По какой форме, в какой срок и в каком порядке заполнять справку о доходах, полученных за 2024 год, которая выдается по заявлению гражданина?

Заполнять нужно по форме из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Для выдачи по запросу граждан (получателей доходов) сведений в соответствии с п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г. утверждена отдельная форма справки о доходах и суммах налога физического лица.

Справка подлежит представлению в указанном виде при выдаче сведений о доходах гражданина, полученных с 1 января 2024 года (по доходам за 2023 год справка выдается в прежней форме) (письмо ФНС России № ЗГ-2/11/7005 от 6 мая 2024 г.).

Обратите внимание! По общему правилу справки о полученных физлицами доходах и удержанных суммах налога за предыдущие годы выдаются по форме, действовавшей в соответствующий налоговый период (письмо ФНС России № ЗГ-2-11/7005 от 6 мая 2024 г.).
При этом обратиться за справкой о доходах можно не только к работодателю. Для этого предусмотрены и другие способы:
– через личный кабинет на сайте ФНС России в разделе "Доходы". Задав интересующий период, можно просмотреть справку или сохранить ее на компьютере в формате XML или PDF;
– через личный кабинет на портале госуслуг в разделе "Справки и выписки", воспользовавшись услугой "Справка о доходах по форме 2-НДФЛ". После поступления запроса справка сформируется и появится в оказанных услугах в электронном виде, после чего ее можно скачать и распечатать.
Подтверждение: информация ФНС России от 21 октября 2024 г.

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ выдать запрашиваемую работником справку нужно в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи им соответствующего письменного заявления (например, при увольнении).

Специальный порядок заполнения и способ предоставления данной справки не утверждены. Тем не менее по структуре и содержанию она практически дублирует старую (действовавшую до 2019 года) форму 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. Поэтому при ее заполнении можно ориентироваться на Порядок, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. Кроме того, следует принимать во внимание общие принципы, действующие при заполнении любых сведений о доходах. В частности, не отражаются в справке:
– выплаты, которые не признаются доходом (например, беспроцентный заем, выданный работнику);
– доходы, которые не облагаются НДФЛ в полном объеме (например, пособие по уходу за ребенком).

Соответственно, если в налоговом периоде у работника (гражданина) не было облагаемых доходов, с которых удерживался налог, выдавать ему справку налоговый агент не обязан.

Заполнять сведения нужно на основании данных налоговых регистров по НДФЛ.

Все суммарные показатели в справке следует указывать в рублях и копейках. Исключение – сумма самого налога, которая указывается в полных рублях (п. 6 ст. 52 Налогового кодекса РФ). Если суммовые показатели отсутствуют, то указывается "0".

При составлении справки нужно заполнить все реквизиты. А именно:

– заголовок справки. В частности:

а) в поле "за __ год" указывается налоговый период, за который составляется справка;

б) в поле "от __.__.__" указывается дата (число, месяц, год) составления справки (арабскими цифрами).

В аналогичном порядке данные поля заполняются правопреемником реорганизованной организации – налогового агента: в полях "за __ год" и "от __.__.__" следует указать год, за который представляется справка, и дату составления справки;

– раздел 1 " Сведения о налоговом агенте":

– в поле "Код по ОКТМО" указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.

Если работник в течение года получал доход в разных подразделениях организации, то заполняются несколько справок, в каждой из которых проставляется ОКТМО соответствующего обособленного подразделения.

Налоговые агенты – индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и другие лица, занимающиеся частной практикой, указывают код ОКТМО по месту жительства. Исключение – ИП, которые применяют спецрежим в виде ПСН. В таком случае код указывается по месту постановки на учет по месту ведения деятельности на спецрежиме.

Код ОКТМО указывается согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОК 33-2013). При этом свободные знакоместа справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, не подлежат заполнению дополнительными символами.

В случае представления справки правопреемником реорганизованной организации в поле "Код по ОКТМО" указывается ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации;

– в поле "Телефон" указывается контактный телефон налогового агента (в случае представления справки при реорганизации);

– в полях "ИНН" и "КПП" налоговым агентом указываются:

– организацией – ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой инспекции. Если работник получал доходы от обособленного подразделения организации (в т. ч. обособленного подразделения крупнейшего налогоплательщика), то после ИНН организации указывается КПП такого обособленного подразделения;

– физическим лицом – ИНН в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой инспекции по месту жительства.

В случае представления справки правопреемником реорганизованной организации в поле "Налоговый агент" указываются ИНН и КПП правопреемника налогового агента;

– в поле "Налоговый агент" указывается сокращенное наименование (если такое отсутствует – полное наименование) организации согласно учредительным документам. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название) указывается в начале строки. Данные правила заполнения применяются в том числе при составлении справки о доходах, полученных работником в обособленном подразделении организации.

В случае оформления справки правопреемником реорганизованной организации в поле "Налоговый агент" указывается наименование реорганизованной организации либо обособленного подразделения реорганизованной организации.
Если налоговым агентом является физическое лицо, то в соответствии с документом, удостоверяющим его личность (например, паспортом), указываются полностью (без сокращений) фамилия, имя, отчество (при его наличии). В случае двойной фамилии ее составные части пишутся через дефис (например, "Иванов-Юрьев");

– в поле "Форма реорганизации (ликвидации) (код)" указывается код в соответствии с приложением № 4 к Порядку;

– в поле "ИНН/КПП реорганизованной организации" указываются соответственно ИНН и КПП реорганизованной организации или обособленного подразделения реорганизованной организации.

В общем случае (при заполнении справки не правопреемником) поля "Форма реорганизации (ликвидации) (код)" и "ИНН/КПП реорганизованной организации" не заполняются;

– раздел 2 "Сведения о физическом лице – получателе дохода":

– в поле "ИНН" указывается ИНН работника на основании документа, подтверждающего постановку гражданина на налоговый учет.

Если ИНН у получателя дохода отсутствует, то данное поле не заполняется. Такое положение предусмотрено в Порядке заполнения справки о доходах (для представления в налоговую инспекцию).

Вместе с тем информация об ИНН физического лица может быть получена (актуализирована), в том числе налоговым агентом, путем использования сервиса "Узнать ИНН", размещенного на сайте ФНС России, где нужно ввести паспортные данные гражданина.

Гражданин также может самостоятельно получить ИНН, скачав электронное свидетельство о постановке на учет физического лица, через личный кабинет на сайте ФНС России. Чтобы скачать ИНН, достаточно обратиться в раздел "Жизненные ситуации" и направить заявление о постановке физического лица на учет в налоговой инспекции. После чего в разделе "Профиль" появится возможность скачать ИНН неограниченное количество раз. Документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажная копия, подписанная должностным лицом налогового органа и заверенная печатью (информация ФНС России от 9 сентября 2020 г.);

– в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество" указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника. Заполняются данные сведения без сокращений на основании документа, удостоверяющего личность (например, паспорта). Если работник – иностранный гражданин, то допускается внесение информации буквами латинского алфавита;

– в поле "Статус налогоплательщика" указывается код статуса работника в соответствии с приложением № 5 к Порядку, в частности:

– "1" – для резидентов (кроме налогоплательщиков, осуществляющих трудовую деятельность по найму в России на основании патента);
– "2" – для нерезидентов;

– в поле "Дата рождения" указывается дата рождения работника (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами (например, "27.02.1975", где "27" – число, "02" – месяц, "1975" – год рождения);

– в поле "Гражданство (код страны)" указывается гражданство работника путем проставления числового кода страны, гражданином которой он является. Этот код вносится на основании Общероссийского классификатора стран мира, утв. Постановлением Госстандарта России № 529-ст от 14 декабря 2001 г. (например, для граждан России указывается код "643"). В случае отсутствия у работника гражданства в данном поле указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность;

– в поле "Код документа, удостоверяющего личность" в соответствии со справочником "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", содержащемся в приложении № 6 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г., указывается код документа, удостоверяющего личность (например, для паспорта гражданина России проставляется код "21");

– в поле "Серия и номер" указываются реквизиты (серия и номер) документа, удостоверяющего личность работника. При этом знак "№" не проставляется.

Проверить действительность паспорта можно через специальный сервис, размещенный на портале госуслуг.

Если у гражданина (работника) произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом справки о доходах (приложение № 1) в налоговую инспекцию, то гражданину может быть выдана справка с учетом внесенных в персональные данные изменений (т.е. с актуальными данными).
Подтверждение: письмо ФНС России № ГД-4-11/5667 от 27 марта 2018 г.

В разделах 3-6 сведения (в т. ч. по "переходящей" операции) отражаются по тому же принципу, что и при заполнении справки о доходах из приложения № 1;

– раздел 3 "Доходы, облагаемые по ставке __%".

В частности, при заполнении справки в разделе 3 указываются в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды и соответствующие вычеты (за исключением стандартных, социальных и имущественных вычетов).

В заголовке раздела 3 указывается соответствующая ставка налога, с применением которой рассчитана сумма налога.

– раздел 4 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты".

Сведения в данном разделе нужно заполнять, только если налоговый агент предоставил работнику соответствующие налоговые вычеты. Число заполненных строк в данном поле зависит от количества видов налоговых вычетов, которые были предоставлены работнику.

Если вычеты не предоставлялись, то в поле "Сумма вычета" проставляется "0", а поле "Код вычета" не заполняется.

Разделы 3 и 4 заполняются с применением кодов доходов и вычетов, установленных Приказом ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г.;

– раздел 5 "Общие суммы дохода и налога".

В разделе 5 отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, рассчитанного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в заголовке раздела 3. При этом в данном разделе нужно указать:

– в поле "Общая сумма дохода" – общую сумму начисленного и фактически полученного дохода работником (гражданином) по итогам года (без учета налоговых вычетов). Данная сумма получается путем сложения сумм, указанных в разделе 3 справки;

– в поле "Сумма налога исчисленная" – общую сумму НДФЛ, рассчитанного по соответствующей ставке за представляемый период;

– в поле "Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету" – суммы налога на прибыль, подлежащие зачету (З_нп). Данный показатель, рассчитанный по формуле из п. 3.1 ст. 214 Налогового кодекса РФ, применяется для расчета НДФЛ с дивидендов;

– в поле "Сумма налога удержанная" – общую сумму НДФЛ, удержанного за запрашиваемый период по соответствующей ставке;

– в поле "Налоговая база" – налогооблагаемую базу, с которой был рассчитан НДФЛ. Данная сумма получается путем уменьшения суммы доходов, указанной в поле "Общая сумма дохода", на сумму налоговых вычетов, указанных в разделах 3 и 4 справки;

– в поле "Сумма фиксированных авансовых платежей" – сумму фиксированных авансовых платежей по налогу, принимаемую в уменьшение рассчитанного налога;

– в поле "Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве" – сумму налогов с дивидендов от источников за пределами России, которая была рассчитана и уплачена по месту нахождения источника в иностранном государстве, с которым заключен договор (соглашение) об избежании двойного налогообложения;

– в поле "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" – сумму НДФЛ, которая была излишне удержана и не возвращена налоговым агентом, а также сумму переплаты налога, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса работника в отчетном году. Если отсутствуют соответствующие данные, то в данном поле указывается "0";

– раздел 6 "Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога":

– в поле "Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом" заносятся только те доходы (облагаемые по ставке, указанной в разделе 3), с которых налог не был удержан;

– в поле "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" указывается рассчитанная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в запрашиваемом периоде. Это поле заполняется при наличии неудержания. При отсутствии соответствующих данных в поле справки заносится "0".

Обратите внимание! Показатели данного раздела должны совпадать со сведениями о неудержанном налоге, которые представляются налоговым агентом в налоговую инспекцию.
Это относится к ситуации, когда при выплате дохода с него в отчетном году из-за отсутствия выплат в денежной форме не был удержан НДФЛ. Однако если опираться на ранние разъяснения контролирующих ведомств (например, данные в письме ФНС России № БС-4-11/3283 от 2 марта 2015 г. о заполнении формы 2-НДФЛ), то в случае удержания (доудержания) такого налога с последующих выплат в следующем году в справке за отчетный год сумму дохода и суммы исчисленного и удержанного с него НДФЛ следует указать в разделе 5 в соответствующих графах. Такой порядок заполнения представляется справедливым, поскольку удовлетворяет непосредственному предназначению справки – в частности, отражать фактическое отсутствие или наличие долга по НДФЛ у ее предъявителя.

Если работник (гражданин) получал доходы, которые облагаются по разным ставкам, то разделы 3-6 справки нужно составлять в отношении каждой ставки налога.

Обратите внимание! Под разными ставками следует понимать различный их размер (например, 13 или 15 процентов). Соответственно, если с доходов суммы НДФЛ рассчитываются по одинаковой ставке (например, по ставке 13 процентов, которая может применяться и к зарплате, и к облагаемой части стоимости подарка), то независимо от основания ее применения, предусмотренного в ст. 224 Налогового кодекса РФ, показатели разделов 3-6 справки по таким доходам формируются в общей сумме. Кроме того, в этой справке нет детализации по КБК (в отличие от ее аналога из приложения № 1 к расчету). Поэтому во всех случаях заполняется один блок разделов, когда выплаченные доходы облагаются по одинаковой ставке НДФЛ, даже если КБК налога по ним разные (см. пример с дивидендами).

В поле "Налоговый агент (ФИО)" и "подпись" (в конце справки) указываются полностью фамилия, имя, отчество (при его наличии) лица, выдавшего справку, и проставляется его подпись (в общем случае это подпись руководителя организации, ИП либо уполномоченного представителя, как правило, главного бухгалтера).

Следует отметить, что форма справки о доходах физического лица не предусматривает оттиска печати налогового агента (правопреемника налогового агента) в качестве обязательного реквизита. Поэтому заверять справку печатью (если она есть) не обязательно.

Если справка не может быть размещена на одной странице, то нужно заполнить необходимое количество страниц. В этом случае на следующей странице справки (вверху) необходимо указать номер страницы и заполнить поля "Справка о доходах физического лица и суммах налога физического лица за __ год от __.__.__", "Налоговый агент".

Способ выдачи справки налоговый агент (работодатель) может установить самостоятельно (например, выдать в электронном виде, заверенную электронной подписью). Единственное условие – выбранный вариант не должен противоречить законодательству.
Подтверждение: письма ФНС России № БС-4-11/18719 от 16 ноября 2020 г., № БС-4-11/14113 от 2 сентября 2020 г.

---

Другие вопросы по теме