Персонифицированные сведения о физических лицах

Персонифицированные сведения о физических лицах подаются ежемесячно в ИФНС по месту регистрации (пп. 1 п. 1 ст. 419, п. 7 ст. 431 Налогового кодекса РФ). Форма (формат) персонифицированных сведений, а также порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.

Актуальная форма (см. Образец) персонифицированных сведений является аналогом формы СЗВ-М, которая ранее, до 2023 года, ежемесячно представлялась в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в составе персонифицированных сведений.

Внимание! Страхователи, применяющие АУСН, ежемесячные персонифицированные сведения сдавать не должны (п. 2 ст. 18 Федерального закона № 17-ФЗ от 25 февраля 2022 г.).

Кто представляет и в отношении кого

Форму "Персонифицированные сведения о физических лицах" представляют плательщики страховых взносов (страхователи) – работодатели (наниматели), в том числе организации (обособленные подразделения (ОП), наделенные соответствующими полномочиями), ИП (кроме сведений о себе), физические лица, не являющиеся ИП.

Персонифицированные сведения подаются о каждом застрахованном лице (выплаты которым могут облагаться страховыми взносами). Это, в частности:
– работники по трудовому договору (в т. ч. совместители, учредители-руководители, включая единственных учредителей);
– лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (ГПД) на выполнение работ, оказание услуг (вне зависимости от наличия или отсутствия выплат, оформления акта сторонами);
– лица, с которыми заключены следующие виды договоров:

– договоры авторского заказа;
– договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
– издательские лицензионные договоры;
– лицензионные договоры о предоставлении права использования произведений науки, литературы, искусства.

Исключение, например:
– плательщики НПД, когда выполнение работ (оказание услуг) является деятельностью на этом спецрежиме;
– временно пребывающие иностранные граждане, которые являются высококвалифицированными специалистами.

В таблице приведены примеры категорий лиц, в отношении которых представляются или не представляются сведения:

Категория лиц	Представляются "+" / Не представляются "–"	Пояснения
Единственный учредитель – руководитель, который работает без трудового договора и (или) выплат	+	По трудовому законодательству даже при отсутствии трудового договора единственный собственник имущества, который возложил на себя функции единоличного органа управления, считается состоящим с организацией в трудовых отношениях и, соответственно, относится к застрахованным лицам по всем видам обязательного страхования (письмо Минтруда России № 17-3/ООГ-330 от 5 мая 2014 г., п. 2 Разъяснения, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 428н от 8 июня 2010 г.). Факт наличия или отсутствия выплат в его адрес значения не имеет (хотя отсутствие оплаты труда руководителя в этом случае не лучший вариант). Подтверждение: письма Минтруда России № 17-4/10/В-1846 от 16 марта 2018 г. (доведено до территориальных отделений письмом Пенсионного фонда РФ № ЛЧ-08-24/5721 от 29 марта 2018 г.), отделения Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области № Т-20930/1-08/25023 от 5 июля 2021 г.
Единственный учредитель (учредители), который не является работником организации	–	Учредитель, который не является работником, не попадает в категорию работающих застрахованных лиц, в отношении которых на страхователя возложена обязанность по представлению персонифицированной отчетности. Например, если в организации есть единственный учредитель и отдельно работает директор, то подавать сведения на учредителя не нужно, а на директора сведения подаются в общем порядке
Потенциальный работник, с которым заключен ученический договор и (или) которому выплачивается стипендия	–	Ученический договор – это самостоятельный договор, не относящийся ни к трудовым, ни к гражданско-правовым договорам, а выплаты по ученическому договору (стипендия) не облагаются страховыми взносами (письмо Минфина России № 03-15-06/45624 от 21 июня 2019 г.). Поэтому в данном случае гражданин не попадает в категорию работающих застрахованных лиц, в отношении которых на страхователя возложена обязанность по представлению персонифицированной отчетности
Работник, который приступил к работе до заключения трудового договора	+	Сведения включаются в форму и представляются начиная с отчетного периода – месяца фактического начала работы. Например, если работник вышел на работу 30 января 2023 года, а договор с ним оформлен 1 февраля 2023 года, то сведения о новом работнике подаются в отчетности за январь. Такой порядок заполнения соответствует положениям трудового законодательства в отношении ситуации, когда дата начала работы не совпадает с датой заключения трудового договора. В этом случае согласно ст. 16 Трудового кодекса РФ трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании фактического допущения работника. То есть трудовой договор считается уже заключенным с момента фактического допуска работника к работе, а в письменном виде он уже оформляется согласно ст. 67 Трудового кодекса РФ в течение трех рабочих дней. Подтверждение: письмо отделения Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области № Т-110627/1-08/117013 от 13 сентября 2022 г. (разъяснения, данные в отношении формы СЗВ-М, справедливы при формировании действующей формы персонифицированных сведений)
Арендодатель-гражданин	–	Договоры аренды не являются ГПД на оказание услуг в понимании законодательства о страховых взносах. На выплаты по таким договорам страховые взносы не начисляются (ст. 420 Налогового кодекса РФ). Аналогичные выводы действуют в отношении договоров купли-продажи, мены, найма жилого помещения, займа, дарения. Соответственно, персонифицированные сведения на физлиц, с которыми заключены только такие договоры, не подаются
Члены совета директоров	+	Персонифицированные сведения подаются на членов совета директоров в течение всего периода исполнения таких обязанностей. Это обусловлено тем, что выплаченные им вознаграждения квалифицируются как выплаты по гражданско-правовому договору независимо от наличия условия о выплате данного вознаграждения в самом договоре (письмо ФНС России № ЗГ-3-11/7733 от 13 июня 2023 г.)

Также подробнее о разных категориях лиц, которые включаются в отчетность по страховым взносам, в том числе персонифицированную, – см. в шпаргалке.

Вывод: персонифицированные сведения о физических лицах подлежат представлению:

– если в течение месяца соответствующий договор действовал хотя бы один день.

То есть даже если работник был уволен в отчетном месяце, персонифицированные сведения нужно сдать;

– вне зависимости от фактического начисления вознаграждений за месяц по такому договору, а также вне зависимости от фактической уплаты страховых взносов.

То есть даже если в отчетном месяце выплаты работникам и подрядчикам не начислялись, персонифицированные сведения нужно сдать. При этом у организации в общем случае должен быть хотя бы один работник – руководитель. Поэтому персонифицированные сведения должны быть поданы на него, если он признается застрахованным лицом (например, не является временно пребывающим иностранным гражданином – высококвалифицированным специалистом) и управление не передано сторонней управляющей компании или ИП.

Подтверждение: пп. 1 п. 1 ст. 419, п. 7 ст. 431 Налогового кодекса РФ, п. 1.1, 3.2 Порядка из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.

Срок представления

Срок подачи сведений – не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (пп. 1 п. 1 ст. 419, п. 7 ст. 431 Налогового кодекса РФ). Первый раз такую форму организации (ИП) представляют за январь 2023 года 27 февраля 2023 года (25 февраля – выходной день) (п. 7 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ).
При этом сведения за каждый третий месяц квартала можно представлять в составе квартального РСВ, отдельно от него или не представлять вовсе.

Мнение ФНС России в письмах № БС-4-11/3700 от 28 марта 2023 г. (согласовано с Минфином России), № БС-4-11/2593 от 6 марта 2023 г.: форма персонифицированных сведений содержит показатели в отношении физлиц, идентичные показателям раздела 3 РСВ (а именно Ф.И.О., СНИЛС, сумму выплат и иных вознаграждений). В связи с этим при его представлении по итогам каждого отчетного (расчетного) периода представлять персонифицированные сведения о физлицах за последний месяц соответствующего периода не нужно.
Таким образом, при своевременной сдаче РСВ перссведения о физлицах допустимо представлять только за первый и второй месяцы из последних трех месяцев отчетного (расчетного) периода. А за март, июнь, сентябрь и декабрь их можно не представлять.
Подтверждение: информация ФНС России от 30 марта 2023 г.

Порядок представления

Персонифицированные сведения нужно сдавать в ИФНС:
– для ИП-страхователя – по месту жительства;
– для организаций-страхователей – по своему месту нахождения.
Исключение – организации с ОП. Если ОП отвечает признакам самостоятельности (поставлено на учет), то персонифицированные сведения надо сдавать в ИФНС по месту нахождения ОП в отношении лиц, работающих в нем.
Подтверждение: п. 3 ст. 83, п. 7 ст. 431 Налогового кодекса РФ.

Если страхователь в течение года менял свое место нахождения (место жительства), то персонифицированные сведения следует представить в ИФНС по новому месту учета (по аналогии с порядком подачи РСВ).

Доступны два способа представления сведений: на бумаге или в электронной форме. В электронном виде обязаны сдавать отчет страхователи с численностью граждан, в пользу которых начислены вознаграждения, свыше 10 человек. Формат передачи сведений в электронной форме приведен в приложении № 6 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.
Сведения могут быть представлены страхователем лично либо через законного или уполномоченного представителя, действующего на основании доверенности (в т. ч. сформированной в электронном виде).

Подтверждение: п. 10 ст. 431 Налогового кодекса РФ.

Порядок заполнения

Порядок заполнения формы персонифицированных сведений о физических лицах приведен в приложении № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г. (см. Образец).

Персонифицированные сведения о физических лицах состоят из:
– титульного листа;
– персональных данных о физических лицах и сведений о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу в месяце, предшествующем месяцу подачи сведений.

Подтверждение: п. 7 ст. 431 Налогового кодекса РФ, п. 1.3, 3.1 Порядка из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.

Титульный лист

В титульном листе отражается, в частности, следующая информация:

– ИНН и КПП:

– организация указывает ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет в ИФНС. Организация с обособленным подразделением (ОП) указывает КПП в соответствии с уведомлением о постановке на учет в ИФНС по месту нахождения ОП;
– ИП (физическое лицо) указывает ИНН в соответствии со свидетельством о постановке на учет в ИФНС по месту жительства. КПП у ИП нет.

КПП должен состоять из девяти цифр либо отсутствовать;

– номер корректировки. В случае первичной подачи сведений за период указывается "0--", для уточненных сведений указывается последовательно ("1--", "2--", "3--" и т.д.).

Сведения с номером корректировки (например, "1--") оформляются, если в первичной форме обнаружена ошибка в персональных данных и (или) в суммах выплат (вознаграждений). Уточненные сведения могут быть представлены до момента представления РСВ за соответствующий отчетный (расчетный) период;

– код периода, за который подаются сведения. Данное поле заполняется в соответствии с кодами, приведенными в приложении № 3 к Порядку заполнения формы, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.;

– год, за период которого представляются сведения;

– код ИФНС, куда подаются сведения;

– код места представления сведений. Указывается код в соответствии с кодами, приведенными в приложении № 4 к Порядку заполнения формы, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г. Например, российская организация, представляющая сведения по месту своего нахождения, указывает "214";

– наименование организации (ОП – при наличии у него наименования). В случае заполнения сведений ИП указываются его фамилия, имя, отчество (при его наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

– ОГРНИП (указывают, в частности, ИП) согласно листу записи в ЕГРИП.

Подтверждение: п. 2.1-2.11 Порядка из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.

Персональные данные физических лиц и сведения о выплатах в их пользу

На второй и последующих страницах формы нужно привести персонифицированные сведения обо всех застрахованных лицах. Для каждого физического лица предусмотрен отдельный блок строк 010-070. Далее указываются персональные данные:
– ИНН (при наличии);
– СНИЛС;
– Ф.И.О. в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Строка 010 "Признак аннулирования сведений о физическом лице" при первичной подаче сведений не заполняется.

В строке 070 отражается сумма выплат (иных вознаграждений) в пользу физического лица, начисленных за месяц, за который подаются сведения. Это выплаты, которые входят в объект обложения страховыми взносами (письмо УФНС России по г. Москве № 27-16/013080 от 7 февраля 2023 г.). Объект обложения установлен в ст. 420 Налогового кодекса РФ. Это облагаемые суммы и не облагаемые взносами выплаты из ст. 422 Налогового кодекса РФ. Поэтому по строке 070 нужно показывать оба вида выплат, кроме тех, которые не являются объектом обложения (например, арендные платежи) (письмо УФНС России по г. Москве № 27-16/005026 от 19 января 2023 г.).

При заполнении раздела с персональными данными физлиц и сведениями о выплатах следует учитывать, что:
– если в одном месяце работник был уволен и вновь принят, то блок строк 020-070 заполняется один раз как на одного застрахованного лица;
– если за отчетный период вознаграждение в пользу застрахованного лица не выплачивалось, то по строке 070 проставляются прочерки.

Подтверждение: п. 3.2-3.7 Порядка из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г., информация с сайта ФНС России (раздел "Часто задаваемые вопросы"), информация УФНС России по Мурманской области от 16 июня 2023 г.

Исправление ошибок

Для исправления ошибки в сведениях потребуется подать уточнения только по тем физлицам, по которым их нужно исправить (п. 1.2 Порядка из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.).

На титульном листе нужно поставить номер корректировки (п. 2.5 Порядка из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г.).

В части персонифицированных данных физических лиц форма заполняется с учетом следующих особенностей:

– при полной отмене ранее поданной информации о застрахованном лице в поле 010 указывается признак аннулирования (например, при первичной корректировке – "1"), в строках 020-060 приводятся данные из первичной формы, а в строке 070 ставится прочерк;

– при корректировке персональных данных из строк 020-060 в отношении лица, по которому корректируются данные, заполняются два блока строк 010-060 – один с признаком аннулирования в поле 010 и по строке 070 с прочерком, а второй ниже с верными данными по строкам 020-060 и по строке 070, при этом поле 010 остается пустым (т.е. блок с исправленными сведениями заполняется по тем же правилам, что и в первичной форме);

– при исправлении ошибки в сумме начисленных выплат (например, в случае перерасчета сумм начисленных выплат в сторону уменьшения) потребуется сдать уточненные сведения за соответствующий период в отношении лица, по которому производятся изменения (уточнения), без проставления признака аннулирования с показателями в строках блока 020-060 из первичной формы и с корректным значением по строке 070.

Уточненные сведения могут быть представлены до момента представления РСВ за соответствующий отчетный (расчетный) период.

Подтверждение: п. 1.2, 3.3 Порядка из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878 от 29 сентября 2022 г., информация УФНС России по Мурманской области от 16 июня 2023 г.

Ответственность за непредставление

Меры ответственности за несвоевременную сдачу конкретно формы "Персонифицированные сведения о физических лицах" специально не утверждены. Вместе с тем привлечение к ответственности возможно:

– по п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ – для организации (ИП). Штраф составит 200 руб. за каждый не представленный плательщиком (страхователем) в установленный срок документ (за один отчет), предусмотренные налоговым законодательством;

– по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ – для должностных лиц организации. Штраф составит от 300 руб. до 500 руб. за непредставление документов (сведений), необходимых для налогового контроля. Кроме того, по ст. 15.6 КоАП РФ может применяться ответственность за представление сведений, содержащихся в данных документах, в неполном объеме или искаженном виде.

Необходимо учитывать, что в отношении субъектов малого и среднего предпринимательства предусмотрены особые условия применения мер административной ответственности.

При этом ИП по основаниям ст. 15.6 КоАП РФ как должностные лица к административной ответственности не привлекаются. Причем это справедливо и в тех случаях, когда ИП лично осуществляет права и выполняет обязанности должностных лиц в своем бизнесе (руководителя, главного бухгалтера и т.п.).
Подтверждение: примечание к ст. 15.3 КоАП РФ, п. 23 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 18 от 24 октября 2006 г.

В случае расхождения данных перссведений о физлицах с данными РСВ инспекция потребует представить в течение пяти рабочих дней пояснения или внести соответствующие исправления. Например, потребуется подать пояснения, если сумма выплат (вознаграждений) по всем застрахованным лицам, указанная в расчете, расходится с суммой выплат (вознаграждений) по всем физлицам в перссведениях за соответствующий месяц более чем на 10 процентов.
Подтверждение: п. 2.3-2.11 Контрольных соотношений, приведенных в письме ФНС России № БС-4-11/2952 от 15 марта 2023 г.

---

Другие вопросы по теме