В условиях повышенной конкуренции бизнесу важно обеспечить удобную логистику, бесперебойное выполнение операций, оптимизировать расходы на хранение и содержание продукции на складе. Warehouse management system — это система управления складом, которая помогает автоматизировать многие процессы и значительно упростить администрирование.
Что такое WMS для складского учета
Аббревиатура WMS буквально переводится как «система управления складом». Это программное обеспечение, которое объединяет большинство процессов производства в одну систему: хранение, маркировка, погрузки, перемещения, возвраты товаров. Позволяет контролировать каждый продукт на складе, работу персонала и бухгалтерию, планировать задачи и в целом организовать четкую работу склада.
У системы две составляющие:
- IT-система, которую персонализируют под конкретных клиентов;
- базовое оборудование, которое автоматизирует все складские процессы.
Техническая структура WMS включает ряд аппаратов:
- принтеры для штрихкодов;
- серверы;
- сканеры;
- терминалы сбора данных;
- радиопередатчики;
- RFID-чипы (отслеживают местоположение сотрудников и определенные товары);
- компьютеры, телефоны, терминалы, планшеты и другие устройства клиентов.
Структура каждой отдельной системы зависит от потребностей бизнеса, объема продукции, размера складских помещений.
Чаще всего программы управления складским учетом делят на следующие категории:
- Коробочные. Так называют небольшие решения для маленьких помещений. Их не нужно дополнительно настраивать — можно приступать к работе сразу после внедрения.
- Программы первого уровня. Их конфигурируют с помощью готовых модулей.
- Персонализированные. В процессе внедрения такие программы адаптируют под запросы и особенности конкретного бизнеса.
WMS-программы могут взаимодействовать с конвейерами, весовой аппаратурой и другой складской техникой, что значительно облегчает управление складом. За дополнительную комплектацию всегда нужно доплачивать, но обычно расходы оправданы и окупают себя за короткое время.
Возможности программы для складского учета
WMS для управления складами обладают довольно широким функционалом. Так как их часто создают для конкретных заказчиков, конечный список возможностей программы ограничивается запросами бизнеса и навыками разработчиков.
Потенциальные функции системы можно условно разделить на несколько направлений:
- Контроль погрузо-разгрузочных процессов. Главная задача системы — минимизировать количество ошибок при приеме, погрузке и перегрузке продукции. Что она может выполнять на этом этапе:
- идентификация единиц товара при разгрузке по этикеткам и, как следствие, ускорение процесса приемки;
- быстрая печать штрихкодов, нанесение их на продукцию;
- внесение данных в учетную систему;
- контроль параметров принимаемых товаров на соответствие требованиям: вес, размер и другие показатели;
- контроль перемещения принимаемых единиц от поставщика к заказчику;
- сквозные перегрузки продукции;
- подготовка складских единиц к размещению и т.д.
- Управление товаром в рамках склада. Функции системы помогают упорядочить хранение складских единиц. Среди них:
- оформление модуля задач для сотрудников;
- соблюдение стандартов, следование алгоритмам LIFO, FIFO и т.д.;
- учет информации о содержимом склада, формирование требований к хранению определенных категорий товара;
- контроль массовых перемещений;
- организация ячеек для хранения;
- автоматическое формирование задач, которые помогают оптимизировать работу склада;
- проверка работы и исправности оборудования;
- голосовое управление;
- формирование мест для временного хранения;
- автоматизированная маркировка единиц товара и другое.
- Формирование и контроль ячеек для хранения. WMS помогает оптимизировать хранение. Она может:
- вести историю товарных единиц, находящихся в ячейках;
- устанавливать ограничения для тех или иных позиций (по весу, размеру и другим параметрам размещения);
- объединять несколько позиций в одно место для хранения;
- блокировать и бронировать места.
- Планирование производственных задач. С системой легче наладить четкий механизм работы склада. Она позволяет:
- планировать загруженность мест для хранения наперед;
- выбирать оптимальных перевозчиков;
- устанавливать время для выполнения тех или иных операций;
- анализировать поступающие задачи, проверять их на совместимость с текущими;
- выбирать удобное время для инвентаризации, ориентируясь на загруженность предприятия;
- адекватно распределять задачи между разными сотрудниками.
- Контроль запасов и резервов. WMS может:
- контролировать вес хранящихся запасов;
- формировать графики для инвентаризаций;
- передавать актуальную информацию о товарах нескольким складам сразу;
- рассчитать технологические зоны склада и обеспечить эффективную заполняемость ячеек;
- контролировать длительность хранения, сроки годности;
- оперативно вносить изменения в информацию о собственниках тех или иных единиц;
- контролировать увеличение запасов;
- располагать несколько товаров в одной ячейке;
- резервировать единицы товара;
- уведомлять о выполненных или забытых задач.
- Контроль работы сотрудников. Руководитель может следить за работой персонала и выполнением работы, не вмешиваясь в процесс. Системное управление помогает обеспечить слаженную работу коллектива. Для этого программа предлагает следующие решения:
- постановка задач в оптимальной последовательности;
- отслеживание RFID-меток на товаре и сотрудниках;
- расчет производительности сотрудников;
- оптимизация штата в соответствии с загрузкой склада;
- планомерное распределение задач с учетом занятости сотрудников;
- формирование приоритетов для каждой задачи;
- создание групп сотрудников по категориям.
- Работа с упаковкой и тарой. Система позволяет:
- отслеживать наличие тары;
- уведомлять о том, что запас тары заканчивается;
- планировать оптимальное хранение для неиспользуемой тары;
- контроль утилизации материалов для упаковки.
- Контроль контейнерных площадок. Программа помогает эффективно управлять процессами контейнерных погрузок и хранения посредством:
- фиксирования данных о лицензиях и патентах;
- обеспечения последовательной загрузки контейнеров единицами товара;
- контроля времени транспортировки складских единиц, помещаемых в контейнер;
- отслеживания перемещения контейнеров по меткам.
- Облегчение администрирования. Программа позволяет автоматизировать документооборот и обеспечить контроль работы склада через:
- интеграцию с бухгалтерией и системами учета;
- сбора статистических данных;
- формирование отчетной документации;
- сравнение данных в новых документах с показателями в уже имеющихся;
- видеонаблюдение за складом;
- формирование счетов.
Это не полный список возможностей системы WMS. С ней можно обеспечить эффективную логистику склада, автоматизировать процесс погрузки/выгрузки, оптимально использовать пространство для хранения, работать сразу с несколькими помещениями, создать шаблоны для работы с теми или иными категориями складских единиц, удобно вести учет позиций, контролировать недостачи и перегрузку.
Система может внедриться в систему мотивации сотрудников, отслеживать качество выполнения процессов.
Процесс управления складом в системе условно выглядит так:
- Руководитель ставит системе задачи.
- Программа распределяет их между сотрудниками.
- Работники выполняют задачи.
- Программа отслеживает их перемещения, контролирует исполнение работ.
- Все изменения учитываются.
- Рабочий процесс отражается в программе. Чтобы его контролировать, руководству не нужно вмешиваться в микроменеджмент и надолго отвлекаться.
Области применения систем управления складом
Сейчас есть много специализированных решений, направленных на самые разные производственные задачи.
Системы управления складами эффективны не только в сфере торговли. Они применимы в разных производственных условиях, где требуется хранение и размещение единиц товара (материалов, сырья, комплектующих и т.д.), контроль их качества, учет, дальнейшее перемещение. Например, их используют:
- крупные логистические центры;
- небольшие магазины с узким ассортиментом;
- компании доставки;
- фармацевтика;
- различные учреждения;
- производственные компании;
- салоны красоты и многие другие.
Кроме того, специфика многих отраслей предполагает обязательное складирование продукта, если он производится не под отправку клиенту. WMS обеспечивает соблюдение всех стандартов, значительно упрощает процесс хранения и учета.
Преимущества внедрения WMS
Перед внедрением системы управления стоит руководствоваться выгодой, которую она принесет вашему делу. Использование WMS целесообразно ввиду его однозначных преимуществ:
- грамотное управление складом помогает использовать пространство для хранения эффективно и экономно;
- система управления исключает человеческий фактор в ряде процессов и забирает их на себя, что позволяет сократить рабочую силу;
- автоматизация производственных задач снижает риск ошибок, что хорошо сказывается на репутации компании, повышает ее конкурентоспособность и доход;
- WMS позволяет сократить рутинные процессы взаимодействия сотрудников и бухгалтерии, что экономит время и исключает ошибки в учете;
- автоматизация склада ускоряет его работу, что снова положительно сказывается на имидже компании;
- контроль качества исключает порчу продуктов;
- система планирует эффективный маршрут, что снижает нагрузку на работников и сокращает время работы над сборкой заказов;
- программа помогает выявить слабые стороны производства — недостаток мест или неэффективность их использования, непродуктивных сотрудников;
- система контролирует перемещение работников по складу, что вкупе с видеонаблюдением снижает риск краж и порчи товаров;
- программа заранее просчитывает расходы и позволяет быстро выставлять счета клиентам.
Системы управления позволяют значительно снизить расходы на содержание складских помещений. На практике, они окупаются в среднем за 1-2 года.
Как выбрать оптимальную WMS-систему
При выборе системы обычно опираются на следующие факторы:- возможности и функционал программы;
- опыт поставщика на рынке услуг, его репутация;
- стоимость внедрения, длительность окупаемости;
- стоимость сервисного обслуживания;
- возможность программы работать по нескольким помещениям и масштабироваться;
- возможность WMS интегрироваться с существующей IT-инфраструктурой;
- поддержка необходимых форм отчетности.
Чтобы выбрать оптимальную программу, нужно объективно оценить условия и потребности бизнеса. Определить конкретные требования, которым должна соответствовать система.
С окончательным выбором системы управления лучше не спешить. Желательно рассмотреть несколько продуктов, проанализировать их возможности и условия, оценить демонстрацию работы и только потом выбирать оптимальный вариант.
Процесс внедрения системы управления складом
Внедрение системы обычно проходит несколько этапов:
- Формирование рабочей группы. В нее входят представители покупателя и поставщика программы.
- Анализ производственных процессов. Выявляются требования к программе, задачи склада, которые ей предстоит решать. Формируется перечень потенциального функционала системы.
- Технические нюансы. Здесь определяют необходимое оборудование и программное обеспечение, затраты на его обслуживание и поддержку.
- Инсталляция системы. Ее настройка.
- Тестирование системы. Программу запускают в тестовом режиме, чтобы выявить возможные ошибки, добавить недостающие элементы.
- Подготовка к введению WMS.
- Ознакомление персонала. Специалисты объясняют принципы работы программы, объясняют нюансы новой системы.
Несмотря на очевидные преимущества внедрения WMS, не все предприятия готовы к автоматизированному учету. Например, сотрудники штата привыкли работать по старым принципам. Чтобы освоить новую систему, им необходимо пройти обучение, улучшить компьютерные навыки. А оплачивать это обучение должен руководитель.
Переход к новым стандартам занимает время и иногда встречает сопротивление со стороны работников, которые не хотят переучиваться и привыкать к новым стандартам работы. Если контрагенты руководителя не знакомы с новой системой и не вникают в подобные технологии, это также усложнит процесс.
Кроме того, срок окупаемости системы управления для небольших помещений обычно увеличивается до 4-5 лет, что отражается на бюджете и финансовой эффективности предприятия.
Однако по мере развития технологий подобные сложности постепенно потеряют актуальность. Чтобы процесс внедрения прошел безболезненно для бизнеса, к этому стоит готовиться заранее: найти подходящую программу, определить расходы, распланировать бюджет. Можно обратиться к специалистам, которые проведут аудит вашего предприятия, учтут текущие ресурсы и помогут выбрать оптимальный вариант.
