Основные особенности заполнения титульного листа и разделов 1, 2 расчета 6-НДФЛ

Титульный лист

Строки "ИНН" и "КПП"

В данных строках указываются:
– организацией (правопреемником) – ИНН и КПП по месту нахождения организации в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой инспекции;
– организацией, имеющей обособленные подразделения, – ИНН организации, КПП по месту нахождения ее обособленного подразделения;
– при централизованной подаче отчетности – ИНН организации, КПП по месту учета выбранного обособленного подразделения организации;
– физическим лицом – ИНН по месту жительства в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой инспекции.

Подтверждение: пп. 1 п. 21 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

По строке "Номер корректировки" указываются:
– при составлении первичного расчета – "0--";
– при составлении уточненного расчета (в порядке п. 6 ст. 81 Налогового кодекса РФ) – последовательно "1--", "2--" и т.д.

Основанием для представления налоговым агентом уточненного 6-НДФЛ может послужить любая ошибка в расчете, обнаруженная им в последующем налоговом (отчетном) периоде (как связанная с фактами неотражения или неполноты отражения сведений, так и приводящая к занижению или завышению налога).
Подтверждение: п. 24 письма ФНС России № ГД-4-11/22216 от 1 ноября 2017 г., вопросы 7, 8 письма ФНС России № БС-4-11/14329 от 21 июля 2017 г., письмо ФНС России № БС-4-11/17756 от 21 сентября 2016 г. (разъяснения писем применимы к действующей форме 6-НДФЛ).

Например, если после представления расчета 6-НДФЛ за 2024 год налоговый агент обнаружил факт завышения суммы доходов и, соответственно, излишней уплаты НДФЛ в I квартале 2024 года, потребуется представить уточненные расчеты за I квартал, полугодие и 9 месяцев 2024 года и расчет за 2024 год (письмо ФНС России № БС-4-11/24062 от 15 декабря 2016 г.). При этом если уточненные расчеты будут представлены до момента выявления недостоверности налоговой инспекцией, то ответственность по п. 1 ст. 126.1 Налогового кодекса РФ не применяется (п. 2 ст. 126.1 Налогового кодекса РФ). Если же неточности выявлены налоговой инспекцией, то применение мер ответственности имеет особенности.

Уточненный расчет подается по форме, по которой был представлен первичный отчет.

В ряде случаев перерасчет налога может быть вызван не ошибкой, а новыми обстоятельствами, тогда подача уточненного расчета может не потребоваться (например, при утрате работником статуса резидента в течение года или при несвоевременном представлении работником справки о завершении обучения его ребенка-студента, в отношении которого предоставляется стандартный вычет) (письма ФНС России № БС-4-11/6168 от 30 апреля 2021 г., УФНС России по г. Москве № 13-11/099595 от 3 июля 2017 г.).

Подтверждение: пп. 2 п. 21 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Строки "Отчетный период (код)", "Календарный год"

В поле "Отчетный период (код)" указывается период представления в соответствии с приложением № 1 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В поле "Календарный год" указываются четыре цифры, обозначающие календарный год, за который составляется расчет (например, "2025").

Подтверждение: пп. 3, 4 п. 21 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Строки "Представляется в налоговый орган (код)", "По месту нахождения (учета) (код)"

В строке "Представляется в налоговый орган (код)" отражается четырехзначный код налоговой инспекции, в которую налоговый агент представляет расчет.

По строке "По месту нахождения (учета) (код)" указывается код места представления в соответствии с приложением № 2 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г., например:

– "120" – по месту жительства ИП;
– "214" – по месту нахождения российской организации;
– "215" – по месту нахождения правопреемника российской организации;
– "220" – по месту нахождения обособленного подразделения российской организации.

Подтверждение: пп. 5, 6 п. 21 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Строка "(налоговый агент)"

По данной строке указывается сокращенное наименование (если такое отсутствует – полное наименование) организации согласно учредительным документам. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название) указывается в начале строки.

Если налоговым агентом является физическое лицо, то в соответствии с документом, удостоверяющим его личность (например, паспортом), указываются полностью (без сокращений) фамилия, имя, отчество (при его наличии). В случае двойной фамилии ее составные части пишутся через дефис (например, "Иванов-Юрьев").

Подтверждение: пп. 7 п. 21 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

По строке "Код по ОКТМО" указывается код соответствующего муниципального образования (ОКТМО), на территории которого находится организация (обособленное подразделение)

Код ОКТМО указывается согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОК 33-2013). При этом свободные знакоместа справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, не подлежат заполнению дополнительными символами.

Очень важно заполнить данный реквизит и КПП правильно. Ошибки в указанных реквизитах относятся к основным, которые могут приводить к применению ответственности, когда перечисление налога производится по верным реквизитам, а расчет по форме 6-НДФЛ заполнен ошибочно. Тогда для исправления ошибки и исключения привлечения к ответственности налоговому агенту нужно представить уточненный расчет 6-НДФЛ.
Подтверждение: п. 25 письма ФНС России № ГД-4-11/22216 от 1 ноября 2017 г.

Налоговые агенты – ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и другие лица, занимающиеся частной практикой, указывают код ОКТМО по месту жительства. Исключение – ИП, которые применяют спецрежим в виде ПСН. В таком случае код указывается по месту постановки на учет по месту ведения деятельности на спецрежиме.

В случае изменения ОКТМО в связи с формированием нового муниципального образования в форме 6-НДФЛ за периоды до изменения указывается прежний код ОКТМО, а за период после изменения – новый ОКТМО (письмо ФНС России № БС-4-11/9769 от 15 июня 2020 г.).

Подтверждение: пп. 10 п. 21 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Строка "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю"

В данной строке указывается:
– "1" – если расчет подписывает и представляет налоговый агент (его правопреемник) лично;
– "2" – если расчет подписывает и представляет уполномоченный представитель налогового агента (его правопреемника). Кроме того, нужно также указать наименование организации (фамилию, имя, отчество физического лица) – представителя.
Для доверенности, совершенной в форме электронного документа в соответствии с положениями п. 3 ст. 29 и п. 5 ст.80 Налогового кодекса РФ, указывается GUID доверенности.

Подтверждение: пп. 22 п. 21 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Раздел 1 "Сведения об обязательствах налогового агента"

В поле 010 указывается код бюджетной классификации по налогу

Для каждого КБК заполняется отдельный раздел 1 (п. 2 письма ФНС России № БС-4-11/19702 от 1 декабря 2020 г. – вывод данного письма применим к действующей форме расчета). Например, в отношении НДФЛ, рассчитанного с применением прогрессивной ставки.

Подтверждение: пп. 1 п. 25 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Также отдельный раздел 1 потребуется заполнить, если выплачивались доходы, облагаемые по разным ставкам, но НДФЛ по ним зачисляется на один КБК

В поле 020 нужно указать сумму исчисленного и удержанного налога в целом, подлежащую перечислению с начала налогового периода

Указывается сумма НДФЛ, которая удержана налоговым агентом, без учета возвращенных налогоплательщику сумм налога.

Далее приводится разбивка суммы налога (с начала налогового периода), указанной в поле 020, по строкам 021-026. В частности, в отчете за I квартал 2025 года в поле 021 указывается сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная с 1 по 22 января 2025 года.

Для наглядности правила заполнения данных строк сведены в таблицу.

При этом сумма налога, подлежащая перечислению за налоговый период (поле 020), должна соответствовать сумме значений заполненных полей 021-026 за все отчетные периоды.

Крайние даты уплаты НДФЛ по видам доходов приведены в таблице.

Подтверждение: пп. 2-8 п. 25 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Обратите внимание! Показатели удержанного НДФЛ в строке 020 (с учетом показателей строк 021-026) должны совпадать с показателем НДФЛ по соответствующей ставке, отраженным в строке 160 (включая значения строк 161-166).

Например, при выплате 25 марта аванса за этот же месяц данные по нему сформируют показатели расчета за I квартал:
– по строкам 020 (026) раздела 1, поскольку удержание суммы НДФЛ выпадает на период с 23 по 31 марта со сроком уплаты 7 апреля 2025 года (с учетом переноса срока 5 апреля (выпавшего на субботу) на ближайший рабочий день) – шестой срок перечисления по I кварталу;
– по строкам 120, 131, 140, 160 (отдельно сумма будет расшифрована по строке 166) раздела 2.
Таким образом, показатели удержанного 25 марта НДФЛ в строках 020 и 026 соответствуют значениям строк 160 и 166.

Подтверждение: пп. 3-8 п. 25, пп. 13-19 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г., п. 1.40-1.45 приложения к письму ФНС России № БС-4-11/15922 от 20 декабря 2023 г.

Блок строк 030-036 предназначен для отражения суммы возвращенного налога с начала налогового периода

В строке 030 отражается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом гражданам (в соответствии со ст. 231 Налогового кодекса РФ) с начала налогового периода. Показатель строки разносится по строкам 031-036 в соответствии с периодом возврата, определенным в блоке 021-026 для удержанного налога (т.е. по первому, второму, третьему, четвертому, пятому и шестому срокам перечисления).

Например, в поле 031 раздела 1 расчета за I квартал 2025 года отражается налог, возвращенный в период с 1 по 22 января 2025 года (который соответствует первому сроку перечисления удержанного в этот период НДФЛ).

При этом сумма налога, возвращенная с начала налогового периода, указанная в строке 030, должна соответствовать сумме значений всех заполненных строк 031-036 за все отчетные периоды.

Подтверждение: пп. 9-15 п. 25 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Раздел 2 "Расчет исчисленных и удержанных
сумм налога на доходы физических лиц"

В строках 100 и 105 указываются ставка НДФЛ и КБК соответственно

Если с доходов суммы НДФЛ рассчитываются по одинаковой ставке независимо от основания ее применения и в отношении НДФЛ предусмотрен один КБК, то такие доходы отражаются в одном разделе расчета по форме 6-НДФЛ. В противном случае формируется несколько разделов.

Подтверждение: пп. 1-2 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 110 указывается количество физических лиц (в т. ч. отдельно по строке 111 количество ВКС), получивших доход

В случае увольнения и приема на работу в течение одного отчетного (налогового) периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется.

Подтверждение: пп. 3-4 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 120 отражается общая сумма фактически полученного дохода (в т. ч. отдельно по строке 121 сумма дохода, полученная ВКС по трудовым договорам и договорам ГПХ за выполненные работы (оказанные услуги)) по всем высококвалифицированным специалистам (ВКС)

Под фактически полученными доходами понимаются доходы, которые одновременно отвечают двум критериям:
– дата фактического получения дохода в соответствии со ст. 223 Налогового кодекса РФ наступила в отчетном периоде;
– доход фактически выплачен гражданам на дату представления расчета.

Соответственно, если дата фактического получения дохода в целях уплаты НДФЛ совпадает с днем его выплаты (например, в отношении зарплаты, пособия по временной нетрудоспособности, оплаты отпуска или вознаграждения по гражданско-правовому договору (независимо от даты подписания самого договора или акта сдачи-приемки работ по данному договору)), то отражать его по данной строке на момент начисления оснований нет. То есть такие доходы формируют строку 120 в периоде их выплаты.

Подтверждение: пп. 5-6 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 130 указываются сведения об общей сумме предоставленных налоговым агентом стандартных, социальных, имущественных налоговых вычетов, а также вычетов (в т. ч. профессиональных, инвестиционных) из общей суммы доходов, облагаемых не в полной сумме

Данная строка заполняется согласно значениям кодов видов вычетов, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г.

Подтверждение: пп. 7 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 131 указывается общая по всем физическим лицам налоговая база по налогу нарастающим итогом с начала налогового периода

Налогооблагаемая база, с которой рассчитывается НДФЛ, определяется путем уменьшения суммы доходов, указанной в поле 120, на сумму налоговых вычетов (расходов), указанных по строке 131.

Подтверждение: пп. 8 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 140 отражается сумма рассчитанного налога, в том числе с доходов ВКС (в отдельно выделенном поле 141)

Отражается сумма рассчитанного налога по ставке из поля 100 нарастающим итогом с начала года.

Подтверждение: пп. 9-10 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 150 отражается сумма фиксированного авансового платежа – показателя, с учетом которого налоговый агент рассчитывает НДФЛ с доходов трудящихся-мигрантов

Сумма фиксированных авансовых платежей по данной строке не должна превышать сумму рассчитанного налога по строке 140.

Подтверждение: пп. 11 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 155 нужно указать суммы налога на прибыль, подлежащие зачету (З_нп)

Данный показатель, рассчитанный по формуле из п. 3.1 ст. 214 Налогового кодекса РФ, применяется для расчета НДФЛ с дивидендов.

Подтверждение: пп. 12 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

В строке 156 указывается сумма налога с дивидендов от источников за пределами России

Указывается НДФЛ, рассчитанный и уплаченный по месту нахождения в иностранном государстве (источника дохода), с которым заключен договор (соглашение) об избежании двойного налогообложения.
Рассчитанная сумма НДФЛ из строки 140 уменьшается на сумму из строки 156.

Подтверждение: абз. 2 п. 2 ст. 214 Налогового кодекса РФ, пп. 12.1 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

По строке 160 отражается общая сумма фактически удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

Раздел 2 формируется в отношении операций, проведенных за весь отчетный период.
Соответственно, в поле 160 указывается удержанный налог за весь отчетный период, в том числе с разбивкой (в блоке строк 161-166) по рассчитанным суммам по последнему кварталу каждого отчетного (налогового) периода, включая НДФЛ, удержанный с 23-го числа по последний день каждого месяца квартала (подлежащий указанию по строкам 162, 164 и 166 раздела 2 и соответствующие им показатели строк 022, 023 и 024 раздела 1).

То есть при заполнении расчета за отчетный (налоговый) период в отношении удержанного НДФЛ с одним КБК должно выполняться равенство между значением суммы строк 160 каждого раздела 2 (с соответствующей ставкой НДФЛ) и показателем строки 020 раздела 1.

Для наглядности правила заполнения данных строк сведены в таблицу.

Подтверждение: пп. 13-19 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

По строке 170 отражается сумма налога, которая фактически не может быть удержана до окончания года.

Например, такая ситуация может возникнуть при выдаче подарка работнику, который со следующего месяца решил уволиться, а налог не был удержан из-за нехватки суммы выплаты дохода в денежной форме

В данной строке нужно указать нарастающим итогом с начала года НДФЛ, не удержанный на отчетную дату налоговым агентом, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 Налогового кодекса РФ (т.е. суммы налога, в отношении которых налоговый агент в общем случае по окончании года сообщит налогоплательщику и в налоговую инспекцию о невозможности удержания).

Подтверждение: пп. 20 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

Строку 180 формируют показатели излишне удержанного налоговым агентом налога, а также переплаты по НДФЛ, которая образовалась у работника в результате изменения его статуса в налоговом периоде

Строка 180 заполняется нарастающим итогом с начала налогового периода.

Подтверждение: пп. 21 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.

По строке 190 указывается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом гражданам в соответствии со ст. 231 Налогового кодекса РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода

Возвращенная сумма НДФЛ отражается по строке 190 расчета в том отчетном (налоговом) периоде, в котором происходит возврат.
При этом в подстроках 191-196 указывается сумма возвращенного налога по последнему кварталу каждого отчетного (налогового) периода, включая НДФЛ, возвращенный с 23-го числа по последний день каждого месяца квартала.

Подтверждение: пп. 22-28 п. 28 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/649 от 19 сентября 2023 г.