Согласно трудовому законодательству, а именно ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ работодатели должны расплачиваться с сотрудниками за работу минимум 2 раза в месяц. Чаще – можно, реже – нет.
Из этой статьи вы узнаете, в какие сроки выплачивается аванс, в каком размере и в каком порядке его рассчитывать.
Обязательно ли выплачивать сотрудникам аванс
Все работодатели независимо от того, какую систему оплаты труда используют, обязаны выплачивать зарплату два раза в месяц – за первую половину месяца, и за вторую.
Перечислять зарплату только один раз в месяц нельзя. Это будет нарушением, за которое работодателя накажут. Причём даже согласие сотрудников получать зарплату раз в месяц не дает работодателю права не выполнять требования Трудового кодекса и не освободит от ответственности за невыплату аванса.
В какой день перечислять аванс
Работодатель сам должен определить день выдачи аванса и закрепить это в документах компании (трудовой договор, коллективный договор, Положение об оплате труда).
При определении даты нужно учитывать следующие правила:
- Согласно статье 136 ТК РФ расплатиться с работником нужно в течение 15 календарных дней по истечении отработанного периода. Это значит, что перечислить аванс за 1-ю половину месяца нужно с 16 по 30-е число текущего месяца, а оставшуюся часть – с 1 по 15 число следующего месяца.
- В документах должны быть указаны конкретные дни выдачи первой и второй части зарплаты (то есть аванса и основной части), а не промежуток. Формулировка "Зарплата выплачивается 2 раза в месяц: с 9-го по 13-е число и с 24-го по 28-е число каждого месяца" будет неправомерной.
- Между двумя выплатами не должно быть больше 15 дней. Например, если установить сроки выплаты аванса и основной части зарплаты 26 и 6 числа месяца, то это будет нарушением, т.к. один из промежутков между двумя выплатами будет составлять 20 дней.
Учитывая эти правила, можно установить дни выплаты аванса и второй части зарплаты 20 и 5 числа, или 22 и 7, или 25 и 10 и т.д.
Если срок выплаты аванса или основной зарплаты выпадает на выходной, работодатель обязан рассчитаться с сотрудниками заранее, в последний перед этим рабочий день.
В каком размере выплачивать аванс
Закон не указывает прямо, какого размера должен быть аванс, работодатель может определять его самостоятельно.
Но нужно иметь в виду, что речь идет именно о зарплате за первую половину месяца, поэтому надо учитывать фактически отработанное время при расчете аванса. Такой позиции придерживается Министерство труда России в письме № 14-1/10/В-660 от 2 февраля 2016г.
Соответственно, минимальная сумма аванса должна соответствовать тарифной ставке сотрудника за отработанное время, без учёта НДФЛ.
Учитывать ли при расчёте аванса другие выплаты (надбавки, доплаты)? Минтруда России считает, что да, и говорит об этом в письме от 10 августа 2017 года N 14-1/В-725.
Речь идет о тех дополнительных выплатах, которые не зависят от результатов работы за месяц в целом. Это, к примеру, надбавки к зарплате за работу в особых климатических условиях, доплаты за стаж, за совмещение должностей и т.д.
Премии, которые зависят от производственных показателей и рассчитываются по результатам работы за весь месяц, при расчете аванса не учитывают. Такие премии выплачивают вместе со второй частью зарплаты.
Облагается ли аванс НДФЛ
Нет, если его выплачивают не в последний день месяца. Подтверждение в письмах Минфина № 03-04-05/44802 от 13.07.2017г., № 03-04-06/63250 от 28.10.2016г., № 03-04-06/4321 от 01.02.2016г.
В соответствии с п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ при исчислении НДФЛ с заработной платы датой получения дохода признается последний день месяца. Если аванс выплатили, например, 25 числа, то удержать с него НДФЛ невозможно, ведь последний день месяца ещё не настал. Поэтому, НДФЛ работодатель удержит, когда пройдет весь месяц, при выплате основной части зарплаты.
Для того, чтобы не делать лишнюю работу и не перечислять НДФЛ дважды в месяц, лучше не оставлять выплату аванса на последний день месяца, а прописать в документах более ранний срок.
Пока вы занимаетесь развитием бизнеса, мы посчитаем зарплату, отпускные, больничные и подготовим документы на оплату труда
Узнать подробнееПример расчёта аванса
Оклад экономиста в ООО «Инфинити» составляет 60 тысяч рублей. Нужно рассчитать аванс за апрель 2021 года.
Для простоты примера предположим, что надбавок и компенсационных выплат экономисту не полагается.
Во внутренних документах ООО прописано, что аванс за первую половину месяца выплачивают пропорционально фактически отработанному времени за этот период. Срок выплаты аванса – 25 число каждого месяца.
В апреле 2021 года 22 рабочих дня, на период с 1 по 15 июля приходится 10 рабочих дней. Их экономист отработал полностью.
Расчёт аванса:
60 000 х 13% = 7 800 рублей – НДФЛ с оклада. 6000 – 7 800 = 52 200 рублей – оклад «чистыми», без НДФЛ. 52 200 / 22 х 10 = 23 727 рублей – аванс экономиста за первую половину месяца к выплате.
Научим за 10 минут рассчитывать любую выплату быстро и без ошибок .
Рассчитать бесплатноМинимальная сумма аванса
Возможны ситуации, когда всю первую половину месяца сотрудник находился в отпуске или на больничном, то есть фактически не работал. В этом случае за первую половину месяца ему ничего не полагается. Но тогда не будет выполнено требование ТК РФ о выплате зарплаты дважды в месяц.
Чтобы это требование всегда соблюдалось, целесообразно прописать в документах компании минимальный размер аванса, например, не менее 1 000 рублей.
Онлайн-подготовка документов по сотрудникам
Для расчёта каждого вида выплат действуют свои правила, но вам не нужно в них разбираться. Алгоритмы расчёта в сервисе разработаны с учётом действующего законодательства, а все изменения учитываются моментально. Всё, что от вас потребуется – указать вид выплаты и отметить дни работы (болезни, командировки, отпуска) сотрудника в календаре.
