В каком порядке заполнять справку о доходах и суммах налога физического лица для представления в налоговую инспекцию?

Заполнять нужно по форме из приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г. (см. Образец)

Приложение № 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" представляется в составе годового расчета 6-НДФЛ. С 1 января 2023 года расчет 6-НДФЛ (справки о доходах), порядок его заполнения, а также формат представления (утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.) применяются с учетом изменений, внесенных Приказом ФНС России № ЕД-7-11/881 от 29 сентября 2022 г. Соответственно, на этом обновленном бланке налоговые агенты должны будут отчитаться по итогам 2023 года.
Обратите внимание! Справка о доходах (в составе расчета) представляется не позднее 25 февраля года, следующего за налоговым периодом (календарным годом). Например, за 2023 год – не позднее 26 февраля 2024 года, так как 25 февраля – выходной день.

Внимание! Для выдачи по заявлению граждан сведений о выплаченных им доходах и удержанных суммах налога оформляется отдельная справка по форме из приложения № 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Налоговый агент оформляет справку (из приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ) на каждого гражданина, который в течение налогового периода (календарного года) получал от него доходы, и независимо от ставки, по которой они облагаются.

Не потребуется заполнять справку в отношении:
– выплат, которые не признаются доходом (например, сумма беспроцентного займа, выданного работнику);
– доходов, при выплате которых обязанности налогового агента не исполняются (например, при выплате гражданину вознаграждения, связанного с его предпринимательской деятельностью);
– доходов, не подлежащих налогообложению НДФЛ в соответствии со ст. 217 Налогового кодекса РФ;
– доходов, сумма которых равна или меньше суммы соответствующего вычета (например, при стоимости подарка 4000 руб.). Вместе с тем такие доходы в отчетности по НДФЛ допустимо отражать с вычетами.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/1-202 от 5 сентября 2011 г., № 03-04-06-01/149 от 2 июля 2009 г., ФНС России № БС-4-11/787 от 19 января 2017 г., № БС-4-11/4901 от 23 марта 2016 г., № 04-1-03/567 от 16 ноября 2005 г. – выводы писем применимы к действующей отчетности по НДФЛ.

Заполнять сведения нужно на основании данных налоговых регистров по НДФЛ (п. 1.3 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.).

При заполнении справки следует учитывать особенности в отношении операции по выплате декабрьской зарплаты в следующем году ("переходящей" операции).

Состав справки

Действующая форма справки состоит из общей части, трех разделов и приложения:
– раздел 1 "Данные о физическом лице – получателе дохода";
– раздел 2 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода";
– раздел 3 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты";
– раздел 4 "Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога";
– приложение "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода".

Общие правила заполнения

Общие требования к заполнению расчета, в том числе приложения № 1 (справки), приведены в разд. I Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Следует отметить, что форма расчета и форма справки о доходах физического лица, а также порядок их заполнения не предусматривают оттиска печати налогового агента (правопреемника налогового агента) в качестве обязательного реквизита. Поэтому заверять справки печатью не обязательно.

Основные этапы форматно-логического контроля, которому подвергаются представленные справки (в составе расчета) при приемке в налоговой инспекции, приведены в приложении № 3 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Все суммарные показатели в справке необходимо указывать в рублях и копейках, если их заполнение предусмотрено формой. Исключение – сумма самого налога, которая указывается в полных рублях (п. 6 ст. 52 Налогового кодекса РФ).

Порядок заполнения справки

Требования к формированию непосредственно справки (приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ) предусмотрены в разд. V Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

При составлении справки нужно заполнить все реквизиты и суммовые показатели, если иное не предусмотрено Порядком.

А именно:

1. В общей части справки указываются:

а) в полях "ИНН", "КПП" (шапке справки) – данные налогового агента;

б) в поле "Номер справки" – уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом.

В порядке заполнения не предусмотрено особенностей в части присвоения уникальных номеров справок о доходах, формируемых на работников обособленного подразделения. Поэтому налоговый агент вправе самостоятельно определиться в этом вопросе (письмо ФНС России № БС-4-11/1208 от 3 февраля 2022 г.).

При составлении налоговым агентом (правопреемником) корректирующей (аннулирующей) справки взамен ранее проставленных в поле "Номер справки" нужно указать номер ранее представленной налоговым агентом справки;

в) в поле "Номер корректировки":
– "00" – при составлении первичной формы справки;
– значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки взамен ранее представленной (например, "01", "02" и т.д.);
– "99" – при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной.

При составлении корректирующих (аннулирующих) справок формируется уточненный расчет.

2. Раздел 1 "Данные о физическом лице – получателе дохода".

При отражении сведений в данном разделе необходимо учитывать следующие особенности заполнения:

– в поле "ИНН в Российской Федерации" указывается ИНН работника на основании документа, подтверждающего постановку гражданина на налоговый учет.

В п. 5.4 Порядка заполнения формы предусмотрено, что если ИНН у получателя дохода отсутствует, то данное поле не заполняется. Однако при наличии у гражданина ИНН некорректное (с ошибкой) его указание является основанием для применения мер ответственности в соответствии со ст. 126.1 Налогового кодекса РФ;

– в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество" указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника. Заполняются данные сведения без сокращений на основании документа, удостоверяющего личность (например, паспорта). Если работник – иностранный гражданин, то допускается внесение информации буквами латинского алфавита;

– в поле "Статус налогоплательщика" указывается код статуса работника (исполнителя):

– "1" – для резидентов (за исключением тех, в отношении которых действует код "6");
– "2" – для нерезидентов (за исключением тех, в отношении которых действуют коды статуса "3" – "6").

То есть в общем случае указывается та цифра, которая соответствует налоговому статусу гражданина на конец года, за который подается справка. При этом определение статуса гражданина производится в общем порядке по итогам налогового периода независимо от применяемой ставки. Например, право на применение ставки 13 процентов по НДФЛ в отношении трудовых доходов граждан из государств – членов ЕАЭС не является основанием для признания их резидентами. Если такие работники в течение 12-месячного периода находились на территории России менее 183 календарных дней, то в справке необходимо указывать код "2" (нерезидент).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/46690 от 21 июля 2017 г., ФНС России № БС-3-11/1099 от 16 марта 2016 г., № БС-4-11/4272 от 15 марта 2016 г. (выводы писем применимы к действующей форме справок);

– "3" – для нерезидентов, которые признаются высококвалифицированными специалистами (ВКС);
– "4" – для нерезидентов – участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (членов экипажей судов, плавающих под Государственным флагом РФ);
– "5" – для нерезидентов – иностранных граждан (лиц без гражданства), которые признаны беженцами или получили временное убежище на территории России;
– "6" – для иностранных граждан, которые занимаются трудовой деятельностью по найму в России на основании патента, независимо от их статуса (резидент или нерезидент) (письмо УФНС России по г. Москве № 20-15/014898 от 16 февраля 2016 г.). При этом гражданам государств – членов ЕАЭС для работы в России не нужно получать патент;
– "7" – для резидентов, которые являются высококвалифицированными специалистами;

– в поле "Дата рождения" указывается дата рождения работника (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами (например, "27.02.1975", где "27" – число, "02" – месяц, "1975" – год рождения);

– в поле "Гражданство (код страны)" указывается гражданство работника путем проставления числового кода страны, гражданином которой он является. Этот код вносится на основании Общероссийского классификатора стран мира, утв. Постановлением Госстандарта России № 529-ст от 14 декабря 2001 г. (например, для граждан России указывается код "643"). В случае отсутствия у работника гражданства в данном поле указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность;

– в поле "Код документа, удостоверяющего личность" в соответствии со справочником "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", содержащемся в приложении № 5 к Порядку, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г., указывается код документа, удостоверяющего личность (например, для паспорта гражданина России проставляется код "21");

– в поле "Серия и номер" указываются реквизиты (серия и номер) документа, удостоверяющего личность работника. При этом знак "№" не проставляется.

Проверить действительность паспорта можно через специальный сервис, размещенный на сайте МВД России.

Справки, заполненные на основании действующего документа (в частности, паспорта), при отсутствии иных нарушений считаются прошедшими форматный контроль и подлежат приему в полном объеме.
В случае, если у гражданина (работника) изменились персональные данные после представления налоговым агентом справки в налоговую инспекцию, уточненную справку представлять не следует. При этом самому гражданину по его заявлению может быть выдана справка с учетом внесенных в персональные данные изменений. Кроме того, справку с обновленными сведениями о получателе дохода нужно представить, если возникает необходимость в представлении уточненной справки о доходах и суммах налога физического лица по иным причинам (при изменении персональных данных на момент формирования корректирующей справки).
Подтверждение: письма ФНС России № ГД-4-11/5667 от 27 марта 2018 г., № ГД-4-11/26889 от 29 декабря 2017 г., № БС-4-11/20817 от 1 ноября 2016 г. (выводы писем применимы к действующей отчетности по НДФЛ).

В перечне документов из приложения № 5 под кодом "91" указана категория "Иные документы", к которым относятся удостоверяющие личность документы, предусмотренные законодательством РФ или международными договорами. Однако следует учитывать, что под данную категорию не подходит документ, удостоверяющий тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, заверенный нотариусом. Поэтому на основании такого документа заполнить поле "Код документа, удостоверяющего личность" нельзя (письмо Минфина России № 04-1-02/000611 от 5 июня 2007 г. – его выводы применимы и в условиях действия новой формы справки).

Подтверждение: п. 5.4 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

3. Раздел 2 "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода".

В разделе 2 отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, рассчитанного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в поле "Ставка налога" данного раздела.
Если налоговый агент выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам, то заполняются необходимые поля и разделы, включая раздел 2, на нескольких страницах, соответствующих каждой из ставок НДФЛ. При этом в данном разделе также нужно указать:

– в поле "Код бюджетной классификации" – КБК;

– в поле "Общая сумма дохода" – общую сумму начисленного и фактически полученного работником (гражданином) дохода по итогам года (без учета налоговых вычетов, указанных в разделе 3 и в приложении);

– в поле "Налоговая база" – налогооблагаемую базу, с которой был рассчитан НДФЛ. Данная сумма получается путем уменьшения суммы доходов, указанной в поле "Общая сумма дохода", на сумму налоговых вычетов, указанных в разделе 3 и приложении. Если сумма вычетов превышает общую сумму дохода, то в поле "Налоговая база" проставляется "0.00";

– в поле "Сумма налога исчисленная" – общую сумму НДФЛ за год, рассчитанного по соответствующей ставке;

– в поле "Сумма налога удержанная" – общую сумму НДФЛ, удержанного за год по соответствующей ставке;

– в поле "Сумма фиксированных авансовых платежей" – сумму фиксированных авансовых платежей по налогу, принимаемую в уменьшение рассчитанного налога;

– в поле "Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету" – суммы налога на прибыль, подлежащие зачету (З_нп). Данный показатель, рассчитанный по формуле из п. 3.1 ст. 214 Налогового кодекса РФ, применяется для расчета НДФЛ с дивидендов;

– в поле "Сумма налога перечисленная" – общую сумму НДФЛ, перечисленного в бюджет за год по соответствующей ставке.

Обратите внимание! Справка оформляется на основании регистра налогового учета по НДФЛ, в состав которого не входит такой показатель, как перечисленный НДФЛ. Кроме того, положение абз. 3 п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ предусматривает представление налоговым агентом сведений о доходах и суммах НДФЛ исчисленных и удержанных. То есть требования о представлении данных о перечисленной сумме налога не установлено.
Таким образом, поле "Сумма налога перечисленная" можно не заполнять.
Подтверждение: письмо ФНС России № БС-4-11/308 от 16 января 2024 г., информация телеграм-канала ФНС России от 11 января 2024 г.;

– в поле "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" – сумму НДФЛ, которая была излишне удержана и не возвращена налоговым агентом, а также сумму переплаты налога, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса работника в отчетном году.

Подтверждение: п. 5.5 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

4. Раздел 3 "Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты".

Сведения в данном разделе нужно заполнять, только если налоговый агент предоставил работнику соответствующие налоговые вычеты.

Код вычета и сумма вычета проставляются в соответствующих полях. Код вычета выбирается из приложения № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г. в редакции Приказа ФНС России № ЕД-7-11/3 от 9 января 2024 г.

Cправочник в данной редакции используется при составлении справок с 20 февраля 2024 года, в том числе при их оформлении за 2023 год.
За неверное отражение действующих кодов доходов и вычетов к налоговому агенту может быть применена ответственность, предусмотренная ст. 126.1 Налогового кодекса РФ, – взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Если количество вычетов превышает количество отведенных для их заполнения полей, то заполняется необходимое количество листов справки. На последующих листах заполняются поля "ИНН", "КПП", "Стр.", "Номер справки", "Номер корректировки сведений", раздел 3. Остальные поля заполняются прочерками.

В поле "Код вида уведомления" указывается:
– "1" – если получено уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
– "2" – если получено уведомление на социальный налоговый вычет;
– "3" – если получено уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Далее в строках, отведенных для указания реквизитов уведомления, полученного из налоговой инспекции, проставляются номер и дата уведомления, а также код налоговой инспекции, выдавшей уведомление. При отсутствии уведомления данные строки не заполняются.
Если уведомления были получены неоднократно, налоговым агентом заполняется несколько страниц для отражения вида уведомлений и соответствующих реквизитов.

Подтверждение: п. 5.6 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

5. Раздел 4 "Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога".

В данном разделе указываются только те доходы, с которых налог не был удержан, и соответствующая сумма неудержанного налога, рассчитанная по ставке, указанной в разделе 2.

Подтверждение: п. 5.7 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

6. Приложение "Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода".

Приложение справки необходимо заполнять помесячно в течение года по доходам как в денежной, так и в натуральной форме, а также по доходам в виде материальной выгоды и соответствующим вычетам (за исключением стандартных, социальных и имущественных) с учетом следующих особенностей:

– в заголовке указываются номер справки и ставка НДФЛ (13 (15) процентов, 9 процентов, 35 процентов, 30 процентов, 15 процентов или ставка, определенная в соответствии с соглашением об избежании двойного налогообложения), по которой облагаются доходы, полученные работником (гражданином). Если работник (гражданин) получает доходы, которые облагаются по разным ставкам, то приложение нужно составлять в отношении каждой ставки налога.

Например, при выплате гражданину – налоговому резиденту дивидендов в размере 7 млн руб. потребуется заполнить два приложения: первое (с указанием ставки 13 процентов) – в отношении дохода, сумма которого не превышает 5 млн руб., второе (для ставки 15 процентов) – в отношении части суммы доходов от долевого участия, превышающей 5 млн руб. (письмо ФНС России № СД-4-11/11028 от 4 августа 2021 г.);

– в поле "Код бюджетной классификации" – КБК;

– в поле "Месяц" в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца года, в котором доход был начислен и фактически получен работником (гражданином), при этом дата фактического получения дохода определяется в соответствии со ст. 223 Налогового кодекса РФ.

Например, в поле "месяц" нужно указать:
– если в апреле была выплачена задолженность по зарплате за период январь – март – "04";
– если в ноябре работнику было выплачено пособие по листку нетрудоспособности (за первые три дня болезни) за октябрь – "11";
– если в декабре выплачено вознаграждение по гражданско-правовому договору по акту выполненных работ, подписанному в сентябре, – "12";
– по выплаченной в июле месячной премии, назначенной за производственные результаты в июне, – "07".
Подтверждение: письма ФНС России № БС-4-11/23138 от 5 декабря 2016 г., № БС-3-11/4922 от 21 октября 2016 г. – их выводы верны в условиях действия новой формы справки, информация ФНС России (раздел "Часто задаваемые вопросы", тематика "НДФЛ", текст "справка о доходах");

– в поле "Код дохода" указывается код полученного работником (гражданином) дохода, который определяется в соответствии со справочником "Коды видов доходов налогоплательщика", содержащимся в приложении № 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г. в редакции Приказа ФНС России № ЕД-7-11/3 от 9 января 2024 г.

Cправочник в данной редакции используется при составлении справок с 20 февраля 2024 года, в том числе при их оформлении за 2023 год.
За неверное отражение действующих кодов доходов и вычетов к налоговому агенту может быть применена ответственность, предусмотренная ст. 126.1 Налогового кодекса РФ, – взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Так, по коду "2000" отражаются, в частности, зарплата (задолженность по зарплате) и доплаты (надбавки), которые являются элементами оплаты труда (например, надбавка за выслугу лет или средний заработок за дни командировки). Если в данном приказе соответствующий вид дохода не предусмотрен, то используется код дохода "4800" – "Иные доходы" (например, при выплате единовременной доплаты к ежегодному отпуску).
Подтверждение: письма ФНС России № СА-4-11/15473 от 7 августа 2017 г., № ЗН-4-11/16202 от 16 августа 2017 г., № БС-4-11/12127 от 6 июля 2016 г. – выводы писем применимы и к новой форме справки, информация ФНС России (раздел "Часто задаваемые вопросы", тематика "НДФЛ", текст "справка о доходах");

– в поле "Сумма дохода" отражается вся сумма дохода (без учета налоговых вычетов), начисленная и полученная работником в конкретном месяце по соответствующему коду дохода;

– поле "Код вычета" заполняется, если в отношении полученных работником (гражданином) доходов предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или такие доходы облагаются НДФЛ не в полном объеме на основании ст. 217 Налогового кодекса РФ. При этом коды вычетов указываются согласно справочнику "Коды видов вычетов налогоплательщика", содержащемуся в приложении № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 г. в редакции Приказа ФНС России № ЕД-7-11/3 от 9 января 2024 г.

Cправочник в данной редакции используется при составлении справок с 20 февраля 2024 года, в том числе при их оформлении за 2023 год;

– в поле "Сумма вычета" указывается соответствующая сумма налогового вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в поле "Сумма дохода".

При этом в данной графе не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. По доходам, полученным от операций с ценными бумагами (ст. 214.1, 214.3, 214.4 Налогового кодекса РФ), в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. В этом случае первые код и сумма вычета указываются напротив соответствующего кода дохода, а остальные коды и суммы вычетов – в соответствующих графах строками ниже. Графы "Месяц", "Код дохода" и "Сумма дохода" напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов не заполняются, а общая сумма вычетов, относящихся к этому доходу, не должна превышать сумму дохода.

Обратите внимание! Сумму выплаченных дивидендов следует отражать в приложении справки в полной сумме выплаченных дивидендов (налоговую базу) с указанием в поле "Код дохода" – "1010" . При этом поля "Код вычета" и "Сумма вычета" не заполняются.

Подтверждение: п. 5.8, 5.9 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753 от 15 октября 2020 г.

Ситуация по "переходящим" операциям может быть связана с особыми правилам их отражения в отчетности, с изменением в порядке признания доходов в законодательстве.

Например, при отражении операции по не выплаченной к 2023 году зарплате (декабрьской зарплате стыка 2022 и 2023 годов) необходимо учесть следующее.

В связи с изменениями законодательства зарплата за вторую половину декабря 2022 года, выплаченная в 2023 году, относится к доходам 2023 года, то есть к периоду фактической выплаты.
При этом аванс, перечисленный в декабре 2022 года, по разъяснениям ФНС России (изложенным в письме № ЗГ-3-11/125 от 11 января 2023 г.), признается доходом 2022 года. Поэтому аванс и рассчитанный с него НДФЛ будут отражены в справке за 2022 год. При этом показатели поля "Сумма налога удержанная" и "Сумма налога перечисленная" раздела 2 также будут сформированы с учетом рассчитанного с аванса НДФЛ, даже если по факту он был перечислен в бюджет в январе следующего года.
Соответственно, если зарплата за вторую половину декабря 2022 года выплачена в январе 2023 года, то такая операция отражается в справке за период выплаты – в справке за 2023 год. То есть выплаченная в январе зарплата при заполнении справки формирует показатели дохода раздела 2 и доходы января в поле "Сумма дохода" приложения, а НДФЛ с нее включается в значения полей "Сумма налога исчисленная" и "Сумма налога удержанная". Поле "Сумма налога перечисленная" может не заполняться.

Порядок отражения данной операции в отчетности по НДФЛ приведен в примере (письма ФНС России № 3Г-3-11/125 от 11 января 2023 г., № БС-4-11/517 от 19 января 2023 г.).

Обратите внимание! По аналогии такой порядок заполнения распространяется на все доходы в виде оплаты труда, которые были начислены в 2022 году, но выплачены в 2023 году. Например, если зарплата была начислена, но не выплачена в 2022 году.

---

Другие вопросы по теме