×
Борисенко Ольга
Эксперт «Моё дело»
Редакции
|
|
Оформлять первичные документы можно как в бумажном, так и в электронном виде при наличии электронной подписи (ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
В общем случае первичный документ, оформленный в электронном виде, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, при условии его заверения квалифицированной электронной подписью (т.е. они имеют одинаковую юридическую силу). Однако виды электронных подписей, используемых для подписания первичных документов, должны устанавливаться федеральными стандартами бухучета. Пока эти стандарты не введены. Поэтому до их принятия организация может использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный законодательством вид электронной подписи. В этих целях выбранный вариант заверения должен быть предусмотрен участниками электронного взаимодействия в соглашении между ними.
Исключение – случаи, когда составление документа только на бумажном носителе предусмотрено федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.
Подтверждение: ч. 1, 2 ст. 6, п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Никаких других условий или ограничений в отношении электронного формата первичных учетных документов ни Налоговый кодекс РФ, ни Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. не содержат. Таким образом, формально допускается использовать самостоятельно разработанный формат таких документов, согласованный с контрагентами.
На практике для оформления первичных документов в электронном виде целесообразно использовать рекомендуемые форматы таких документов (при их наличии). Например, документы, которые может запросить налоговая инспекция, организация вправе представлять в электронном виде по установленным форматам в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-2/168 от 17 февраля 2011 г., без изготовления копий на бумажных носителях (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). Перечень таких документов содержится в таблицах 4.8 и 4.9 Приказа ФНС России № ММВ-7-6/465 от 29 июня 2012 г. При этом данные документы при представлении их в налоговую инспекцию заверяются исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица (или его представителя) (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). Поэтому отпадает и необходимость в решении вопроса о том, какой вид подписи использовать при электронном документообороте.
Например, это может быть товарная накладная (по форме № ТОРГ-12), акт приемки-сдачи работ (услуг) (Приказ ФНС России № ММВ-7-6/172 от 21 марта 2012 г.).
Если организация составляет первичные документы в электронном виде, необходимо предусмотреть возможность их вывода на бумажный носитель. Это может потребоваться, если документ на бумажном носителе нужно представить:
– в государственный орган в связи с требованием законодательства (если не предусмотрен иной вариант);
– контрагенту на основании требований заключенного договора.
При этом бумажную копию первичного учетного документа, составленного в электронном виде, организация изготавливает за свой счет.
Подтверждение: ч. 6 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.