По какой форме составлять регистр налогового учета по налогу?

Составлять нужно по самостоятельно разработанной форме (см. Регистр налогового учета по НДФЛ). Установленного образца законодательством не предусмотрено.

При этом в регистре должны быть обязательно отражены следующие сведения:
– наименование налогового агента;
– персональные данные гражданина, которому выплачивается подлежащий налогообложению доход;
– виды доходов, выплачиваемых гражданину (в соответствии с кодами, утвержденными ФНС России);
– виды предоставляемых гражданину налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу (в соответствии с кодами, утвержденными ФНС России);
– суммы доходов и даты их выплаты;
– налоговый статус гражданина;
– даты удержания и перечисления налога в бюджет;
– дата и номер платежного документа, на основании которого перечислен налог.

Подтверждение: абз. 2 п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ.

При разработке формы регистра налогового учета по НДФЛ лучше придерживаться той же структуры информации, которая приведена в справке по форме 2-НДФЛ, поскольку основным назначением регистров является формирование показателей, необходимых для ее составления.

Регистр налогового учета по НДФЛ можно вести как на бумаге, так и в электронном виде.

Заводить его нужно при первом же начислении (получении) и выплате налогооблагаемых доходов гражданам (в отношении которых организация, индивидуальный предприниматель выступает налоговым агентом). В частности, даты выплаты доходов определяются в соответствии с положениями ст. 223 Налогового кодекса РФ.

За отсутствие регистра налогового учета по НДФЛ предусмотрена ответственность. В то же время ответственность не установлена за ошибки при его заполнении (например, за некорректное указание дат), которые не привели к другим правонарушениям (например, к неуплате (несвоевременной уплате) налога) (письмо Минфина России № 03-04-06/17867 от 18 апреля 2014 г.).