Вправе ли организация учитывать в расходах возмещение затрат, связанных с использованием в служебных целях личного имущества работника (расходные материалы, ремонт и т.д.)?

Вправе учитывать при соблюдении определенных условий.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества (ст. 188 Трудового кодекса РФ). При этом организация вправе предусмотреть возмещение затрат в составе суммы компенсации либо возмещать их отдельно.

Если расходы, связанные с использованием в служебных целях личного имущества работника, включены в сумму компенсации, то учитывать их нужно в ее составе (по правилам учета самой компенсации). В частности, компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях организация вправе учитывать в составе расходов в пределах норм, утв. Постановлением Правительства РФ № 92 от 8 февраля 2002 г. (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Соответственно, если затраты, связанные с использованием легкового автомобиля работника (например, на ремонт), включены в сумму такой компенсации, то они учитываются также в пределах установленных норм (в отношении компенсации).

Аналогичные правила установлены для компенсации (возмещения расходов) дистанционных работников (ч. 2 ст. 312.6 Трудового кодекса РФ). В частности, их можно учитывать в составе расходов в пределах норм (п. 11.1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Если возмещение затрат, связанных с использованием в служебных целях личного имущества работника, определено организацией помимо компенсации, то их учет производится по соответствующей статье расходов (например, расходы на ремонт, расходные материалы и др.) (пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). В отношении учета расходов на ГСМ сверх суммы компенсации – с учетом особенностей.

Вместе с тем до сих пор сохраняется риск исключения расходов на ремонт автомобиля сверх сумм компенсации. Несмотря на то, что письмо Минфина России № 57 от 21 июля 1992 г., которое прежде накладывало ограничение на учет расходов на ремонт в калькуляции суммы компенсации, утратило силу (Приказ Минфина России № 104н от 21 октября 2013 г.), контролирующие ведомства продолжают применять эти нормы на практике. В том числе в отношении действия положений Постановления Правительства РФ № 92 от 8 февраля 2002 г. о нормировании компенсации при налогообложении прибыли.

Например, в письмах Минфина России № 03-03-06/1/6339 от 27 января 2023 г., № 03-03-06/1/94971 от 26 декабря 2018 г., № 03-03-06/1/81558 от 7 декабря 2017 г. указано, что расходы на ремонт автомобиля не могут быть списаны в уменьшение налогооблагаемой прибыли по самостоятельному основанию, а только в сумме компенсации, в которой учтены, с учетом нормирования ее суммы. Однако насколько указанные разъяснения ведомства распространяются на случай, когда такие затраты по допущению трудового законодательства не учтены в сумме возмещения, непонятно.

Поэтому при использовании личного имущества работника в служебных целях целесообразно заключить с ним договор аренды (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). В сумму арендной платы можно включить компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией арендуемого имущества (ст. 614 Гражданского кодекса РФ). В этом случае вместо компенсации работнику нужно выплачивать арендную плату, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль в полном объеме на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ с учетом особенностей в отношении аренды автомобиля (в т. ч. с экипажем и без экипажа).

При этом любые расходы при расчете налога на прибыль должны быть экономически оправданны и документально подтверждены.

Документальным подтверждением произведенных расходов в зависимости от варианта их возмещения (в сумме компенсации или помимо нее) служат документы, являющиеся основанием для начисления и выплаты компенсации, или документы, подтверждающие фактическое использование имущества в деятельности организации и размер возникших в связи с этим затрат (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

В частности, документальным подтверждением могут служить:
– трудовой договор (или дополнительное соглашение к нему), в котором предусмотрен порядок возмещения расходов, связанных с использованием личного имущества работника (в составе компенсации или отдельно от нее);
– документы, подтверждающие затраты работника (например, при возмещении расходов на оплату услуг доступа в Интернет – договор с провайдером, счета или квитанции об оплате услуг и т.п.);
– документы, подтверждающие расчет выплаченной работнику суммы возмещения (см., например, Приказ о назначении возмещения расходов, связанных с пользованием личным имуществом работника).

Признавать такие расходы независимо от метода учета доходов и расходов, который организация применяет при расчете налога на прибыль (метода начисления или кассового метода), нужно в момент выплаты компенсации.