С необходимостью привлечения дополнительной рабочей силы сталкивается почти каждый предприниматель — кто-то на этапе создания бизнеса, кто-то при его расширении. Ответственность и обязанности работодателя не зависят от организационно-правовой формы, и поэтому ИП при найме придётся соблюдать те же требования, что и для организации. Рассмотрим поподробнее, в чём они заключаются. Также нам интересно, как официально устроить сотрудника в ИП.
Какой договор нужно заключать
Как оформить сотрудника в ИП? Есть два разрешённых, законных способа:
- заключить с ним трудовой договор (ТД). Такой вариант актуален, если обязанности работника носят рутинный, повторяющийся характер. Например, менеджер по снабжению занимается обеспечением производства на постоянной основе — каждый месяц он формирует и управляет поставками сырья и материалов.
- подписать с ним гражданско-правовой договор (ГПД). Этот способ применим при выполнении уникальных, разовых или регулярных услуг, которые ограничены по времени и имеют чётко выраженный результат. К примеру, ГПД на установку и обслуживание программного обеспечения. Исполнитель работает по заявкам, и объём работ может сильно отличаться в разные месяцы.
ТД можно заключать только с физическим лицом, а ГПД — с другим ИП, самозанятым и обычным физлицом.
Как нанять сотрудника в ИП, зарегистрированного как ИП? Так же как и любое другое физлицо. Но при этом он может выступать только как гражданин без статуса ИП.
Если ИП-работодатель относится к категории микропредприятий (с выручкой до 120 миллионов рублей в год и штатом сотрудников до 15 человек), то он может применять более простую форму ТД и оформлять работников по упрощённой процедуре.
Как оформить сотрудника в ИП: приём на работу
Проще всего оформить ГПД. От исполнителя потребуются:
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС.
Реквизиты этих документов нужно указать в договоре. ГПД оформляется и подписывается в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). На этом всё.
Чтобы ввести сотрудника в штат и подписать с ним ТД, нужно будет пройти целую процедуру. Особенно при оформлении первого работника. Рассмотрим упрощённый порядок оформления трудовых отношений, так как по умолчанию ясно, что ко времени первого найма ИП будет соответствовать уровню микропредприятия. Но чтобы быть полностью в этом уверенным, нужно зайти на специальный сервис ФНС России, вбить ИНН и получить подтверждение.
Вся процедура оформления состоит из 7 этапов:
- формирование штатного расписания;
- подписание ТД с работником;
- издание приказа о приёме на работу (можно не делать);
- заполнение трудовой книжки (если у работника бумажный вариант);
- отправка сведений в ПФР;
- оформление личной карточки (не обязательно);
- регистрация в ФСС в качестве работодателя.
Этапы 1 и 7 нужны только при найме первого работника. Но если новая должность не была предусмотрена в штатном расписании, его необходимо изменить.
Штатное расписание
Любая должность вводится на основе штатного расписания (ШР). ИП сам решает, какое количество работников ему нужно и сам определяет размер вознаграждения. Речь идет только о сотрудниках, работающим по ТД. Форма ШР может быть любой, но должна обязательно содержать информацию о:
- наименовании работодателя;
- номере и дате документа;
- периоде начала действия ШР;
- общем количестве единиц в штате;
- наименовании структурного подразделения;
- наименовании должности;
- количестве единиц по должности;
- об окладах, надбавках, общей сумме выплат по должности.
Документ заверяется самим ИП и главным бухгалтером (при наличии). Сам ИП не должен включаться в ШР.
Чаще всего используют унифицированную форму Т-3, она удобна и информативна.
Форма Т-3
ШР без приказа не действительно. В приказе нужно прописать пункты о:
- утверждении ШР;
- дате начала действия;
- о контроле за его исполнением.
Образец приказа
Наёмные работники у ИП: подписание трудового договора
После подбора кандидата и собеседования с ним нужно заключить ТД, срочный или бессрочный — в зависимости от соглашения сторон.
Можно обойтись без заявления о приёме на работу. Но если оно требуется, его форма определяется работодателем.
От будущего сотрудника понадобятся:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- бумажная трудовая книжка (БТК) или форма СТД-Р, если был отказ от использования БТК;
- СНИЛС;
- документы воинского учета (военный билет или приписное удостоверение);
- документ об образовании или квалификации;
- справка об отсутствии судимости (если деятельность этого требует);
- справка о доходах и страховых взносах за 2 последних года и текущий год по форме 182-н;
- справка-приложение к 6-НДФЛ за текущий год;
- бланк-согласие на обработку персональных данных.
Два последних пункта нужны, если претендент до этого работал на других предприятиях.
На основании представленных документов заполняются кадровые документы. Сведения СТД-Р, справка по форме 182-н и справка-приложение к 6-НДФЛ нужны в оригинале.
Делаются 2 экземпляра ТД, один остается у сотрудника. На экземпляре работодателя он должен расписаться, что свой вариант получил.
В ТД обязательно указываются существенные условия, которые прописаны в статье 57 ТК РФ.
Пример трудового договора
Как оформить работника в ИП официально? Только составив ТД. Первый лист трудового договора между ИП и сотрудником.
Есть перечень профессий, на которые нельзя принимать людей без прохождения предварительного медосмотра и получения разрешения по состоянию здоровья (спортсмены, работники общепита, педагоги, работающие на транспорте, во вредных и опасных условиях, и т.д.).
Также без предварительного медосмотра нельзя брать на работу претендентов младше 18 лет (статья 69 ТК РФ). В таких случаях без справки от лечебного учреждения подписывать ТД нельзя.
После заключения ТД работника нужно ознакомить с должностной инструкцией (при наличии), инструкцией по охране труда, различными положениями (правила внутреннего распорядка, о коммерческой тайне, и т.д.).
Приказ о приёме на работу
Перестал быть обязательным с ноября 2021 года. Но издавать его не запрещается. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Форма может быть любой, но обычно используют бланк Т-1.
Образец заполненного приказа о приёме на работу
Запись в трудовой книжке
Понадобится, если новый сотрудник не отказался от применения бумажного варианта. С 2021 года при первом трудоустройстве претендента ТК ему разрешено оформлять только в электронном виде. Когда отсутствует приказ, в БТК в качестве документа-основания нужно вписывать номер и дату ТД.
Сокращения и выход за поля документа не допустимы. Порядок записей должен быть сплошным. Каждая последующая запись делается с новой строки. Порядок заполнения ТК прописан в статье 66 ТК РФ.
Запись о приёме в ТК
Отчёт в Пенсионный фонд
Не позже следующего рабочего дня после издания приказа или подписания ТД (если приказ не предусмотрен), нужно заполнить форму СЗВ-ТД на нового работника и отправить её в ПФР.
На основании сведений Пенсионный фонд зафиксирует найм сотрудника, если он пользуется электронным вариантом ТК.
Отчёт СЗВ-ТД о приёме на работу
Как принять на работу сотрудника в ИП: оформление личной карточки
Личная карточка — это желательный, но не обязательный атрибут кадрового учёта. Её можно и не заводить.
Туда заносятся реквизиты личных документов и персональные данные (ФИО, дата и место рождения, образование, квалификация, профессия, места работы, воинская обязанность, состояние в браке, и т.д.).
Используется унифицированная форма Т-2, состоящая из 4 страниц. Её заполняет ответственный за кадры специалист и подписывает сам работник. Срок хранения личной карточки — не менее 50 лет.
Туда должны вноситься все изменения которые происходят в период работы сотрудника.
Первый лист личной карточки сотрудника
Регистрация в ФСС в качестве работодателя
Изначально, при открытии ИП, налоговая служба автоматически регистрирует налогоплательщика в Пенсионном фонде и в Фонде обязательного медицинского страхования. В ФСС регистрации не происходит, потому что ИП сам за себя не должен уплачивать взносы по временной нетрудоспособности и травматизму.
При первом заключении трудового договора ИП обязан подать заявление в ФСС на регистрацию в качестве страхователя. Ему на это даётся 30 календарных дней.
Аналогично, если заключается ГПД, в котором предусмотрена выплата страховых взносов на травматизм, нужно подавать свою форму заявления в те же сроки.
Если с работниками подписаны только договоры ГПХ, в которых нет обязательств по выплате взносов на травматизм, регистрироваться в ФСС не нужно.
Санкции за нарушения процедуры оформления работников
Соблюдение норм трудового законодательства жёстко контролируется государственными органами власти, а их нарушения строго наказываются. Особенно это касается юридических лиц — организаций и учреждений. К ИП-работодателям отношение более лояльное, но тем не менее, и их наказывают довольно ощутимо.
Штрафы для ИП мы собрали в отдельную таблицу:
| Нарушение | Санкции | Основание |
|---|---|---|
| Неправильное оформление ТД или его отсутствие. Подмена ТД договором ГПХ | Штраф от 5 до 10 тысяч рублей в первый раз, от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении |
пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ пункт 5 статьи 5.27 КоАП РФ |
| Отсутствие обязательного медосмотра | Штраф от 15 до 25 тысяч рублей в первый раз, от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении |
пункт 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ пункт 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ |
| Допуск к работе без инструктажа по охране труда | ||
| Иные нарушения трудового законодательства | Штраф от 1 до 5 тысяч рублей в первый раз, от 10 до 20 тысяч при повторном нарушении |
пункт 1 статьи 5.27 КоАП РФ, пункт 2 статьи 5.27 КоАП РФ |
Заключение
Мы рассмотрели вопрос, как ИП может официально устроить на работу сотрудника. Вариант только один — заключить трудовой договор или договор ГПХ. Подменять их нельзя, иначе будет грозить серьёзный штраф.
Издавать приказ не обязательно, но нужно вовремя отчитаться в ПФР, внести запись в ТК и завести личную карточку на работника. Основанием для приёма работника должно быть утверждённое руководителем штатное расписание.
