По какой форме и в каком порядке заполнять справку 2-НДФЛ?

Заполнять нужно по форме 2-НДФЛ в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. Данная форма формально применяется начиная с отчетности за 2015 год.

С отчетности за 2017 год применяется форма 2-НДФЛ в редакции Приказа ФНС России № ММВ-7-11/19 от 17 января 2018 г. При этом в отличие от обновленных форм деклараций (расчетов) отложить ее использование на два месяца после опубликования приказа, внесшего изменения, не получится. Поэтому применять справку по новой форме необходимо с момента вступления в силу соответствующего приказа ФНС России – с 10 февраля 2018 года. Соответственно, сдавать справки за 2017 год в налоговую инспекцию с указанной даты целесообразно на обновленном бланке. При этом справки за 2017 год, которые выданы работникам до 10 февраля 2018 года, менять не нужно.

Напомним: крайний срок сдачи ежегодной отчетности за 2017 год приходится на 2 апреля 2018 года, а сведений о невозможности удержать НДФЛ за 2017 год – на 1 марта 2018 года.

Справку по форме 2-НДФЛ должен заполнять налоговый агент в отношении каждого гражданина, который в течение налогового периода (календарного года) получал от него доходы (независимо от ставки, по которой они облагаются). Выплаты, которые не признаются доходом (например, беспроцентный заем, выданный работнику), не отражаются в справке. Также в справке не указываются доходы, которые не облагаются НДФЛ в полном объеме (например, пособие по уходу за ребенком). Заполнять сведения нужно на основании данных налоговых регистров по НДФЛ.

Все суммарные показатели в справке необходимо указывать в рублях и копейках, если их заполнение предусмотрено Порядком. Исключение – сумма самого налога, которая указывается в полных рублях (п. 6 ст. 52 Налогового кодекса РФ, письмо ФНС России № БС-3-11/4997 от 28 декабря 2015 г.). Если суммовые показатели отсутствуют, то указывается "0" (абз. 4 разд. I Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г.).

При составлении справки по форме 2-НДФЛ (см. Образец) нужно заполнить все реквизиты, если иное не предусмотрено Порядком. А именно:

– заголовок справки. В частности:

а) в поле "за __ год" указывается налоговый период, за который составляется справка;
б) в поле "№ __" указывается порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом;
в) в поле "от _._._" указывается дата (число, месяц, год) составления справки (арабскими цифрами). При составлении корректирующей (аннулирующей) справки взамен ранее проставленных в полях "№ __" и "от _._._" нужно указать номер ранее представленной справки и новую дату ее составления;
г) в поле "признак" указывается:
– "1" – если справка представляется в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ);
– "2" – если налоговый агент сообщает о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ);
д) в поле "номер корректировки":
– "00" – при составлении первичной формы справки;
– значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки взамен ранее представленной;
– "99" – при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной;
е) в поле "в ИФНС (код)" отражается четырехзначный код налоговой инспекции, в которой налоговый агент состоит на учете;

– раздел 1 "Данные о налоговом агенте";

– раздел 2 "Данные о физическом лице – получателе дохода". При отражении сведений в данном разделе необходимо учитывать особенности заполнения:

– поля "Код документа, удостоверяющего личность";
– поля "Адрес места жительства в Российской Федерации";
– поля "Код страны проживания";
– поля "Статус налогоплательщика";

– раздел 3 "Доходы, облагаемые по ставке __%";

– раздел 4 "Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты". Сведения в данном разделе нужно заполнять, только если налоговый агент предоставил работнику соответствующие налоговые вычеты. Причем появилась строка для указания реквизитов уведомления, полученного из налоговой инспекции, для целей предоставления вычетов.

При этом разделы 3 и 4 заполняются с применением кодов доходов и вычетов, установленных Приказом ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г., в редакции Приказа ФНС России № ММВ-7-11/820 от 24 октября 2017 г. Обновленный справочник используется при составлении справок 2-НДФЛ с 1 января 2018 года, в том числе при их оформлении за 2017 год. За неверное отражение действующих кодов доходов и вычетов к налоговому агенту может быть применена ответственность, предусмотренная ст. 126.1 Налогового кодекса РФ, – взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения (Информация ФНС России от 18 января 2017 г. – в части применения ответственности за некорректное указание показателей, в том числе установленных кодов видов доходов и вычетов, при заполнении справок 2-НДФЛ);

– раздел 5 "Общие суммы дохода и налога".

Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3-5 справки по форме 2-НДФЛ заполняются для каждой из ставок налога.

В поле "Налоговый агент" указывается:
– "1" – если справку представляет налоговый агент;
– "2" – если справку представляет уполномоченный представитель.

В полях "(ФИО)" и "подпись" указываются полностью фамилия, имя, отчество (при его наличии) лица, представившего справку, и проставляется его подпись (в общем случае это подпись руководителя организации, ИП либо уполномоченного представителя). Поле "Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя" заполняется в случае представления справки (2-НДФЛ) уполномоченным представителем.

Следует отметить, что форма справки о доходах физического лица и Порядок ее заполнения не предусматривают оттиска печати налогового агента в качестве обязательного реквизита. Поэтому заверять 2-НДФЛ печатью не обязательно (письмо ФНС России от № БС-4-11/2577 от 17 февраля 2016 г.).

Если справка не может быть размещена на одной странице, то нужно заполнить необходимое количество страниц. В этом случае на следующей странице справки (вверху) необходимо указать номер страницы и заполнить поля "Справка о доходах физического лица за ____ год № ___ от __.__.__", "Налоговый агент".

При этом Порядок заполнения формы сведений о доходах физического лица прямо не предписывает формировать и представлять справки по форме 2-НДФЛ при отсутствии начисленных (выплаченных) доходов, в отношении которых возникают обязанности налогового агента (в т. ч. в случае начисления (выплаты) только полностью не облагаемых доходов).
Между тем основанием для заполнения справки 2-НДФЛ являются налоговые регистры, которые в указанных случаях не формируются (абз. 1 разд. I Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г.). Кроме того, учитывая, что требования по представлению справок 2-НДФЛ установлены только для нало говых агентов, к организациям (ИП), не являющимся налоговыми агентами (при отсутствии облагаемых НДФЛ выплат либо при выплатах гражданам, уплачивающим НДФЛ самостоятельно), они применяться не могут. Соответственно, обязанность по представлению "нулевых" справок по форме 2-НДФЛ отсутствует (письма Минфина России № 03-04-06/1-202 от 5 сентября 2011 г., № 03-04-06-01/149 от 2 июля 2009 г., ФНС России № 04-1-03/567 от 16 ноября 2005 г.).

Основные этапы форматно-логического контроля, которому подвергаются представленные справки 2-НДФЛ при приемке в налоговой инспекции, приведены в письме ФНС России № 11-2-06/0733 от 23 ноября 2015 г.

Работник ООО "Бета" С.С. Михалков по итогам 2017 года признается налоговым резидентом, то есть по строке "Статус налогоплательщика" справки 2-НДФЛ указывается код "1".

Его оклад в 2017 году составлял 35 000 руб. в месяц (в справке 2-НДФЛ указывается код дохода "2000"). Кроме того, в данном периоде организация, помимо оплаты труда, выплачивала работнику:
– за март, июнь, сентябрь и декабрь – премии за выполнение трудовых обязанностей, предусмотренные системой оплаты труда, в размере 10 000 руб. (в справке 2-НДФЛ указывается код дохода "2002");
– в апреле – пособие по временной нетрудоспособности в размере 6290 руб. (в справке 2-НДФЛ указывается код дохода "2300");
– в мае – премию к юбилею, выплаченную за счет прибыли, в размере 10 000 руб. (в справке 2-НДФЛ указывается код дохода "2003");
– в августе – отпускные в размере 16 180 руб. (в справке 2-НДФЛ указывается код дохода "2012");
– в октябре – материальную помощь в размере 6000 руб. (в справке 2-НДФЛ указывается код дохода "2760"). Сумма материальной помощи не подлежит налогообложению в пределах 4000 руб. (абз. 4 п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ), поэтому в справке 2-НДФЛ (по строке учета данного дохода) отражается материальная помощь в полной сумме с указанием вычета в размере 4000 руб. по коду "503";
– в июле – дивиденды в размере 60 000 руб. (в справке 2-НДФЛ указывается код дохода "1010"). Полученные дивиденды необходимо отражать в разделах 3 и 5 справки совместно с другими доходами, облагаемыми по ставке 13 процентов.

В 2017 году работник имел право на:
– стандартный вычет на ребенка в размере 1400 руб. в месяц (вычет в размере 1400 руб. в месяц, предоставляемый родителю на первого ребенка, в справке 2-НДФЛ указывается по коду "126 "). При этом начиная с октября данные вычеты не предоставлялись, так как суммарный доход работника превысил 350 000 руб. Итого за 2017 год вычет на первого ребенка составил 12 600 руб. (1400 руб./мес. × 9 мес.);
– имущественный вычет, связанный с приобретением квартиры (в справке 2-НДФЛ указывается код вычета "311"), в размере 150 000 руб.;
– социальный вычет по расходам на лечение (в справке 2-НДФЛ указывается код вычета "324") в размере 54 000 руб.

Справка по форме 2-НДФЛ в отношении С.С. Михалкова за 2017 год была заполнена следующим образом (см. Образец).