В каком порядке изменять адрес организации?

Изменять нужно в следующем порядке:
– принять решение об изменении адреса организации;
– внести изменения в ЕГРЮЛ;
– внести изменения во внутренние (корпоративные) документы организации;
– произвести иные необходимые действия.

Неоднократное снятие с учета и постановка на учет в налоговой инспекции ("миграция" между налоговыми инспекциями) является одним из критериев, который используется при отборе организаций для проведения выездных налоговых проверок (приложение № 2 к Приказу ФНС России № ММ-3-06/333 от 30 мая 2007 г.).

Кроме того, смена адреса, повлекшая изменение места нахождения организации, может вызвать пристальное внимание со стороны вышестоящего налогового ведомства. В частности, например, если у налогоплательщика имеется задолженность перед бюджетом в размере более 1 млн руб. (в т. ч. предполагаемая сумма доначислений по результатам контрольных мероприятий), то данные о нем территориальное УФНС по субъекту РФ, из которого мигрирует налогоплательщик, будут переданы в Управление по работе с задолженностью ФНС России.
Подтверждение: письма ФНС России № ГД-4-8/11555 от 28 июня 2016 г., № ГД-4-8/9075 от 23 мая 2016 г.

Принятие решения об изменении адреса

Запрета на изменение адреса законодательство не содержит (письмо Минфина России № 03-01-11/28661 от 19 мая 2016 г.). Например, такая необходимость может возникнуть в случае расторжения договора аренды помещения, где организация находится. В то время как передача полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющей организации (ИП) сама по себе не требует изменения адреса, если с организацией по-прежнему можно по нему связаться.

Адрес организации в пределах ее места нахождения указывается в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) (п. 3 ст. 54 Гражданского кодекса РФ, пп. "в" п. 1 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г.).

Для изменения адреса организации необходимо принять соответствующее решение. Данное решение принимается в виде протокола общим собранием участников (акционеров):
– на очередном собрании (ООО, АО);
– либо на внеочередном собрании (ООО, АО).

В организации, которая состоит из одного участника (акционера), такое решение принимает этот участник (акционер) единолично, и оформляется оно письменно (например, в виде соответствующего решения).

Подтверждение: ст. 65.3, п. 3 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ, п. 6 ст. 37, ст. 39 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г., п. 3 ст. 47, ст. 63 Федерального закона № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 г.

Внесение изменений в ЕГРЮЛ

Дальнейший порядок действий зависит от того, изменяется в связи со сменой адреса место нахождения организации (т.е. населенный пункт, муниципальное образование, в котором она находится) или нет.

Если место нахождения организации остается прежним, то после принятия решения об изменении адреса организация должна подать в свою налоговую инспекцию:

– заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме № Р14001. Оно заполняется в соответствии с разд. VII Требований, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/25 от 25 января 2012 г. Подлинность подписи заявителя на заявлении должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке. Исключение – направление заявления в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

– решение об изменении адреса организации (см. Образец).

Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента принятия соответствующего решения.

Изменение адреса в пределах места нахождения (например, в пределах г. Москвы) не требует внесения изменений в учредительные документы организации, даже если такой адрес в них указан (если иное прямо не предусмотрено учредительными документами) (п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ № 61 от 30 июля 2013 г., п. 14.2.05.58 письма ФНС России № СА-4-14/1645 от 31 января 2014 г.).

Поскольку в данном случае подача заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме № Р14001 не связана с внесением изменений в учредительные документы, уплата госпошлины при подаче данного заявления не требуется.

Подтверждение: пп. "в", "в.2" п. 1, п. 5 ст. 5, п. 1.2 ст. 9, п. 2, 6 ст. 17, п. 1, 2 ст. 18 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г., п. 1.18, 7.1 Требований, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/25 от 25 января 2012 г.

Если при изменении адреса меняется и место нахождения организации, то организации в общем случае нужно:

1) подать в свою налоговую инспекцию заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ о том, что ею принято решение об изменении места нахождения. Данное заявление подается по форме № Р14001, в листе Б которого заполняются только пункты 1-5 (см. Образец). К нему следует приложить соответствующее решение. Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней после принятия такого решения. На основании этих документов налоговая инспекция вносит в ЕГРЮЛ сведения о принятии организацией решения об изменении места нахождения;

2) подать в налоговую инспекцию по новому месту нахождения:

– заявление:

– о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, в связи с изменением места нахождения по форме № P13001 (в листе Б которого указывается адрес организации), так как такое изменение потребует внесения изменений и в учредительные документы организации, утвержденные учредителями (участниками) (см. Образец);
– либо о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме № Р14001 (в листе Б которого указывается адрес организации) в случае, если организация действует на основании типового устава;

– документы, подтверждающие, что организации (лица, имеющего право без доверенности действовать от ее имени, либо участника ООО, владеющего не менее чем 50 процентами голосов от общего количества голосов участников данного общества) есть права пользования объектом недвижимости или его частью, расположенных по новому адресу (в частности, выписка из ЕГРН, свидетельствующая о праве собственности на объект недвижимости, договор аренды);

– решение об изменении места нахождения организации (см. Образец);

– изменения, вносимые в учредительные документы организации, или учредительные документы организации в новой редакции в двух экземплярах (в случае представления документов непосредственно в регистрирующее ведомство или направления их почтовым отправлением). Если документы направлены в инспекцию в форме электронных документов, достаточно их представить в одном экземпляре;

– документ об уплате госпошлины в случае, когда документы с заявлением по форме № P13001 подается в бумажном виде. Размер госпошлины за государственную регистрацию определен пп. 3 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ и составляет 800 руб. Если необходимые документы направляются в электронной форме, то госпошлина не уплачивается (пп. 32 п. 3 ст. 333.35 Налогового кодекса РФ).

При использовании типового устава уплата госпошлины не требуется. Поскольку в данном случае подача заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме № Р14001 не связана с внесением изменений в учредительные документы (пп. 32 п. 3 ст. 333.35 Налогового кодекса РФ).

Представить данные документы нужно не ранее истечения 20 календарных дней с момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о том, что организация приняла решение об изменении своего места нахождения.

При этом организация не может обратиться в регистрирующее ведомство по новому месту нахождения для государственной регистрации изменения адреса, если предварительно она не сообщила в регистрирующее ведомство по прежнему месту нахождения о принятии решения о таком изменении (письмо Минфина России № 03-12-13/45412 от 17 июля 2017 г.). В противном случае ей будет отказано во внесении изменений в ЕГРЮЛ.

В упрощенном порядке представляются документы, если новым адресом будет являться:
– адрес места жительства участника (учредителя) ООО, который владеет не менее чем 50 процентами голосов от общего количества голосов участников общества;
– либо адрес места жительства лица, имеющего право без доверенности действовать от имени организации (например, директора).

В этих случаях не нужно уведомлять прежнюю ИФНС об изменении адреса (т.е. подавать туда документы для внесения изменений об этом в сведения ЕГРЮЛ) и ждать 20 календарных дней. Следует сразу в течение трех рабочих дней со дня, как принято решение об изменении адреса, подать в новую налоговую инспекцию:

– заявление:

– о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, в связи с изменением места нахождения по форме № P13001 (в листе Б которого указывается адрес организации), так как такое изменение потребует внесения изменений и в учредительные документы организации, утвержденные учредителями (участниками) (см. Образец);
– либо о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме № Р14001 (в листе Б которого указывается адрес организации) в случае, если организация действует на основании типового устава;

– решение об изменении места нахождения организации (см. Образец);

– изменения, вносимые в учредительные документы организации, или учредительные документы организации в новой редакции в двух экземплярах (в случае представления документов непосредственно в регистрирующее ведомство или направления их почтовым отправлением). Если документы направлены в инспекцию в форме электронных документов, достаточно их представить в одном экземпляре;

– документ об уплате госпошлины в случае, когда документы с заявлением по форме № P13001 подаются в бумажном виде. Размер госпошлины за государственную регистрацию определен пп. 3 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ и составляет 800 руб. Если необходимые документы направляются в электронной форме, то госпошлина не уплачивается (пп. 32 п. 3 ст. 333.35 Налогового кодекса РФ).

При использовании типового устава уплата госпошлины не требуется. Поскольку в данном случае подача заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме № Р14001 не связана с внесением изменений в учредительные документы (пп. 32 п. 3 ст. 333.35 Налогового кодекса РФ).

Подтверждение: пп. "в", "в.2" п. 1, п. 5 ст. 5, п. 1.2 ст. 9, п. 1, 6 ст. 17, абз. 2 п. 1, п. 2 ст. 18 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г., п. 18, 23 Административного регламента, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-14/12 от 13 января 2020 г., п. 1.18, 7.1 Требований, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/25 от 25 января 2012 г., п. 4 ст. 52 Гражданского кодекса РФ, п. 9 письма ФНС России № ГД-4-14/52 от 11 января 2016 г.

Налоговая инспекция может отказать во внесении изменений в ЕГРЮЛ на основании пп. "а" п. 1 ст. 23 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г., если представленные документы содержат противоречивые сведения об адресе места нахождения исполнительного органа организации. Подачу документов (в т. ч. заявления), содержащих недостоверные сведения, следует приравнивать к их непредставлению.
Подтверждение: п. 1.3 приложения к письму ФНС России № СА-4-14/11453 от 1 июля 2015 г.

Изменение внутренних (корпоративных) документов и атрибутов организации

После внесения изменений в ЕГРЮЛ сведения об изменении адреса организации нужно отразить в ее внутренних (корпоративных) документах (в т. ч. кадровых), указав в них новый адрес организации, а в некоторых случаях – дату изменения адреса (день внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ) и реквизиты документа, на основании которого вносятся данные изменения. Для этого руководитель организации издает приказ в свободной форме, в котором должна быть указана дата вступления в силу изменений.

Данные о месте нахождения организации может содержать и ее печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г., ст. 2 Федерального закона № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 г.). Необходимость ее замены будет зависеть от того, насколько полно указаны адресные реквизиты и как изменяется адрес организации. На печати может указываться:
– только место нахождения, то есть определенный населенный пункт (например, г. Москва). В этом случае при смене адреса в пределах населенного пункта (например, при переезде с одной улицы на другую) печать изменять не придется. Она будет подлежать замене только при переезде в другой населенный пункт;
– адрес места нахождения (например, г. Москва, ул. Краснопролетарская, д. 4). В этом случае печать придется менять при любом изменении адреса организации.

Иные необходимые действия

Следует учитывать, что изменение адреса организации может повлечь иные необходимые действия, например:

– перерегистрацию в налоговой инспекции по новому месту нахождения. В этом случае постановку на учет по новому адресу налоговая инспекция производит самостоятельно на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ (п. 4 ст. 84 Налогового кодекса РФ).

В случае, когда на период изменения приходится отчетная кампания, при представлении отчетности необходимо руководствоваться следующим правилом. Если отчет подается до даты внесения в ЕГРЮЛ записи о смене места нахождения, то его нужно представить в "старую" налоговую инспекцию. Если же дата представления декларации наступает после внесения в реестр изменений, то отчетность подается в "новую" инспекцию. При этом необходимо соблюдать правила заполнения конкретного вида отчетности в части указания КПП и ОКТМО (например, в отношении отчетности по НДФЛ по этому вопросу единой точки зрения не выработано);

– перерегистрацию в государственных внебюджетных фондах.

Налоговая инспекция, зарегистрировав смену адреса в ЕГРЮЛ, в течение пяти рабочих дней должна сама известить об этом изменении фонды. Далее фонды уже сами обязаны передать все данные об организации в новые отделения.
Подтверждение: п. 4 ст. 17 Федерального закона № 326-ФЗ от 29 ноября 2010 г., п. 3.1 ст. 11 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 г., ст. 11 Федерального закона № 167-ФЗ от 15 декабря 2001 г., ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., п. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 1092 от 22 декабря 2011 г.;

– перерегистрацию ККТ (абз. 23 ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г.);

– переоформление лицензии – если деятельность ведется на основании специального разрешения (лицензии) (ч. 1 ст. 18 Федерального закона № 99-ФЗ от 4 мая 2011 г.);

– сообщение об изменениях адреса ведомствам, курирующим определенные виды деятельности, – при ведении деятельности, о начале осуществления которой организация их уведомляла (ч. 6 ст. 8 Федерального закона № 294-ФЗ от 26 декабря 2008 г.);

– сообщение об изменении адреса суду – если дело с участием организации находится в судебном или административном производстве (ст. 118 Гражданского процессуального кодекса РФ, ч. 2 ст. 124 Арбитражного процессуального кодекса РФ, ст. 101 Гражданского кодекса РФ);

– проведение специальной оценки условий труда – если в результате изменения адреса организации произошло перемещение рабочего места из одного помещения в другое (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона № 426-ФЗ от 28 декабря 2013 г., письма Минтруда России № 15-1/ООГ-2982 от 2 ноября 2017 г., № 15-1/ООГ-169 от 23 января 2017 г.);

– уведомление банка о произошедших изменениях.

Это связано с тем, что при заключении договора об открытии счета в банк, в частности, представляются учредительные документы, карточка с образцами подписей и оттиска печати, об изменении сведений в которых нужно уведомлять кредитную организацию (п. 1.9, 4.1 Инструкции ЦБ РФ № 153-И от 30 мая 2014 г., п. 1.2 приложения № 2 к Инструкции ЦБ РФ № 153-И от 30 мая 2014 г.);

– уведомление других контрагентов о произошедших изменениях (см., например, Уведомление контрагента об изменении реквизитов организации (индивидуального предпринимателя)).

При необходимости можно внести соответствующие изменения в заключенные договоры (например, подписав дополнительное соглашение к договору). При этом следует представить контрагенту документы, подтверждающие произошедшие изменения. Однако на исполнение договоров и порядок взаимоотношений сторон изменение адреса одной из них никак не влияет.

Другие вопросы по теме