Удерживать ли при оплате (компенсации) работнику расходов на медосмотр?

Удерживать не нужно, если работодатель сам оплачивает расходы на обязательный медосмотр работника. По вопросу удержания налога с сумм возмещения расходов работнику, оплатившему обязательный медосмотр за счет личных средств, единая точка зрения не выработана.
При оплате (компенсации) работодателем расходов на медосмотр работника (гражданина, с которым только планируется заключить трудовой или иной договор) по своей инициативе удерживать НДФЛ не нужно при соблюдении определенных условий.

НДФЛ не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

В случаях, предусмотренных законодательством, работодатель обязан проводить медосмотры работников за свой счет. Организация проведения обязательного медосмотра – обязанность работодателя. Он же несет расходы по его оплате, однако порядок такой оплаты не регламентирован.
Подтверждение: ст. 212, 213 Трудового кодекса РФ.

Вывод: оплата работодателем расходов на обязательный медосмотр работников не может быть признана экономической выгодой (доходом) указанных работников. Наличие данных расходов для работодателя обусловлено требованиями законодательства и необходимо для обеспечения деятельности организации (ИП). Соответственно, суммы такой оплаты не подлежат налогообложению НДФЛ (письма Минфина России № 03-03-06/1/44840 от 8 сентября 2014 г., ФНС России № БС-4-11/1082 от 27 января 2020 г.).

По вопросу удержания НДФЛ с сумм возмещения расходов работнику, оплатившему обязательный медосмотр за счет личных средств, единая точка зрения не выработана.

Мнение Минфина России в п. 1 письма № 03-15-06/7527 от 8 февраля 2018 г.: оплата предварительных обязательных медосмотров (обследований) работников за счет их собственных средств с последующим возмещением таких расходов работодателем не признается компенсацией в смысле ст. 213 Трудового кодекса РФ, соответственно, такая оплата не подпадает под льготу, установленную п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ в актуальной редакции Налогового кодекса РФ). В этом случае стоимость медосмотров, возмещаемая организацией своим работникам, может быть освобождена от налогообложения НДФЛ на основании п. 10 ст. 217 Налогового кодекса РФ, то есть (как и в случае оплаты по собственной инициативе) если оплата произведена за счет средств, оставшихся после уплаты налога на прибыль организаций. Такой порядок освобождения от налогообложения объясняется тем, что данные возмещения нельзя отнести к установленным компенсациям, поскольку законодательство не содержит требования к работодателю по возмещению подобных расходов работников.

Мнение Минфина России в п. 1 письма № 03-15-06/94821 от 26 декабря 2018 г., письмах № 03-04-06/52404 от 26 июля 2018 г. и № 03-03-06/4/84 от 21 ноября 2008 г.: стоимость обязательных медосмотров, возмещаемая работодателем своим работникам, относится к компенсационным выплатам, гарантированным Трудовым кодексом РФ, и не является экономической выгодой (доходом) работников, поскольку связана с обеспечением деятельности организации. Соответственно, указанные суммы не облагаются НДФЛ.

Данная позиция согласуется с мнением Роструда, высказанным в информации, размещенной на ведомственном сайте: поскольку обязанность по организации необходимых медосмотров работников (в т. ч. их оплата) возложена на работодателя, отказ работодателя возместить работнику расходы на прохождение необходимого предварительного медосмотра является нарушением трудового законодательства.

В арбитражной практике судьи также выносят решения в пользу работодателей. В своих выводах они опираются на ст. 213 Трудового кодекса РФ, которую трактуют как положение, обязывающее работодателя обеспечить необходимый медосмотр работникам (соискателям) независимо от способа оплаты: посредством прямых расчетов с медицинской организацией или путем возмещения гражданину (работнику, потенциальному работнику), оплатившему медосмотр за свой счет.

Ситуация

Позиция работодателя (налогового агента)

Позиция ведомства

Решение суда

Организация не включила в облагаемую НДФЛ базу суммы возмещения расходов работникам по прохождению первичного медосмотра при поступлении на работу

Прохождение медосмотра работником является его обязанностью, выполняемой в связи с поступлением на работу, а компенсация выплачивается работнику во исполнение требований ст. 212, 213 Трудового кодекса РФ. В связи с этим выплачиваемую компенсацию можно признать подпадающей под освобождение от налогообложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ в актуальной редакции Налогового кодекса РФ)

Невключение в облагаемую НДФЛ базу сумм возмещения, выплаченных обществом гражданам в связи с оплатой последними прохождения медосмотра (медицинской комиссии) при приеме на работу, неправомерно

Постановление ФАС Северо-Западного округа № А56-31936/2005 11 августа 2006 г.

Судьи поддержали позицию организации, указав, что организация в силу требования ст. 213 Трудового кодекса РФ возместила работникам затраты по прохождению первичного медосмотра при поступлении на работу.
Учитывая, что обязанность работодателя обеспечить прохождение обязательных (первичных) медосмотров за счет собственных средств установлена ст. 213 Трудового кодекса РФ, соответствующие выплаты в пользу работников освобождаются от налогообложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ в актуальной редакции Налогового кодекса РФ).

Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС Московского округа № КА-А40/1449-11 от 21 марта 2011 г.

Учитывая устойчивую позицию Минфина России, высказанную, в частности, в п. 1 письма № 03-15-06/94821 от 26 декабря 2018 г. и в письме № 03-04-06/52404 от 26 июля 2018 г., при компенсации работнику (соискателю) стоимости обязательного (предварительного, периодического) медосмотра НДФЛ можно не удерживать.

При этом работодатель может письменно или в электронном виде обратиться в Роструд (его территориальное отделение) по вопросу применения ст. 213 Трудового кодекса РФ в ситуации самостоятельной оплаты работником медосмотра, предписанного трудовым законодательством (абз. 16 ст. 356 Трудового кодекса РФ, Административный регламент, утв. Приказом Роструда № 230 от 23 августа 2019 г.).

Также можно обратиться в Минфин России и (или) ФНС России за разъяснениями налогового законодательства. Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему, а при необходимости приложить к запросу документы, касающиеся задаваемого вопроса. В письме целесообразно привести аргументы, подтверждающие наиболее выгодную для организации (ИП) позицию. Так, можно сослаться на разъяснения Минфина России, изложенные в п. 1 письма № 03-15-06/94821 от 26 декабря 2018 г. и в письме № 03-04-06/52404 от 26 июля 2018 г., и наличие положительной судебной практики, в которых сделан вывод о том, что оплата обязательного медосмотра на основании ст. 213 Трудового кодекса РФ возложена на работодателя независимо от формы ее осуществления (оплата работодателем или компенсация работнику). Поэтому возмещение работнику стоимости прохождения такой процедуры является компенсацией в целях применения освобождения от НДФЛ по п. 1 ст. 217 Налогового кодекса РФ.

Запрос в контролирующие ведомства можно сформировать с помощью сервиса "Моё дело Бюро" – "Электронная отчетность"/"Написать письмо в гос. орган".

Кроме того, работодатель может оплатить (компенсировать) работникам расходы на медосмотр по своей инициативе (в т. ч. расходы на рекомендуемое проведение профилактических прививок против гриппа). В этом случае налогооблагаемый доход у граждан не возникнет, если выполняются требования п. 10 ст. 217 Налогового кодекса РФ, предъявляемые при налогообложении сумм, уплаченных работодателями за оказание медицинских услуг своим работникам и другим лицам. Так, одним из условий для освобождения от налогообложения является наличие у организации прибыли, оставшейся после уплаты налога на прибыль, за счет которой работодатель компенсирует работнику оплату медицинских услуг при проведении медосмотра.

Вывод: если работодатели – организации, применяющие ОСНО, проводят медосмотр по собственной инициативе, то с сумм оплаты (компенсации) расходов на его проведение не нужно удерживать НДФЛ, если выполняются все требования п. 10 ст. 217 Налогового кодекса РФ. Аналогичный подход применим и при оплате (компенсации) расходов на медосмотр гражданину, с которым трудовой (или иной) договор пока не заключен.

Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-06/1/196 от 31 марта 2011 г.

При этом работодатели – индивидуальные предприниматели, также ведущие деятельность в рамках ОСНО, и работодатели, применяющие спецрежимы, применить положения п. 10 ст. 217 Налогового кодекса РФ не могут, поскольку не являются плательщиками налога на прибыль.

Соответственно, в случае невыполнения какого-либо условия из п. 10 ст. 217 Налогового кодекса РФ работодатели, организовавшие (оплатившие) медосмотр по собственной инициативе, при оплате (компенсации) работнику (соискателю) расходов на медосмотр должны удержать НДФЛ в общем порядке, за исключением случаев применения освобождения по другим основаниям (например, если стоимость лечения возмещена как материальная помощь в сумме, не превышающей 4000 руб. в год).