Учёт оплаты труда на предприятии начинается с документов, которые являются основанием для начисления зарплаты: штатное расписание, трудовые договоры, приказы о приёме на работу, наряды, книги учёта выработки, табели учёта рабочего времени, приказы о поощрениях и т.д.
Организации могут применять унифицированные формы первичных документов или использовать самостоятельно разработанные формы. Формы используемых документов должны быть закреплены в учётной политике предприятия.
Порядок учёта зарплаты
На каждого работника работодатель заводит личную карточку (форма Т-2) и отдельный лицевой счёт (формы Т-54 и Т-54а).
В течение года на счёте отражаются все виды начислений и удержаний. Такой учёт начисления заработной платы и удержаний позволяет определить средний заработок для выплат отпускных, больничных и т.д. Новый лицевой счёт на работника открывается ежегодно.
Лицевые счета не обязательны к применению, небольшие предприятия и ИП часто ограничиваются заполнением личной карточки и расчётных ведомостей. Лицевые счета или документы, их заменяющие, должны храниться 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов и документов по заработной плате утверждены Приказом РОСАРХИВА от 20.12.2019 № 236.
Заработную плату рассчитывают на основании табелей учёта рабочего времени, больничных листов, нарядов на работы, приказов о премированиях или удержаниях, и т.д. Для расчётов и начислений используют расчётные ведомости (Т-49 или Т-51).
Бухгалтерский учёт зарплаты
Операции по учёту зарплаты отражаются на счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Это пассивный счёт, поэтому все начисления отражают по кредиту 70 счёта, а удержания НДФЛ и выплаты — по дебету.
Начисление заработной платы
Поскольку расходы на оплату труда включают в себестоимость, при начислении 70 счёт корреспондирует со счетами, на которых собираются соответствующие затраты:
- 20 «Основное производство»;
- 23 «Вспомогательные производства»;
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
- 44 «Расходы на продажу» (если предприятие торговое).
Если сотрудникам начисляют дивиденды, то 70 счёт корреспондирует со счётом 84 «Нераспределенная прибыль».
Удержания из заработной платы
Удержания отражают по дебету 70 счета, а корреспондирующий счёт зависит от вида удержания:
- НДФЛ: счёт 68 «Расчёты по налогам и сборам»;
- по исполнительным документам (например, алименты): счёт 76 «Расчёты с прочими дебиторам и кредиторами»;
- недостачи: счёт 73 «Удержание недостачи из заработной платы работника».
Выплата заработной платы
Выплаты отражают по дебету 70 счёта в корреспонденции с 50 или 51 счётом, в зависимости от того, каким способом работодатель выдает зарплату: через кассу или путём перечисления на счёт.
Перечисление удержанного налога в бюджет отражают проводкой Дт 68 Кт 51.
Учёт зарплаты для УСН
Учёт зарплаты для УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы» необходим для того, чтобы подтвердить расходы на оплату труда и рассчитать налог.
При УСН с объектом «Доходы» расходы (включая расходы на оплату труда работникам) для налогообложения не учитываются. Тем не менее, учёт зарплаты нужен для организаций и ИП с работниками, зарплата которых — объект обложения страховыми взносами. Кроме того, эксперты интернет-бухгалтерии «Моё дело» рекомендуют всё же вести учёт зарплаты. Ведь УСН 6% можно уменьшить на уплаченные страховые взносы за работников, а сумма этих взносов определяется как раз исходя из начисленной заработной платы.
Для эффективного учёта зарплаты воспользуйтесь интернет-бухгалтерией «Моё дело».
В сервисе вы в автоматическом режиме сможете рассчитывать зарплату сотрудников, отпускные, больничные, пособия, налоги и страховые взносы. Вы лишь выбираете нужный вид расчёта из списка документов и заполняете несколько простых полей.
Работодатели обязаны сдавать несколько отчётов по заработной плате, удержанным налогам и начисленным страховым взносам — их вы в считанные минуты сможете формировать с помощью электронного мастера.
