажного варианта при наличии кадровых событий передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Работнику, который уже трудится у работодателя, предоставлено право выбрать один из вариантов:
– либо работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку;
– либо сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде.
Свое решение работник выражает в письменном заявлении. В общем порядке такие заявления подавались до 31 декабря 2020 года (включительно), но работники вправе подать такое заявление и в 2022, и в 2023 году, и позднее. Эти сведения работодатель должен передать в СФР.
Подтверждение: ч. 2, 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Таким образом, "автоподписки" на электронные трудовые книжки нет. Исключение – соискатели, которые трудоустраиваются впервые с 2021 года.

Можно ли работнику сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно (если работник не сделал выбор в пользу электронного варианта).

В ситуации, когда работник не представил до конца 2020 года заявление с выбором варианта ведения трудовой книжки, а сейчас хочет остаться "на бумаге", возможны два варианта:

– работник вправе подать письменное заявление текущему работодателю с выбором бумажного варианта.

Тогда информацию о заявлении работодатель подает в составе отчета ЕФС-1 (до 1 января 2023 года она подавалась в отчете по форме СЗВ-ТД). В результате чего право на сохранение бумажной формы остается за работником и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. При этом за текущим работодателем наряду с ведением бумажной формы сохраняется обязанность при наличии других кадровых событий передавать сведения о трудовой деятельности такого работника в электронном виде;

– работник вправе не делать выбор в пользу какого-либо из вариантов вовсе.

Подтверждение: ч. 2, 4, 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г., письмо Минтруда России № 14-2/В-136 от 10 февраля 2020 г.

Обратите внимание: при выборе варианта ведения трудовой книжки в бумажном виде в последующем можно передумать и сделать выбор в пользу электронного варианта. В то же время при выборе электронной трудовой книжки возможность вернуться на "бумагу" (после начала 2021 года) не предусмотрена. Соответственно, работодатель в дальнейшем не вправе вести трудовую книжку в бумажной форме.

В ситуации, когда работник не определился с выбором в общий срок до 31 декабря 2020 года (включительно), существует небольшой нюанс. Если работник не сделал выбор в указанный срок по уважительной причине, то за ним однозначно сохраняется право на ведение бумажной трудовой и право перейти на электронную.

Подтверждение: ч. 5, 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г., письма Минтруда России № 14-6/ООГ-5261 от 4 сентября 2024 г., № 14-2/ООГ-18054 от 14 декабря 2020 г., № 14-2/ООГ-10180 от 3 июля 2020 г., № 14-2/В-141 от 11 февраля 2020 г., № 14-2/В-136 от 10 февраля 2020 г.

Мнение Минтруда России: если работник без уважительных причин не сделал выбор в общий срок, то работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (в виде замечания или выговора). При этом за таким "молчуном" также сохраняется право на ведение бумажной трудовой книжки (в т. ч. при новом трудоустройстве) и право перейти на электронную.
Подтверждение: письмо № 14-2/ООГ-1202 от 12 февраля 2021 г.

Вопрос о целесообразности дисциплинарных взысканий всегда остается на усмотрение работодателя и должен решаться с учетом тяжести проступка и вины работника (ст. 192-193 Трудового кодекса РФ). Поскольку само законодательство не содержит упоминание о лицах, не сделавших выбор в общий срок независимо от причин, как о нарушителях, работодателям целесообразно иными способами стимулировать персонал к переходу на электронный вариант ведения трудовой книжки (без применения мер дисциплинарной ответственности).

В каком случае нельзя сохранить бумажную трудовую книжку?

В тех случаях, когда:

– работник впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде с учетом требований ст. 66.1 Трудового кодекса РФ;

– работник сам сделал или сделает выбор в пользу электронного варианта (путем подачи соответствующего заявления работодателю). Тогда трудовая книжка на бумаге выдается работнику на руки.

Подтверждение: ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Действительно ли не все сведения из бумажной трудовой книжки нужно отражать в электронной?

Действительно не все сведения.

Для передачи работодателями сведений в СФР в электронном виде предназначен подраздел 1.1 подраздела 1 единой формы ЕФС-1. В нем содержится объем сведений, который максимально приближен к сведениям, содержащимся в бумажной трудовой книжке. Этих сведений достаточно для формирования пенсионных прав работника. При этом имеются некоторые отличия. В форме ЕФС-1 нет сведений об образовании, обучении, награждениях и некоторых других, присутствующих в трудовой книжке. Идентификация каждого лица проводится по номеру СНИЛС.

Однако работник вправе самостоятельно предоставить новому работодателю информацию о своих заслугах на прежних местах работы. Так, он может получить копии приказов о поощрениях и награждении и предоставить их новому работодателю.

При этом если новый работодатель намерен удостовериться в подлинности документов о профессиональном или дополнительном профессиональном образовании, он сможет с согласия работника:
– запросить необходимую информацию в учебном заведении;
– или самостоятельно проверить ее на сайте Рособрнадзора, заполнив специальную форму, либо в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.

Можно ли работнику учесть в электронной трудовой книжке весь стаж, приобретенный до 1 января 2020 года?

Можно учесть.

Изначально предполагалось, что в электронной трудовой книжке (на лицевом счете) будут учитываться только сведения о работе начиная с 1 января 2020 года, а вся прежняя трудовая биография работника останется в бумажной трудовой книжке (сведения о занятости, которые поступают на лицевые счета граждан в связи с уплатой взносов, не настолько подробны, как в трудовых книжках). Однако вскоре стали появляться законопроекты, которые предлагали порядок отражения всех периодов работы в электронном виде. Поправки были одобрены, и у граждан появилась такая возможность.

С 7 марта 2021 года всем имеющим трудовой стаж до 1 января 2020 года предоставлено право перенести на лицевой счет сведения о работе из бумажной трудовой книжки, причем независимо от того, в какой форме она ведется – в электронной или в бумажной. Для этого гражданин должен самостоятельно (не через работодателя) обратиться в СФР с соответствующим заявлением. Информация будет вноситься в раздел "Сведения о трудовой деятельности" индивидуального лицевого счета по записям из бумажной трудовой книжки. Если при этом выявится несоответствие сведений с теми, что уже имеются на лицевом счете, они будут учитываться после проверки их полноты и достоверности.

Подтверждение: Федеральный закон № 30-ФЗ от 24 февраля 2021 г.

Для чего необходима форма ЕФС-1 и какие сведения включаются в эту форму?

Сведения о трудовой деятельности подаются по форме из подраздела 1.1 подраздела 1 единой формы ЕФС-1, утв. Приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г. Это и есть те "электронные" сведения о трудовой деятельности персонала, которые работодатель ежемесячно должен передавать в Пенсионный фонд РФ (с 1 января 2023 года – в СФР). На основании представленных данных информационная база СФР наполняется необходимой информацией о трудовом стаже работников.

Однако форма ЕФС-1 не только представляет собой набор сведений, максимально приближенных к отражаемым в трудовой книжке (т.е. ее электронным вариантом), но и является одним из видов персонифицированного отчета. Он формируется на каждого работника (зарегистрированное лицо в СФР), в отношении которого произошло хотя бы одно кадровое событие:
– прием или увольнение, а также заключение и расторжение гражданско-правового договора;
– перевод на другую постоянную работу, установление дистанционной работы, на дому, неполного рабочего времени, второй и последующей профессии или иной квалификации, лишение судом работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, приостановление и возобновление действия трудового договора (в определенных случаях), отмена произведенных мероприятий и др. В частности, в отношении всех работников форму нужно оформить при переименовании либо ликвидации страхователя.
Кроме того, ЕФС-1 требует представления в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (в бумажной или электронной форме).
Отчет заполняется на основании приказов (распоряжений), иных решений или других документов кадрового учета работодателя.

Подтверждение: пп. 4, 5 п. 2, п. 5, 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, Приказ СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

Следует учесть, что в ЕФС-1 не включаются сведения о времени военной службы. Периоды службы работник может при необходимости подтвердить документами воинского учета (письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-677 от 3 февраля 2022 г.).

При приеме работника на работу начиная с 2021 года нужно ли оформлять ему бумажную трудовую книжку?

Нужно оформлять, если это не случай первого трудоустройства работника, и если работник ранее (у предыдущего работодателя) не сделал выбор в пользу электронного варианта ведения трудовой книжки.

При трудоустройстве в переходный период 2020 года необходимо было вести по общему правилу бумажные трудовые книжки в любом случае (наряду с электронными). При этом до конца 2020 года работник мог определиться, нужен ему бумажный документ или он хочет, чтобы сведения о его трудовой деятельности велись в электронном виде. Выбор определяется заявлением работника, данные о котором работодатель фиксирует в сведениях, представляемых в СФР. Если работник сделал выбор в пользу электронного варианта по предыдущему месту работы (например, в общий срок – до конца 2020 года или позже), текущий работодатель уже не вправе применять бумажный вариант. Бумажный вариант невозможен и при трудоустройстве соискателя на работу впервые начиная с 2021 года.

Если же работник не сделал выбор в пользу электронного варианта у предыдущего работодателя или сделал выбор в пользу бумажной трудовой либо не сделал никакого выбора, действующий работодатель должен продолжать вести трудовую книжку в бумажной форме. Когда впоследствии такой работник меняет работу, то его следующий работодатель также ведет бумажную трудовую книжку. Однако при желании работник может в любое время написать работодателю заявление о переходе на электронный вариант.

Как работодателю при приеме работника с электронной трудовой книжкой получить сведения о его стаже?

Работодатель может получить такие сведения:

– из бумажной трудовой книжки (ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Переход работника на электронную трудовую книжку не означает, что он не должен при приеме на работу предъявлять бумажный документ. Более того, это в его же интересах, поскольку сведения о стаже необходимы для расчета пособий по временной нетрудоспособности. В данном случае книжка находится у работника с записью о выдаче ее на руки. Работодатель вправе потребовать предъявить ее при оформлении на работу (не для ведения, а для ознакомления и получения сведений о стаже). При необходимости можно сделать копию трудовой книжки, а затем вернуть ее владельцу для дальнейшего хранения;

– из справки по форме СТД-Р (сведений о трудовой деятельности работника), выданной предыдущим работодателем, – за период с момента перехода на электронную трудовую книжку. Эта справка содержит только сведения о работе у того работодателя, который ее выдал;

– из справки по форме СТД-СФР, которую работник может получить в СФР (в т. ч. через сайт фонда), МФЦ либо через портал госуслуг (ч. 4 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). Справка имеет утвержденную форму "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СТД-СФР)" (утв. Приказом Минтруда России № 713н от 10 ноября 2022 г.). Она не дублирует выдаваемую работодателем СТД-Р. В нее включаются сведения о трудовой деятельности с лицевого счета работника, формирующиеся после 1 января 2020 года, а также имеющиеся там до 31 декабря 2019 года. Информация обо всей трудовой биографии гражданина (если за него уплачивались взносы) изначально присутствует на его лицевом счете в том или ином объеме. Кроме того, там могут появиться и подробные сведения о работе из трудовой книжки до 31 декабря 2019 года, если работник обратится в СФР с соответствующим заявлением. С 7 марта 2021 года всем имеющим трудовой стаж до 1 января 2020 года предоставлено право перенести на лицевой счет сведения из бумажной трудовой книжки.

Если гражданин при трудоустройстве представил форму СТД-Р или СТД-СФР, оригинал справки работодатель может оставить у себя или вернуть работнику. Законодательством не урегулирован порядок действий в данной ситуации, поэтому можно выбрать любой из указанных вариантов.
Подтверждение: вопрос № 1 Обзора за сентябрь от 2 октября 2020 г.

Обязан ли работодатель выдавать справку по форме СТД-Р работнику с бумажной трудовой книжкой?

Выдавать не обязан, но вправе выдать.

Сведения о трудовой деятельности (даже если они начали формироваться с 2020 года) предыдущий работодатель обязан предоставлять только работнику, у которого ведется трудовая книжка в электронном виде (ч. 4 ст. 1 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.). По запросу работника или по собственной инициативе работодатель может выдавать эту справку и тем, у кого ведется бумажная трудовая книжка.

В общем случае работодатель обязан выдать работнику сведения о его трудовой деятельности только если нет необходимости ведения на него трудовой книжки на бумаге (ч. 5 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). Выданы такие сведения могут быть на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Форма "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)" утверждена Приказом Минтруда России № 713н от 10 ноября 2022 г. В данной форме отражаются сведения о трудовой деятельности, формирующиеся с 1 января 2020 года.

Для получения сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р работнику необходимо подать работодателю письменное заявление или направить его в порядке, установленном работодателем, на адрес его электронной почты. В заявлении работник должен указать способ выдачи данных (на бумажном носителе или в электронном виде). Сведения предоставляются работнику:
– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня обращения;
– в день увольнения;
– после увольнения (по последнему месту работы, за период работы у данного работодателя) – в течение трех рабочих дней со дня его обращения.
Кроме того, работник может получить сведения о трудовой деятельности самостоятельно, заказав справку по форме СТД-СФР.
Подтверждение: ч. 5 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

Минтруд России разъяснил, что при выборе работником бумажного варианта ведения трудовой книжки обязанность по выдаче СТД-Р у работодателя не возникает. Предоставлять ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р нужно только по его письменному запросу, поскольку в данном случае это является правом, а не обязанностью работодателя.
Этому выводу можно следовать до момента подачи работником заявления о выборе электронного варианта ведения трудовой книжки.
Подтверждение: письма Минтруда России № 14-6/ООГ-2661 от 10 апреля 2023 г., № 14-2/ООГ-8465 от 16 июня 2020 г.

Как работодатель должен поступить с бумажной трудовой книжкой, если от работника получено заявление о выборе электронной?

Работодатель должен выдать работнику трудовую книжку на руки. Продолжать вести бумажную трудовую книжку в этом случае работодатель не обязан.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель должен внести в трудовую книжку работника, написавшего такое заявление, следующую запись: "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации". Данная формулировка предусмотрена п. 35 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.

Если работник по каким-либо причинам не сможет получить трудовую книжку, работодателю нужно направить ему по месту жительства уведомление о необходимости ее получения или дачи согласия на направление трудовой книжки по почте. В случае отсутствия такого согласия работодатель обязан продолжать хранить трудовую книжку у себя.

Подтверждение: ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Обратите внимание: после выбора электронного варианта ведения трудовой книжки и увольнения работника возврат на бумажный вариант ее ведения у нового работодателя невозможен. Соответствующая информация о поданном работником заявлении о выборе варианта ведения трудовой книжки передается работодателем в информационные ресурсы СФР. Сведения об отказе работника от бумажной трудовой книжки будут содержаться в его индивидуальном лицевом счете (ИЛС). Кроме того, в выданной на руки трудовой книжке будет запись об отказе от нее. В такой ситуации у работника нет возможности вернуться на ведение бумажной трудовой книжки. При приеме на работу к новому работодателю предъявить ее работник не может.
Подтверждение: письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-10180 от 3 июля 2020 г.

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику в следующие сроки:
– не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления (по общему правилу);
– не позднее дня увольнения – когда заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения.
Подтверждение: п. 35 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.

Нужно ли уведомлять о праве выбора электронного варианта работника, который принят на работу после 31 октября 2020 года?

Уведомлять не нужно, но рекомендуется (кроме работников, которые впервые трудоустраиваются или уже не сделали выбор в пользу одного из вариантов у предыдущего работодателя).

Обязанность уведомить работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием трудовой книжки и праве выбора одного из вариантов ее ведения, действовала для работодателя только до 31 октября 2020 года (включительно). Эта обязанность формально применялась в отношении:
– работающего в организации (у ИП) персонала;
– работников, принятых до 31 октября 2020 года.
Перечисленных работников нужно было обязательно уведомить в установленном порядке до этой даты (включительно). Соответственно, формально тех, кто принят после 31 октября 2020 года, уведомлять уже не требуется.

В то же время по смыслу норм законодательства каждый работник (за которым сохранено право выбора) независимо от того, когда именно он был трудоустроен, должен знать об изменениях, которые его ожидают в связи с формированием сведений о его трудовой деятельности. И хотя после 31 октября 2020 года письменно извещать вновь принятого работника не обязательно, такие действия законодательством не запрещены. Напротив, они улучшают положение работников, повышая их информированность. Направляя такое уведомление, работодатель соблюдает трудовое законодательство и выполняет свои обязанности в соответствии со ст. 22 Трудового кодекса РФ.
Исключение – впервые трудоустраиваемый начиная с 2021 года персонал, которому право выбора варианта ведения трудовой книжки не предоставлено, и те действующие работники, которые уже сделали выбор в пользу одного из вариантов ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя. Соответственно, уведомлять такой персонал не нужно.

При этом следует учесть, что обязанность работодателя извещать территориальное подразделение СФР о выборе, который сделал или в дальнейшем сделает работник по поводу порядка ведения его трудовой книжки, сохраняется. Она продолжает действовать и в 2024 году.

Подтверждение: ч. 1, 2, 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г., Приказ СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

Как поступить работнику, который до конца 2020 года не подал работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки?

Такой работник может (но не обязан) подать письменное заявление работодателю (в т. ч. при трудоустройстве) в любое время.

Некоторые работники по объективным причинам не могли написать заявление о выборе конкретного варианта ведения трудовой книжки и подать его работодателю. Например, к таким работникам относятся:

– работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали соответствующее письменное заявление. При этом за работниками согласно нормам трудового законодательства сохранялось место работы, в том числе на период:

– временной нетрудоспособности;
– отпуска;
– отстранения от работы в случаях, предусмотренных законодательством РФ;

– граждане, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до этой даты не подавшие соответствующее письменное заявление.

За указанными категориями работников в любом случае сохраняется право на подачу работодателю письменного заявления о выборе варианта ведения трудовой книжки.

Подтверждение: ч. 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г., Приказ СФР № 2281 от 17 ноября 2023 г.

Может ли работодатель сразу принять у работника заявление о переходе на электронную трудовую книжку, если бумажная утеряна или работник уже при трудоустройстве хочет перейти на электронную версию?

Не может принять.

Если работник утратил трудовую книжку, то сразу принять у него заявление о переходе на электронный вариант нельзя. Сначала нужно разобраться с отсутствием самой трудовой книжки:
– либо отправить работника к предыдущему работодателю (который внес последнюю запись в трудовую книжку) для оформления дубликата (это преимущественный вариант, поскольку позволяет восстановить сведения о периоде работы);
– либо получить от работника письменное заявление об оформлении ему новой трудовой книжки (без записей о работе у других работодателей) с указанием причины отсутствия прежней (см. Заявление работника об оформлении новой трудовой книжки) (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ).

Только после этого работник может подать заявление о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Подтверждение: письмо Роструда № ПГ/30991-6-1 от 20 октября 2021 г.

Если бумажная книжка у работника есть, но он при трудоустройстве сразу решает отказаться от нее и перейти на электронную версию, это также оформляется посредством заполнения бумажной трудовой книжки. Совсем не принимать и не вести ее нельзя. В ней нужно сделать две записи:
– внести данные о приеме на работу;
– затем указать, что работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (т.е. запись о переходе на электронную трудовую книжку) (см. Образец).
После этого в день подачи заявления выдать работнику трудовую книжку.

Подтверждение: ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, ч. 2, 3, 4, 5, 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г., письмо Минтруда России № 14-6/ООГ-5052 от 31 июля 2023 г.

Как поступить работодателю, если он ошибочно сделал запись о приеме на работу в трудовой книжке, где уже была запись о переходе на электронную?

Работодателю необходимо признать недействительной запись о приеме на работу, внесенную в бумажную трудовую книжку.

Если работник сделал выбор в пользу электронного варианта ведения трудовой книжки, то в бумажную трудовую книжку вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель выдает трудовую книжку работнику на руки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.). После этого никакие записи в нее не вносятся. Поэтому запись о приеме на работу, внесенная в трудовую книжку работника, является ошибочной и ее следует признать недействительной. Для этого в разделе "Сведения о работе" после последней записи (о приеме на работу) нужно указать следующий порядковый номер и дату внесения записи, а в графе 3 указать: "Запись за номером ____ недействительна".

Подтверждение: информация сервиса Роструда "Онлайнинспекция.рф" по вопросу № 156188 от 27 октября 2021 г.

Как исправить в электронной трудовой книжке ошибку предыдущего работодателя?

Исходя из порядка исправления данных в подразделе 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 это может сделать только предыдущий работодатель, допустивший ошибку.

Порядок исправления электронной трудовой книжки отличается от внесения исправлений в бумажную трудовую. Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников работодатели передают в СФР. И каждый работодатель отражает данные только о тех кадровых мероприятиях, которые произошли именно у него. Соответственно, работодатель может исправить только те ошибки, которые допустил он сам в ранее представленных по работнику сведениях. Заполнение и представление подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 на работника на основании приказов, изданных в отношении него прежним работодателем, не предусмотрено.

Таким образом, для внесения исправлений работнику нужно обращаться именно к тому работодателю, который представил в СФР неверные сведения. А если организация-работодатель ликвидирована (ИП-работодатель прекратил свою деятельность), то остается возможность скорректировать данные по решению суда.
Кроме того, работник вправе обратиться для исправления ошибки в электронной трудовой лично в отделение СФР или подать заявление на портале госуслуг.