В 2024 г. практически все должны работать с онлайн-кассой. Для индивидуальных предпринимателей нет послаблений — правила действуют наравне с организациями. Рассказываем, может ли ИП работать без кассового аппарата и в каких ситуациях.
Кто должен применять онлайн-кассу?
Порядок и правила применения контрольно-кассовой техники (ККТ) описаны в Федеральном законе от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ. За 20 лет закон претерпел немало изменений, а активное внедрение онлайн-касс проводится с 2017 г. Поэтому сегодня с ККТ должны работать практически все ИП.
Если работаете с наличными деньгами, то должна быть онлайн-касса. Речь идёт не только о получении и выдаче бумажных банкнот. К этой категории относятся оплаты с карты через терминал, переводы электронных денег и другие расчёты с физлицами.
Например, если продаёте фрукты и овощи в магазине у дома или оказываете услуги клининга населению, то касса точно нужна.
ККТ нужна даже при наличных расчётах с другими ИП и организациями. В тех случаях, когда используете наличные. Это не запрещено, но только в пределах 100 000 руб. по одному договору.
Обязательна ли касса для ИП — да. Есть послабления по видам деятельности, особенностям расчётов и системам налогообложения. Далее рассмотрим, какие предприниматели обходятся без контрольно-кассовой техники.
Кто может работать без кассы?
Без кассы работают предприниматели, у которых нет наличных расчётов. То есть все операции проводятся с другими ИП или ООО по расчётному счёту.
Например, вы производите полимеры для пластиковых труб. Сырьё покупаете у организаций, а затем продаёте свои товары другим производителям, которые используют полимеры в своей цепочке. Все расчёты через платёжки, никаких наличных — можете работать без кассы и не переживать о штрафах.
Остальные послабления делятся на две группы по:
- деятельности;
- расположению бизнеса.
По видам деятельности
В п. 2 ст. 2 ФЗ-54 от 22.05.2003 г. перечислены виды деятельности, на которых не нужна ККТ. К ним относятся:
- реализация бумажных газет и журналов;
- продажа питания ученикам и сотрудникам школ;
- продажа товаров на рынках, ярмарках, выставках. Освобождение распространяется на предпринимателей, которые продают продукцию вне палаток, киосков, магазинов и прочих объектов, установленных на рынках;
- разносная торговля, за исключением сложных технических товаров;
- продажа продовольственных товаров из автоцистерн — например, кваса;
- услуги носильщиков на вокзалах и других подобных объектах;
- и другие направления.
В п. 2.1 ст. 2 ФЗ-54 от 22.05.2003 г. перечислены виды деятельности, на которых не нужна касса при работе на патенте. К ним относятся:
- ремонт и пошив одежды, головных уборов и других предметов гардероба;
- услуги фотографа;
- работы по установке окон;
- предоставление услуг по стирке и химчистке одежды и обуви;
- разработка программного обеспечения, сервисов;
- переработка овощей и фруктов;
- уход за домашними животными;
- ремонт мебели и спортивного оборудования;
- и другие виды деятельности.
Иногда обязанность по использованию ККТ ложится на вашего подрядчика:
- если продаёте товары через маркетплейс. Площадка выдаёт чеки от своего лица, а вам отправляет выручку на расчётный счёт. Так как нет наличных расчётов, работаете без онлайн-кассы;
- если работаете с курьерской службой. Организация выдаёт покупателям чеки, но с вашими реквизитами. Вы платите за услуги курьеров, но экономите на покупке и содержании ККТ.
В ФЗ-54 регулярно вносятся правки. Следите за новостями, чтобы не упустить момент, когда вашу деятельность уберут из списка исключений.
В отдельных местностях
Предпринимателям из труднодоступных местностей разрешено работать без ККТ. Что считать таким местом, решает не ИП, а региональные власти. Есть локальные нормативные акты со списком населённых пунктов.
Например, в Свердловской области ККТ не применяется в деревне Багышково Артинского городского округа. Деревня входит в перечень труднодоступных местностей в соответствии с постановлением Правительства Свердловской области от 27.04.2017 г. № 307-ПП.
Ещё есть местности, отдалённые от сетей связи. Они отличаются от труднодоступных, поэтому освобождения от использования кассы нет. У ИП должен быть аппарат, но допускается работа в автономном режиме. Когда у фискального накопителя закончится срок действия, налоговая может его запросить для проверки кассовых операций.
Списки также утверждаются местными властями. Например, в Курганской области населённые пункты, отдалённые от сетей связи, перечислены в постановлении Правительства от 31.01.2017 г. № 20. Использовать ККТ в автономном режиме разрешено предпринимателям из Песчанского, Сухоборского и других сельсоветов.
Если вы освобождены от кассы по деятельности или местности, это не значит, что можно отпускать клиентов с пустыми руками. Вместо чека выдавайте другой документ, подтверждающий покупку товаров или заказ услуги.
В законе не указан точный заменяющий документ. Его можно составить в свободной форме, указав наименование и порядковый номер документа, реквизиты продавца, список товаров или услуг, цену за единицу, общую стоимость и дату сделки.
Особенности на разных режимах налогообложения
Система налогообложения — вторичный фактор, по которому определяют освобождение от применения ККТ. Но есть частные случаи, поэтому рассмотрим каждый режим отдельно.
На общем режиме и упрощёнке
На общем и упрощённом режимах нет исключений, которые позволяют работать без ККТ. Предприниматели следуют общим правилам, в том числе списку видов деятельности, на которых разрешено не применять онлайн-кассу. Напомним, он установлен п. 2 ст. 2 ФЗ-54 от 22.05.2003 г.
На патенте Нужен ли кассовый аппарат для ИП на патентной системе налогообложения, зависит от вида деятельности. В п. 2.1 ст. 2 ФЗ-54 от 22.05.2003 г. установлен список направлений, для которых необязательно использовать контрольно-кассовую технику.
Нюансы:
- если совмещаете ПСН с упрощёнкой и на УСН деятельность не освобождена от применения онлайн-кассы, нужно вести раздельный учёт и применять ККТ для направления на упрощёнке;
- ориентируйтесь не только на список для ПСН, но и общий для предпринимателей. Если выбранная деятельность входит хотя бы в один из перечней, можно работать без кассы.
На ЕСХН
Для пользователей единого сельскохозяйственного налога нет отдельных послаблений. Индивидуальные предприниматели ориентируются на общие правила. Например, ИП на ЕСХН может работать без онлайн-кассы, если его производство находится в труднодоступной местности.
На самозанятости
Пользователи «Налога на профессиональный доход» (НПД) освобождены от использования контрольно-кассовой техники вне зависимости от вида деятельности — п. 2.2 ст. 2 ФЗ-54 от 22.05.2003 г.
Вместо кассы у самозанятых приложение «Мой налог». Здесь формируются чеки, в которых есть необходимые реквизиты. Их можно распечатывать или отправлять клиентам по электронной почте. Порядок действует как для юридических, так и для физических лиц.
Обязательно ли покупать физическую онлайн-кассу? Стоимость аппаратов с учётом фискального накопителя и настройки достигает 20-30 тыс. руб. Для некоторых предпринимателей это внушительная сумма, особенно если кассой приходится пользоваться не чаще 1-2 раз в неделю. Поэтому придумали «облачное» решение, которое позволяет соблюсти закон и сократить затраты.
Это та же контрольно-кассовая техника, только находится не у вас, а у оператора — дата-центра. Вы заключаете договор с оператором фискальных данных (ОФД), арендуете аппарат и дистанционно выставляете чеки, которые приходят клиентам на электронную почту.
Подходит предпринимателям, которые ориентированы на онлайн — например, интернет-магазинам. Или фрилансерам, которые предоставляют удалённые услуги. Для приёма платежей используется специальный платёжный модуль, который размещается на сайте или отправляется заказчикам в мессенджерах.
Штрафы за отсутствие кассы
За работу без кассы налоговая инспекция штрафует предпринимателей. За первое нарушение на 25-50% от выручки, но не менее чем на 10 тыс. руб. — по п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ
Если ИФНС докажет, что вы продали товар на 300 000 руб. без онлайн-кассы, то штраф может достигнуть 150 000 руб. — это в 5 раз больше, чем расходы на приобретение, регистрацию и настройку ККТ.
За повторное нарушение могут приостановить деятельность на 90 дней или до момента устранения нарушений. Но только если стоимость проданных товаров или оказанных услуг превысила 1 млн руб.
Ответственность предусмотрена и за использование онлайн-кассы, которая не соответствует требованиям закона. За это штрафуют на 1500-3000 руб. — п. 4 ст. 14.15 КоАП РФ. Налоговая потребует обновить оборудование, чтобы выполнить требования ФЗ-54.
Если вы не применяете онлайн-кассу, а должны, то вместе со штрафом п. 2 ст. 14.15 могут применять санкции по п. 6 этой же статьи. Придётся заплатить 2000 руб., если будет доказан факт отказа в выдаче чека покупателю.
Так нужна ли касса для ИП? В общем случае — да. Но есть исключения, когда от применения ККТ предприниматели освобождены — это зависит от особенностей расчётов, вида деятельности, системы налогообложения или расположения бизнеса. Помните, что зарегистрировать и настроить онлайн-кассу нужно до начала деятельности, иначе возможны крупные штрафы.
